TÓM TẮT VỊ TRÍ: Vị trí này đảm nhận vai trò quản trị tổng thể văn phòng và tổ chức các hoạt động hành chính nội bộ, giúp duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thuận tiện và hiệu quả. Đồng thời, người đảm nhận vị trí này sẽ là cầu nối quan trọng trong việc điều phối các công tác hậu cần, quản lý tài sản và hỗ trợ nhân sự trong doanh nghiệp..
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
Quản lý hành chính & văn phòng
• Giám sát dịch vụ hành chính văn phòng: bảo vệ, vệ sinh, nước uống, an toàn PCCC…
• Quản lý hợp đồng thuê văn phòng, dịch vụ tiện ích liên quan và làm việc với các nhà cung cấp.
• Quản lý, tổ chức, sắp xếp văn phòng làm việc đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi.
• Tổ chức và giám sát các hoạt động hậu cần cho các sự kiện nội bộ (họp hành, đào tạo, team- building, tiệc công ty…).
• Phụ trách mua sắm, cấp phát, quản lý tài sản, thiết bị văn phòng (máy tính, văn phòng phẩm, dụng cụ làm việc…).
Công tác nhân sự & chăm lo đời sống nhân viên
• Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân viên, danh sách nhân sự nội bộ.
• Hỗ trợ theo dõi ngày phép, chấm công, bảng lương liên quan đến khối hành chính.
• Hỗ trợ các thủ tục onboarding, offboarding: Chuẩn bị bàn làm việc, tài sản, hướng dẫn quy trình cho nhân viên mới.
• Phối hợp với bộ phận nhân sự trong các hoạt động phúc lợi & văn hóa nội bộ (sinh nhật, kỷ niệm, chăm sóc nhân viên…).
Hỗ trợ quản lý vận hành nội bộ
• Phối hợp với các phòng ban triển khai quy trình hành chính và hỗ trợ nhân sự trong các vấn đề nội bộ.
• Kiểm soát hồ sơ, giấy tờ nội bộ: Công văn, thông báo, hợp đồng, tài liệu hành chính.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến vận hành văn phòng.
Nhiệm vụ công việc khác từ Trưởng bộ phận/Quản lý trực tiếp
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
• Có kinh nghiệm 1- 2 năm ở vị trí hành chính văn phòng, quản lý văn phòng hoặc tương đương.
• Thành thạo các công cụ văn phòng (Word, Excel, Google Drive, phần mềm HRM…).
• Kỹ năng giao tiếp tốt, hỗ trợ tốt cho nội bộ nhân sự và các phòng ban.
• Tinh thần trách nhiệm cao, chủ động trong công việc.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc tốt, chú trọng chi tiết.
CHÍNH SÁCH PHÚC LỢI
• Du lịch trong và ngoài nước định kỳ hằng năm.
• Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp.
• Môi trường ưu tiên phát triển năng lực đội ngũ, học hỏi phát triển.
• Chính sách thưởng: Thưởng các ngày lễ, Tết, sinh nhật, cưới hỏi, tang ma, ốm đau... + thưởng thâm niên + các khoản thưởng khác theo quy định hiện hành- Công ty.
• Chế độ xét duyệt tăng lương.
• 15 Ngày phép/năm
• Tham gia đầy đủ Các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của Nhà nước;
• Khám sức khoẻ định kỳ.
• Cung cấp trang thiết bị công việc: Màn hình, Laptop,..
• Thời gian làm việc linh động (Chính sách Làm việc tại nhà)
• Địa điểm làm việc: Tầng 12, Toà nhà Diamond Flower, Số 48, Đường Lê Văn Lương, Khu Đô thị mới N1, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội
