Thực hiện công việc quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ
Tiếp nhận các đơn thư, giấy đề nghị, công văn, văn bản, tài liệu gửi đến trụ sở văn phòng 2 và các công ty nằm trong trụ sở vùng 2.
Giải quyết các văn bản thuộc trách nhiệm và quyền hạn, lưu trữ văn bản trong kho dữ liệu của vùng 2
Theo dõi và quản lý những văn bản có liên quan đến chế độ lương, thưởng của nhân sự trong trụ sở vùng 2.
Phối hợp cùng công đoàn Tập Đoàn theo dõi và quản lý những hoạt động văn hóa công ty, vùng 2 như tổ chức sinh nhật, team building ...
Tiếp nhận những giấy tờ của nhân sự như đơn xin nghỉ phép, nghỉ ốm, đơn giải trình...của vùng 2.
Lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động
Lưu giữ toàn bộ các cơ sở dữ liệu, quản lý hồ sơ các nhân sự tại vùng 2.
Quản lý các tài sản, thiết bị chung
Mỗi tháng, thực hiện công việc kê khai văn phòng phẩm theo yêu cầu từ các phòng ban tại trụ sở vùng 2.
Theo dõi lịch bảo trì, đổi mới các thiết bị máy móc. Trong trường hợp hư hỏng cần mua mới, bộ phận hành chính nhân sự sẽ đề xuất lên quản lý vùng 2 để đặt mua mới.
Theo dõi, quản lý, bàn giao – bàn nhận các máy móc, thiết bị thuộc quyền sở hữu của trụ sở vùng 2 đến các Bộ phận/nhân sự phòng ban của trụ sở vùng 2.
Xử lý công và bảng lương
Tập hợp danh sách cán bộ vùng 2 để kết hợp hỗ trợ xử lý bảng lương với kế toán. Kết hợp IT để tập hợp heo dõi bảng chấm công nhân viên ( chấm vân tay ).
làm lương và thưởng hàng tháng, Phối hợp kế toán tập đoàn thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán lương .
Công tác lễ tân
Tham gia hỗ trợ công tác mua sắm đồ lễ, hỗ trợ công tác lau dọn ban thờ .
Tham gia hỗ trợ những sự kiện nội bộ của VP2.
Khi khách vào phòng nào làm việc thì chủ động pha chè, mang chè và cốc chén vào các phòng đó, khi các phòng đó tiếp khách xong thì chủ động phối hợp dọn dẹp rửa cốc chén.
Nhắc nhở các phòng ban tự dọn dẹp trong phòng của mình, ra về phải tắt điện, điều hòa, máy móc đầy đủ.
Tiếp nhận các giao dịch bằng hình thức trực tiếp hoặc trao đổi điện thoại.
Tham gia hỗ trợ những sự kiện của Tập Đoàn (nếu có).
Dọn dẹp lau chùi phòng Chủ Tịch hàng ngày, khi Chủ Tịch đến hay có khách thì phải chủ động vào dọn dẹp và lấy nước pha chè cho CT tiếp khách ( quan trọng nhất ).
Kết hợp với vị trí bảo vệ lau dọn sảnh hành lang, khu vực vệ sinh chung của văn phòng hàng ngày.
Tiếp đón các khách hàng hoặc đối tác đến trụ sở vùng 2 làm việc , dẫn vào phòng tiếp khách , pha chè hoặc lấy nước mời khách và báo tới các bộ phận có khách cần làm việc.
