Tiếp nhận, xử lý, theo dõi đơn đặt hàng
· Tiếp nhận, kiểm tra thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá bán, chương trình khuyến mãi, voucher, ghi chú, lưu ý đặc biệt của từng khách hàng, kiểm tra tồn kho nhằm đảm bảo thông tin đơn hàng chính xác theo yêu cầu của khách hàng.
· Nhập kho nhà bán EC (hoàn tất các chứng từ): làm việc với sàn TMĐT/ Nhà bán về các vấn đề liên quan đến nhập, xuất kho nhà bán EC.
· Lập các biên bản, công văn theo yêu cầu khách hàng (biên bản trả hàng và phiếu xuất kho, biên bản thu hồi hóa đơn, biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hóa,…) nhằm đáp ứng đầy đủ chứng từ hợp lệ cho khách hàng (trong việc thanh toán công nợ,…).
· Theo dõi đơn hàng từ khi tiếp nhận đơn hàng đến khi hoàn tất giao hàng.
· Xử lý và theo dõi việc hủy hóa đơn đảm bảo các hóa đơn cần hủy được thực hiện trong kì.
Đối soát đơn hàng, chi phí, lập đơn hàng tính phí dịch vụ
· Đối soát thông tin đơn hàng, phí với sàn TMĐT theo hợp đồng giữa công ty và sàn TMĐT. Lưu ý các trường hợp đơn hàng trả về, giao hàng không thành công.
· Lập các đơn hàng tính phí dịch vụ giữa công ty và sàn TMĐT(Phí thuê kho, phí vận chuyển…..).
Thực hiện các báo cáo
· Báo cáo tồn kho EC theo thỏa thuận với đối tác.
· Báo cáo tình hình xuất đơn hàng ngày đến các thành viên được phân quyền để nắm thông tin.
· Báo cáo chương trình khuyến mãi, Voucher, phí vận chuyển, giảm giá phí vận chuyển, thưởng thanh toán….
· Báo cáo tình hình trả hàng, hủy hóa đơn hàng tháng
· Một số báo cáo khác do quản lý yêu cầu khi có phát sinh.
Tạo Code, phê duyệt tài khoản người mua hàng.
· Cập nhật thông tin khách hàng khi khách có nhu cầu.
· Tạo Code khách hàng đối với các khách hàng mới.
· Tổ chức phê duyệt tài khoản người mua (kiểm tra trùng, kiểm tra hình chụp giấy chứng nhận)
Thực hiện các hoạt động hậu mãi, chăm sóc khách hàng TMĐT
· Thực hiện các thủ tục đổi trả hàng hóa nhằm giải quyết nhu cầu khách hàng khi có phát sinh.
· Chủ động thông báo đến khách hàng/ đối tác nếu đơn hàng không đáp ứng đúng như cam kết (hàng hóa và thời gian giao hàng).
· Thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng (Hướng dẫn sử dụng, đặt hàng, tư vấn sản phẩm, khuyến mãi, đổi trả hàng hóa …….)
· Tiếp nhận, xử lý các yêu cầu/phản ánh Khách hàng khi có phát sinh qua điện thoại, zalo, email,…, tạo yêu cầu (ticket) và chuyển thông tin đến bộ phận phụ trách xử lý.
· Thông tin đến khách hàng khi đơn hàng có phát sinh để kịp thời xử lý.
