Những điều cần biết về kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp

Kỹ năng soạn thảo văn bản ngày nay được coi là chìa khóa để tiến gần hơn tới công việc mơ ước. Vậy kỹ năng soạn thảo văn bản là gì? Làm thế nào để nắm được kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại...

I. Tìm hiểu chung về kỹ năng soạn thảo văn bản

1. Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?

Kỹ năng soạn thảo văn bản là kỹ năng được thực hiện trên các phần mềm ứng dụng, ví dụ như Microsoft Word..., thông qua việc thực hành các thao tác liên quan đến văn bản như: gõ (nhập) văn bản, kỹ năng Microsoft Word cơ bản, sửa đổi, trình bày văn bản, lưu trữ và in ấn văn bản. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các đầu sách về giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản, điều này giúp bạn có nhiều cơ hội hơn để có thể thành thạo, nắm vững được cách soạn thảo văn bản.

Kỹ năng soạn thảo văn bản Microsoft Word là gì? 

2. Vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản

Nếu chúng ta nói đến vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản, thì có thể nói rằng, nó chiếm một vai trò rất lớn trong đời sống kinh tế, xã hội ngày nay. 

Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, giúp cho các cơ quan hành chính, cũng như người dân, có thể tinh gọn các thủ tục hành chính hơn, rút ngắn thời gian để làm các thủ tục này, giúp cho các cơ quan hành chính ban hành những thông tin, văn bản pháp luật một cách nhanh nhất tới người dân... 

Kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại Microsoft Word giúp cho các công ty, xí nghiệp nhanh gọn hơn trong việc ký kết hợp đồng, thay vì viết tay như ngày xưa, thì bây giờ đã có thể sử dụng các hợp đồng đã được thảo từ trước... Và trong lĩnh vực giáo dục cũng vậy, tại các trường học, cơ sở giáo dục, ngày càng tập trung hơn về môn dạy tin học văn học, tạo cho các học sinh một hành trang rất quan trọng trên quãng đường sau này, chính là cách soạn thảo văn bản, kỹ năng tin học văn phòng cơ bản.

Xem thêm: Mẹo soạn thảo và thiết kế bản word hay và chuyên nghiệp nhất

II. Những kỹ năng cơ bản trong soạn thảo văn bản 

1. Hạn chế lỗi sai bằng các kỹ năng gõ, nhập chuyên nghiệp

Kỹ năng soạn thảo văn bản cần phải tránh việc mắc phải các lỗi sai như nhập thiếu, thừa ký tự, nhập sai chữ… Bạn có thể hạn chế việc này bằng việc chỉn chu và rèn luyện khả năng, tốc độ gõ, nhập văn bản và sử dụng các tính năng kiểm tra chính tả văn bản có sẵn trong Word hay Doc. 

2. Đơn giản, tập trung vào vấn đề

Khi gõ nội dung văn bản cần phải tập trung vào vấn đề, sử dụng ngôn từ một cách ngắn gọn, đặc biệt là trong các văn bản hành chính. Ví dụ về các bước trong kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Xác định mục tiêu, chọn loại văn bản, sưu tầm tài liệu, xin chỉ thị cấp lãnh đạo, hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan, và cuối cùng là suy luận (các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc)... Tương tự như kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại, cũng sẽ có những bước cụ thể để có thể soạn thảo được một hợp đồng thương mại đúng tiêu chuẩn.

3. Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn

Font chữ phù hợp là điều vô cùng quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp. Đây cũng được coi là một kỹ năng word cơ bản. Thông thường đối với một số loại giấy tờ hay văn bản thì sẽ có yêu cầu cụ thể rõ ràng về loại font chữ. Tuy nhiên trong trường hợp không có yêu cầu cụ thể gì, bạn nên chọn các loại font chữ cơ bản, thông dụng như Time New Roman. Còn đối với kích thước, thông thường sẽ sử dụng cỡ chữ từ 12 - 14. 

4. Chọn kích thước và căn lề giấy đúng tiêu chuẩn

Trong các văn bản hành chính, cũng như một số văn bản công sở khác thì tiêu chuẩn về lề, cũng là một tiêu chuẩn rất nghiêm khắc. Ví dụ về tiêu chuẩn lề cơ bản: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.

