Mô tả nhiệm vụ của vị trí Giám đốc tòa nhà, chi tiết như sau:
Lập kế hoạch hoạt động
Lập kế hoạch hoạt động định kỳ (năm/quý/tháng) và đột xuất (theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty hoặc theo tình hình thực tế) cho các bộ phù hợp với định hướng chiến lược của công ty.
Xây dựng các chương trình đánh giá nguy cơ, kế hoạch phòng chống, kế hoạch đào tạo để đảm bảo vận hành toà nhà và cơ sở vật chất của công ty theo đúng các tiêu chí đề ra.
Lập các kế hoạch ngân sách và kế hoạch chi tiêu định kỳ phù hợp với ngân sách hoạt động hàng năm.
Thiết lập hệ thống quản lý
Thiết lập Sơ đồ Tổ chức và Mô tả công việc của Giám đốc tòa nhà và toàn bộ nhân viên quản lý vận hành
Đề xuất/lựa chọn và giám sát các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài như Bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật, Bảo vệ, Kiểm soát Côn trùng, Làm vườn & Chăm sóc Cảnh quan, Vệ sinh các Khu vực chung và Dịch vụ lau kính bên ngoài...
Thiết lập các Quy trình hoạt động chuẩn cho việc quản lý nhân viên và các nhà thầu phụ.
Thiết lập các biểu mẫu chuẩn và soạn thảo các báo cáo quản lý, bao gồm báo cáo tình hình lỗ lãi, báo cáo hoạt động, thiết lập các công việc có tính chu kỳ v.v...
Thiết lập Sổ tay Cư dân và Hướng dẫn thi công hoàn thiện nội thất.
Vận hành
Thực hiện toàn bộ các hệ thống và quy trình vận hành theo các Quy trình hoạt động của tòa nhà, Công ty.
Quản lý điều hành các hoạt động của toà nhà, đảm bảo vận hành liên tục và đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất về vận hành và dịch vụ theo quy định của công ty trong các mảng hoạt động: Văn phòng Ban quản lý toà nhà, Kỹ thuật, Vệ sinh, An ninh bảo vệ, cảnh quan, côn trùng...
Quản lý nhân sự
Đảm bảo các tiêu chuẩn đạo đức cao cho toàn bộ nhân viên và sự tôn trọng đạo đức nghề nghiệp của Công ty.
Đánh giá, hướng dẫn, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự trực thuộc BQL toà nhà.
Đề xuất, triển khai các hoạt động kết nối nhân viên trong bộ phận, đảm bảo môi trường làm việc gắn kết và nhiệt huyết
Đảm bảo việc sử dụng nhân sự lao động tuân thủ Quy định của tòa nhà, Công ty và Pháp luật hiện hành
Đề xuất tổ chức bộ máy tổ chức tinh gọn, hiệu quả
Đánh giá hiệu quả công việc (KPI) định kỳ hoặc không theo định kỳ để đảm bảo thực thi việc khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ nhân viên trong Ban quản lý toà nhà được kịp thời, chính xác, công bằng.
Đề xuất các hoạt động thúc đẩy và phát triển sâu rộng văn hoá công ty đến tất cả các CBNV thuộc Ban quản lý toà nhà dựa trên các giá trị cốt lõi của công ty.
Đảm bảo các chính sách nhân sự của Công ty được tôn trọng.
Dịch vụ Kế toán và Tài chính
Thực hiện kiểm soát nghiêm ngặt đối với các khoản chi phí.
Phụ trách, nhận, quản lý, yêu cầu và phục hồi thanh toán những khoản chi phí bảo dưỡng và các chi phí khác mà tất cả các chủ sở hữu phải trả.
Chỉ đạo lưu giữ các bản ghi chép và kê khai hợp lý cho toàn bộ các khoản phí thu chi thu được liên quan đến quản lý.
Hệ thống báo cáo
Báo cáo tài chính:
+) Tóm tắt chi tiết các khoản thu chi
+) Thu phí và thu hồi công nợ
Báo cáo quản lý vận hành:
+) Báo cáo tiến trình của bất cứ công việc nào đang diễn ra
+) Đề xuất góp ý cho việc nâng cao công tác quản lý vận hành v.v.. (nếu có)
+) Quản lý và hoạt động của dự án
Các công việc khác theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo công ty
