Nhân viên Hành chính - Lễ tân

Mục đích công việc
- Luân chuyển công văn kịp thời đến ngưới có liên quan.
- Nhận và chuyển cuộc gọi chính xác, thông suốt và nhanh chóng
- Tiếp đón khách, đối tác đến làm việc tại Công ty lịch sự và chu đáo.
Nhiệm vụ
Giám sát công việc vệ sinh khối văn phòng.
Đặt vé máy bay- vé Tàu- vé Xe- Khách sạn phục vụ CBNV đi công tác.
Thực hiện nhận, chuyển công văn cho đơn vị, cá nhân liên quan: Đảm bảo công tác lưu trữ văn thư theo quy định.
Đặt hoa theo yêu cầu của Ban TGĐ/ đơn vị (mừng sinh nhật, viếng, chúc mừng…)
Trực tổng đài điện thoại: Nhận, chuyển cuộc gọi cho các đơn vị có liên quan, ghi nhận thông tin của khách hàng: Cung cấp chính xác thông tin đối tác, khách hàng.
Quản lý và theo dõi: Máy fax, máy photo, máy nước uống, tài sản thuộc quầy tiếp tân; Phối hợp phòng IT liên hệ mời các NCC thay thế/ bảo hành/ bảo trì các thiết bị tổng đài, máy fax, máy photo, máy in,… khi bị sự cố.
Theo dõi và làm thủ tục thanh toán các chi phí hành chính: Điện, nước, Grab giao hàng, phí thuê văn phòng, nước uống, thay mực máy in, Photocopy, sim điện thoại, cước Mobifone…
Quản lý thẻ xe Taxi (cấp, thu hồi, xác nhận bảng kê công nợ và thanh toán); Lập lệnh điều xe và theo dõi GPS xe văn phòng.
Tạm ứng, quyết toán chi phí.
Quản lý hệ thống biểu mẫu; Trình Tổng Giám đốc ký hồ sơ; Soạn thảo và gửi mail thông báo ban hành các văn bản hành chính.
Quản lý và chuẩn bị phòng họp tiếp đón khách và thông báo đến các đơn vị có liên quan; Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện của Công ty/ và phòng Tổng Giám Đốc.
Thu hồi thẻ gửi xe, thẻ ra/vào toàn nhà, huy hiệu, sim điện thoại …khi NLĐ nghỉ việc.
Quản lý và cấp phát VPP, thẻ xe, thẻ ra/vào tòa nhà, Huy hiệu, Đồng phục, Sim điện thoại.
Các công việc khác theo sự phân công Cấp quản lý trực tiếp.

Trình độ :Cao đẳng trở lên
Chuyên ngành:Văn thư; Hành chánh quản trị; Ngôn ngữ Trung hoặc Anh
Giới tính:Nữ
Thái độ:Chuẩn mực, hòa nhã với tất cả mọi người, Tinh thần hợp tác với đồng nghiệp trong công việc.
Kinh nghiệm : 5 (Năm) với vị trí tương đương
Vi tính: Thành thạo Word, Excel,…
Tố chất/ Phẩm chất:Trung thực, cẩn thận, chịu áp lực và chủ động trong công việc, Tinh thần trách nhiệm,
Kiến thức:Có kiến thức chuyên môn về Lễ tân
Ngoại hình:Ưa nhìn, gọn gàng, phát âm chuẩn
Kỹ năng: Giao tiếp tốt; giải quyết vấn đề; quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Ngoại ngữ : tiếng Trung hoặc tiếng Anh (kỹ năng: nghe, nói)
Tuổi: :Độ tuổi từ 25- 30

Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Phụ cấp, Đồng phục, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Phụ cấp thâm niên, Nghỉ phép năm

Cập nhật gần nhất lúc: 2024-04-03 11:16:56