5. Căn chỉnh các đoạn văn bản

Căn chỉnh các đoạn trong văn bản sao cho có sự dãn cách dòng, dãn cách đoạn hợp lý. Khi hết một đoạn bạn nên chấm kết thúc và xuống dòng sang đoạn mới để văn bản trông đẹp hơn và rõ ràng về nội dung hơn. 

6. Phần mở đầu 

Đây là phần dẫn vào nội dung chính. Vì vậy ở đây bạn có thể sử dụng một số ký tự đặc biệt, viết chữ in hoa, hoặc chọn những kiểu chữ nghệ thuật. Làm như vậy sẽ thu hút được sự chú ý của người xem rất tốt cho văn bản của bạn.

7. Sử dụng hình ảnh 

Để cho nội dung văn bản của bạn không bị nhàm chán, bạn có thể sử dụng kết hợp thêm hình ảnh minh họa. Trong một số văn bản về tài chính, bạn còn phải sử dụng thêm các biểu đồ, để thể hiện nội dung của mình. Bạn nên sử dụng kỹ năng soạn thảo văn bản linh hoạt. Để chèn ảnh, bạn có thể copy trực tiếp ảnh muốn chọn và paste vào văn bản, hoặc bạn có thể sử dụng thao tác sau: Insert – picture – chọn ảnh muốn chèn – insert.

8. Khoảng cách dòng phù hợp

Theo tiêu chuẩn được ghi tại một số giáo trình cách soạn thảo văn bản thì khoảng các dòng thường là 1.5 lines.

9. Chia nhỏ đoạn văn bản và đặt tiêu đề 

Với những văn bản dài, có nhiều nội dung chính, thì bạn nên chia nhỏ thành các đoạn văn bản và mỗi đoạn hiển thị những nội dung chính, điều này giúp người đọc sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn. Điều này còn đặc biệt hơn trong kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại, trong loại văn bản này có rất nhiều điều khoản, ví dụ về quyền, trách nhiệm của hai bên... cho nên bạn nên chia thành những đoạn, những phần khác nhau. Đặt tiêu đề cho văn bản soạn thảo cũng là một phần rất quan trọng. Tiêu đề luôn luôn thu hút người đọc rất nhiều. Vì vậy bạn hãy học cách lựa chọn tiêu đề thật hay và hấp dẫn nhé.

10. Ngắt trang (Page break), ngắt đoạn (Section break)

Công cụ microsoft word cho phép bạn ngắt trang, ngắt đoạn một các dễ dàng mà không phải ấn phím enter nhiều lần. Điều này đặc biệt tốt cho các bạn có một cường độ làm việc với soạn thảo lớn. Những lệnh về ngắt trang, ngắt đoạn đều được ghi rất rõ trong các giáo trình cách soạn thảo văn bản. Để có thể ngắt trang và ngắt đoạn trong microsoft word, bạn hãy sử dụng công cụ Page Layout.

Cách ngắt trang trong văn bản - cách soạn thảo văn bản Microsoft Word

Xem thêm: Tổng hợp quy trình soạn thảo văn bản

III. Kỹ năng soạn văn bản hành chính chuẩn nhất 

1. Thể thức văn bản hành chính chuẩn

Văn bản hành chính là những văn bản đòi hỏi phải có một thể thức thống nhất và rõ ràng, được quy định trong các quy chế pháp luật rõ ràng. Khi soạn thảo loại văn bản này, bạn nên tham khảo một số mẫu văn bản về hành chính chuẩn, để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 

2. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chuẩn

Mỗi văn bản hành chính đều có một cách trình bày thống nhất, ví dụ về cỡ chữ, kiểu chữ, khoảng cách dòng, thụt đầu dòng....

3. Quy định về khổ giấy

Thông thường khi soạn thảo các loại văn bản hành chính thì thường sử dụng khổ giấy A4, A5. Cả hai loại này để phải sử dụng các quy tắc căn lề, trái, phải, trên, dưới rõ ràng.

