* Quản lý hồ sơ giấy tờ
- Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản...
- In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của BGĐ
- Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty
- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty
* Công tác lễ tân
- Quản lý con dấu của Các Công ty
- Theo dõi các chế độ ma chay, hiếu hỉ, ốm đau theo quy định của Công ty
- Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo
- Thực hiện các công việc hành chính liên quan đến chi phí Văn phòng (điện thoại, chuyển phát nhanh,photo,nướcuống…)
- Chuẩn bị tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty
* Công tác quản lý tài sản, thiết bị
- Làm các báo cáo Kế hoạch tuần, tháng, quý, năm về công tác quản lý tài sản
- Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì theo định kỳ
- Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tài sản ra vào Công ty, điều chuyển, thanh lý theo đúng quy trình, quy định.
- Lập kế hoạch mua vật tư, thiết bị cần thiết cho công ty khi có yêu cầu
- Tổng hợp, phân tích các số liệu liên quan đến công tác quản lý tài sản của Công ty.
- Quản lý hồ sơ tài sản của Công ty, yêu cầu bổ sung, cập nhật và lưu trữ theo đúng quy định
- Có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo hoạt động của công ty
- Đáp ứng đầy đủ và kịp thời trang thiết bị và phương tiện làm việc cho cho toàn CBCNV công ty.
* Quản lý và mua sắm VPP
- Đảm bảo VPP phải có định mức tồn kho tối thiểu
- Quản lý văn phòng phẩm của công ty: lập đề xuất mua VPP hàng tháng, rà soát lại số lượng VVP tồn.
- Theo dõi và cấp phát VPP
- Tổng hợp tình hình mua, cấp phát VPP hằng tháng và báo cáo BGĐ
* Các công việc khác
- Là đầu mối trong quá trình tổ chức, phân công công việc cho các cá nhân/ phòng ban hỗ trợ.
- Theo dõi và tổ chức sinh nhật hàng tháng cho nhân viên công ty.
- Tổ chức các hoạt động tập thể: sinh nhật, du lịch, tiệc cuối năm
- Giao dịch với các đơn vị, cơ quan chức năng để giải quyết các công việc liên quan đến phần đảm nhiệm.
- Liên hệ với các tổ chức liên quan để tìm thông tin, thống nhất trao đổi, ký kết hợp đồng tổ chức.
- Lập kế hoạch, lên ý tưởng tổ chức các chương trình sự kiện.
- Tổ chức các hoạt động vui chơi và các buổi tiệc cho nhân viên công ty.
- Lập các báo cáo theo theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước và cấp trên
- Chuẩn bị hậu cần cho sự kiện (mua sắm vật dụng cần thiết, bằng khen, băng rôn, khẩu hiệu, quà tặng...)
* Trách nhiệm khác
- Lập báo cáo theo yêu cầu. Thực hiện những công việc phát sinh khác theo sự phân công của cấp quản lý trực tiếp và Ban Tổng Giám Đốc
* Quan hệ trong công việc
- Quan hệ với cấp trên: Ban Giám Đốc, P. Tổng Vụ, P. Sale
- Quan hệ bên ngoài: Đối tác, khách hàng
- Quan hệ với các bộ phận liên quan: Các phòng ban Công ty
