Giá trị thp mang lại
Mục đích công việc
Thực hiện các giải pháp, kế hoạch đầu tư, mua sắm/cung ứng, sửa chữa/cải tạo văn phòng; xác định vấn đề, đề xuất giải quyết kịp thời đến cấp trên trực tiếp một giải pháp tối ưu để duyệt các vấn đề liên quan đảm bảo tính tuân thủ, tối ưu hiệu quả sử dụng, vận hành trong công tác quản trị hành chính dịch vụ tiện ích
– Quản lý tài sản, máy móc, trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ văn phòng (không bao gồm thiết bị CNTT)
– Quản lý tòa nhà văn phòng làm việc, nhu cầu và bố trí khu vực làm việc khối văn phòng; Công tác xây dựng cơ bản thuộc tòa nhà văn phòng; Quản lý cảnh quan, vệ sinh tòa nhà văn phòng
– Thực hiện công tác quản lý hoạt động tòa nhà văn phòng, chủ động xử lý sự cố trong vận hành hàng ngày đảm bảo dịch vụ xuyên suốt không gián đoạn, bao gồm:
+ Các hạng mục sửa chửa nhỏ thuộc xây dựng cơ bản
+ Tiếp nhận và thực hiện bố trí khu vực làm việc khối văn phòng theo nhu cầu cả các đơn vị đã được Cấp thẩm quyền phê duyệt
+ Quản lý bãi rác sinh hoạt bảo đảm khu vực tập kết rác sạch sẽ; công tác thu gom rác sinh hoạt đúng tần suất và theo quy định
+ Quản lý cảnh quan mặt tiền Tòa nhà văn phòng đảm bảo xanh, sạch, đẹp
+ Theo dõi, kiểm tra thường xuyên, định kỳ hoạt động của các hệ thống điện chiếu sáng, nước sinh hoạt, nước uống,…thuộc tòa nhà, văn phòng đảm bảo vận hành xuyên suốt
+ Quản lý các khu vực công cộng (dùng chung) thuộc công tác quản trị hành chính dịch vụ tiện ích như: phòng họp, hội trường, khu vực pantry,…
– Thực hiện công tác quản lý tài sản, máy móc, trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ văn phòng (không bao gồm thiết bị CNTT), bao gồm:
+ Tham gia đánh giá tình trạng tài sản thuộc hành chính khi có yêu cầu bàn giao giữa bộ phận sử dụng và dự án hoặc ngược lại
+ Tham gia công tác kiểm kê tài sản định kỳ theo kế hoạch Công ty hoặc đột xuất theo yêu cầu từ cấp trên
+ Phối hợp với Phòng Quản lý Tài sản cập nhật kết quả kiểm kê và đối chiểu vào danh mục tài sản thuộc phạm vi quản lý đảm bảo chính xác, đầy đủ
+ Phối hợp với Phòng Quản lý Tài sản thực hiện mua sắm/cung ứng, cấp phát, thu hồi, điều chuyển hoặc mượn (tạm) tài sản thuộc danh mục quản lý đã được Cấp thẩm quyền phê duyệt
+ Đề xuất và thực hiện thủ tục hoàn kho đối với các tài sản không có nhu cầu sử dụng, hư hỏng không sửa chữa được
+ Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì, thay thế các tài sản văn phòng thuộc Văn phòng Hành chính doanh nghiệp và sử dụng chung tại các khu vực thuộc phạm vi quản lý
– Chủ động nhận diện, các rủi ro có thể phát sinh trong vận hành công tác quản trị hành chính dịch vụ văn phòng
– Hỗ trợ các dự án thuộc hành chính
– Tham gia xây dựng, rà soát kế hoạch ngân sách định kỳ hàng năm theo quy định Công ty hoặc theo yêu cầu
– Chủ động đề xuất các giải pháp đến Cấp quản lý trực tiếp
– Triển khai thực hiện các phương án, giải pháp hạn chế rủi ro theo yêu cầu
– Sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách được duyệt
Theo dõi, giám sát tiến độ, kiểm tra kết quả cung cấp dịch vụ tiện ích nội bộ và dịch vụ được cung cấp bởi các công ty thuê ngoài đảm bảo phù hợp với chính sách Công ty, với hợp đồng đã ký kết thuộc các hạng mục hành chính dịch vụ tiện ích. Đề xuất phương án, phối hợp xử lý và giải quyết kịp thời các vấn đề liên quan đảm bảo tính kịp thời trong công tác quản trị dịch vụ hành chính văn phòng
– Chủ động đề xuất, phối hợp xử lý, giải quyết các vấn đề liên quan đảm bảo tính kịp thời.
– Liên kết các bộ phận chức năng liên quan trong chuỗi dịch vụ hành chính văn phòng để tạo giá trị và hiệu quả dịch vụ.
– Lập, theo dõi và cập nhật danh mục các Hợp đồng dịch vụ thuộc phạm vi công việc chính xác, đầy đủ đảm bảo phục vụ công việc
– Lập yêu cầu mua sắm/cung ứng, sửa chữa/ cải tạo, bảo trì, bảo dưỡng thuộc phạm vi công việc theo ngân sách hàng năm được phê duyệt
– Triển khai thực hiện, theo dõi tiến độ, kiểm tra kết quả cung cấp dịch vụ căn cứ hợp đồng đã ký kết thuộc các hạng mục liên quan
– Lập thủ tục nghiệm thu, thanh toán cho nhà cung cấp chính xác, đúng thời hạn, không có trường hợp sai sót dẫn đến ngừng cung cấp dịch vụ.
– Tham gia đánh giá dịch vụ định kỳ/đột xuất để có cơ sở và biện pháp cải tiến dịch vụ nội bộ và bên ngoài
Các điều kiện cần có
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (các ngành Quản trị Hành chánh, chuyên ngành liên quan)
Tiếng Anh giao tiếp
Kinh nghiệm: có ít nhất 01 năm kinh nghiệm
Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giải quyết vấn đề
