Tiếp tân:
- Ghi nhận các thông tin ( nếu có ) tại khu vực Tiếp tân, và chuyển thông tin cần xử lý đến các phòng ban theo đúng chức năng.
- Đón tiếp, hướng dẫn khách hàng của Công ty, ứng viên phỏng vấn chu đáo.
- Hỗ trợ nước uống ( nếu có ) theo Qui định phòng họp của Công ty đối với khách CEO, Hội đồng quản trị, …
- Đảm bảo khu vực tiếp tân sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, trật tự.
Văn phòng phẩm
- Đặt hàng nhà cung cấp (mua sắm, phân bổ đúng, đủ, tiết kiệm).
- Cấp phát cho các bộ phận.
- Kiểm hàng từ nhà cung cấp.
- Kiểm tra, đối chiếu với nhà cung cấp à Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn à Làm đề nghị thanh toán à Chuyển Kế toán.
- Nhận phiếu yêu cầu của các phòng ban, nhà máy à Kiểm tra à Trình Trưởng Phòng duyệt.
- Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm theo Quy định Cấp phát Văn phòng phẩm của Công ty.
Văn thư, bưu phẩm:
- Quản lý, thực hiện theo Quy định Văn thư của Công ty.
- Lập sổ theo dõi, phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận, nhân viên bưu điện (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn (chuyển đúng địa chỉ, kịp thời và ghi chép đầy đủ).
Xe công ty:
- Theo dõi, cập nhật lịch đăng xe công ty, xe thuê ngoài , thẻ taxi,...
- Tổng hợp thanh toán chi phí liên quan đến xe công ty theo Hướng dẫn thanh toán chi phí thuê xe ngoài, chi phí xe Công ty, tài xế ...
- Quản lý, thực hiện theo Quy định Đăng ký sử dụng Xe Công ty
Kho Hành Chính:
- Nhập và xuất hàng khi có yêu cầu từ các bộ phận.
- Tổ chức và sắp xếp các vật tư, thiết bị (Bao thư, Brochure, vật dụng tổ chức các event công ty/ hành chính nhân sự, …)
Phòng họp:
- Quản lý, thực hiện theo Qui định Phòng họp
- Đảm bảo các vật dụng, thiết bị trong các phòng họp đầy đủ, tình trạng tốt để phục vụ .
- Tham gia chuẩn bị các buổi tiếp khách.
Kiểm tra văn phòng:
- Tham gia công tác đảm bảo môi trường làm việc ( sạch sẽ, ngăn nắp, thóang mát ).
- Kiểm tra văn phòng
- Nếu không có dịch vụ bảo trì thì căn cứ vào kết quả kiểm tra của kỹ thuật mà đề nghị thay mới, sửa chữa những trang thiết bị bị hư hỏng.
- Giám sát vệ sinh, maid ( nếu có )
- Giải quyết các sự cố liên quan đến các thiết bị văn phòng, làm việc với nhà bảo trì, hoặc phòng kỹ thuật Toà nhà / Ban quản lý Toà nhà.
- Nếu có dịch vụ bảo trì thì: Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ khi có sự cố.
Đồng phục:
- Đặt bổ sung khi phát sinh nhu cầu.
- Nhập liệu xuất nhập tồn và kiểm tra tồn kho đồng phục.
- Theo dõi và phát đồng phục cho nhân viên mới, tái cấp đòng phục theo định kỳ.
- Thực hiện theo Qui định cấp phát đồng phục
Các công việc hành chính tổng hợp:
- Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, Phó phòng,
- Thực hiện các công tác hành chính văn phòng: Nhập liệu, photocopy, lưu trữ các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
- Thiết kế hình ảnh, video clip mừng sinh nhật, teambuilding, các sự kiện nội bộ công ty khác,...
- Tham gia thực hiện tổ chức các sự kiện nội bộ công ty: Happy Hour, teambuilding, 8/3, 20/10,...
- Tham gia thực hiện các yêu cầu về quản trị chất lượng ( tuân thủ theo các quy định của Công ty đã ban hành )
- Thanh toán: Các chi phí điện, nước, internet dịch vụ khác liên quan đến công tác hành chính.
- Phát ưu đãi cho nhân viên.
- Thực hiện các công việc được giao từ Trưởng phòng hoặc theo phân công của cấp quản lý trực tiếp.
- Thông tin liên hệ Nhà cung cấp, .... của Phòng HR&ADMIN: Cập nhật điện thọai nội bộ, các cơ quan quản lý, các cơ quan có quan hệ công tác..., cụ thể là nhập dữ liệu các số di động, số liên tỉnh, số điện thoại bàn .... của các khách hàng, nhân viên...
- Tham gia công tác kiểm kê tài sản cố định vào cuối năm.
- Thông tin liên hệ nhân viên Công ty ( Contact list ): Quản lý và cập nhật mã số nhân viên, điện thoại, email... của nhân viên.
