Thực hiện công việc chuyên môn
Công tác văn thư, lễ tân
Ø Quản lý văn bản đến, văn bản đi, biểu mẫu, hồ sơ dùng chung tại Đơn vị.
Ø Quản lý và đảm bảo việc sử dụng con dấu theo đúng pháp luật và quy định của IVB.
Ø Soạn thảo/ dịch thuật công văn, thông báo, tờ trình, biên bản họp .. theo yêu cầu của Lãnh đạo.
Công tác hành chính
Ø Theo dõi tình trạng hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống điện, điện thoại, camera, … cũng như thực hiện công tác bảo hành, bảo trì, sửa chữa máy móc, thiết bị, tài sản, công cụ lao động. Quản lý xe ô tô theo quy định của IVB.
Ø Thực hiện công tác chuẩn bị cho các buổi hội thảo, hội họp, hoặc các khóa đào tạo, các đoàn kiểm tra, thanh tra…
Ø Thực hiện các thủ tục tạm ứng, thanh toán, quyết toán cho các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ, CBNV tại đơn vị.
Ø Thực hiện các thủ tục pháp lý (công chứng, cấp phép) đối với các hồ sơ pháp lý theo quy định IVB.
Ø Đảm bảo an ninh, an toàn trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh sạch sẽ trong toàn đơn vị.
Ø Công tác mua sắm: Lên kế hoạch, mua sắm, theo dõi các Hợp đồng đã ký, quản lý, cấp phát tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm và các vật dụng phát sinh phục vụ cho hoat động kinh doanh của Đơn vị.
Ø Thiết lập, duy trì công tác đối ngoại với các cấp chính quyền địa phương.
Công tác quản lý nhân sự
Ø Thực hiện/ phối hợp thực hiện các công tác liên quan đến quản lý nhân sự tại CN và các Phòng giao dịch trực thuộc
+ Đảm bảo Visa, Giấy phép lao động và Giấy cư trú của người nước ngoài đúng theo quy định.
+ Cập nhật sơ đồ tổ chức, lập các báo cáo liên quan đến nhân sự cho Hội sở đầy đủ và chính xác.
+ Thực hiện/ phối hợp với Khối Quản trị Nguồn nhân lực – Hội sở để cung cấp, hướng dẫn, hoàn tất các thủ tục, biểu mẫu liên quan đến nhân sự như: Tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới, quy hoạch, điều động, bổ nhiệm, ký kết hợp đồng, đánh giá cá nhân, chấm dứt hợp đồng lao động, chấm công, phép, khen thưởng, kỷ luật… và giải thích cho người lao động về những văn bản đã được ban hành.
+ Thường xuyên cập nhật tình trạng thông tin hồ sơ nhân sự tại Đơn vị kịp thời, chính xác.
Ø Thực hiện tính lương, chế độ, chính sách phúc lợi khác
+ Thực hiện các công tác liên quan tới lương, thưởng, các khoản trích theo lương chính xác và kịp thời;
+ Theo dõi việc giải quyết các chế độ người lao động tại Chi nhánh: thai sản và ốm đau, nghỉ hưu, nghỉ việc, tai nạn lao động, phụ cấp thôi việc và kỷ luật giữa IVB & người lao động;
+ Lập và gửi báo cáo định kỳ về BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định;
+ Đảm bảo mọi chế độ đãi ngộ cho người lao động tại Đơn vị được thực hiện theo đúng quy định của Luật và của IVB.
Ø Tiếp nhận các thông tin từ Hội sở và triển khai đến Cán bộ nhân viên tại Đơn vị theo phân công.
Khác
Ø Thực hiện công tác báo cáo định kỳ/ đột xuất theo yêu cầu.
Ø Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý/ Giám đốc Chi nhánh.