4. Kiểu trình bày văn bản hành chính

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trong trường hợp văn bản có cả bản, biểu đồ, thì có thể trình bày theo khổ ngang của giấy A4.

5. Định lề trang văn bản (khổ A4)

Định lề trang văn bản (khổ A4). Như đã nói ở trên, trong các văn bản hành chính thì cần phải có một quy định về lề rõ ràng: 

• Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm
• Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm
• Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm
• Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm

Xem thêm: Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng kinh tế chuẩn nhất và những lưu ý cho bạn

IV. Các lỗi thường gặp khi soạn văn bản

Những lỗi phổ biến khi soạn thảo văn bản hoàn toàn có thể khắc phục được nếu bạn thực sự chú tâm đến nội dung, hình thức văn bản của mình. Bạn có thể tham khảo ý kiến của đồng nghiệp hoặc cấp trên trước khi gửi văn bản đến các lãnh đạo cấp cao hơn. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có. 

1. Lỗi ngôn ngữ, văn phong

Đây là một lỗ rấti phổ biến hàng đầu khi soạn thảo văn bản, các lỗi thường gặp là sai lỗi chính tả, dùng từ địa phương không phù hợp trong văn bản. Cũng có các trường hợp dùng từ lủng củng, ý trước mâu thuẫn với ý sau, không rõ ý,…..

Để khắc phục lỗi này, khi soạn thảo văn bản, bạn nên nêu các câu chủ đề, các câu tiếp theo sẽ khai ý của câu chủ đề đó. Như vậy, văn bản của bạn sẽ trở nên mạch lạc, rõ ràng và đủ ý hơn. Bạn cũng nên nhờ người khác kiểm tra các lỗi chính tả trong văn bản.  

2. Lỗi nội dung

Có nhiều văn bản không nêu bật được nội dung chính mà viết những vấn đề không đúng trọng tâm, ít liên quan đến tiêu đề của văn bản.

Để khắc phục lỗi này, trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản, bạn cần lập dàn ý chi tiết, sau đó dựa vào dàn ý để triển khai nội dung văn bản.

3. Lỗi định dạng

Nhiều văn bản hay bị lỗi về việc sử dụng font chữ, loại font chữ thường được sử dụng để soạn văn bản là Times New Roman. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến canh lề văn bản, tab, cỡ chữ…

4. Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng

Một lỗi phổ biến khác khi soạn văn bản đó là viết một đoạn quá dài mà không có dấu chấm, phẩy trong câu. Trong nhiều văn bản khác lại sử dụng dấu câu tùy tiện hoặc thiếu khoảng trắng khi viết.

Lưu ý khi sử dụng khoảng trắng là không đặt khoảng trắng ở trước các dấu câu, dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm mà nên có dấu cách phía sau dấu câu.

Đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngoài dấu ngoặc là một khoảng trắng, phía trong dấu ngoặc không có khoảng trắng. 

5. Lỗi đánh số mục lục

Đánh số thứ tự trong một văn bản cũng góp một phần quan trọng trong việc giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một văn bản phải thống nhất theo một trình tự lớn, nhỏ nhất quán.

Các lỗi thường gặp có thể là đánh số theo hình thức phân cấp hoặc đánh số không theo thứ tự. Một số văn bản tạo ra các mục lớn nhưng sau đó lại chỉ tạo một mục con. Cách giải quyết vấn đề này là sử dụng LaTex hoặc chức năng Style của Microsoft Word. 

V. Kết luận

Như vậy có thể nói kỹ năng soạn thảo văn bản là một trong những kỹ năng mềm rất quan trọng đối với ai muốn có một vị trí tốt trong các cơ quan Nhà nước, cũng như các doanh nghiệp, công ty. Hãy vận dụng những kiến thức có trong các giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản để có thể có được kỹ năng soạn thảo một cách chuyên nghiệp. Đặc biệt là đối với các văn bản hành chính và các hợp đồng thương mại, bạn hãy tuân thủ những quy tắc về cách soạn thảo văn bản hành chính, kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại để có một văn bản đúng chuẩn nhé. Hãy truy cập thêm vào 123job.vn để cập nhật các thông tin hữu ích khác. Chúc bạn thành công.