Trách nhiệm chính/ Main Responsibilities:
Lập và kiểm tra chứng từ thanh toán. Kiểm tra tính đúng đắn của tất cả chứng từ (hóa đơn GTGT, phiếu nhận hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu đặt hàng…). Lập lệnh thanh toán (theo mẫu của ngân hàng HSBC) và trình cấp trên phê duyệt. Đảm bảo thanh toán đúng và đúng hạn. Quản lý và theo dõi các khoản tạm ứng và hoàn ứng cho nhân viên, các khoản chi chi trả từ tài khoản ngân hàng.
Make and verify payment vouchers, check correctness of all documents (the VAT invoice, goods receipt note, PR- PO etc.). Prepare Payment Instruction (form PDF of HSBC) and get the authorized approval. Ensure payment to proper vendor and on time. Monitor advance money of employees, follow up and return money from the advance.
Chức năng & nhiệm vụ cụ thể/ Specific Functions, Additional duties:
QUY TRÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN VÀ NHẬP LIỆU / ACCOUNTING PAYABLE PROCEDURE AND INPUTTING
Nhận hóa đơn, kiểm tra tính chính xác của tất cả chứng từ (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhận hàng, phiếu giao hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, v.v.…).Receive invoice, check correctness of all documents (the VAT invoice, goods receipt note, delivery notes, PR- PO etc.).
Chuẩn bị chứng từ thanh toán (mẫu PDF của ngân hàng HSBC) và trình cấp trên phê duyệt.Prepare Payment voucher (form PDF of HSBC) and get the authorized approval.
Cập nhật hằng ngày vào dữ liệu quản lý tiền mặt.Update Daily Cash Management.
Cập nhật tập tin lưu trữ thông tin điện tử nhà cung cấp và hóa đơn mua hàng điện tử.Update hyperlink to Vendor list and Smartform and e- invoice in excel file.
Kiểm tra các chứng từ thanh toán, chuẩn bị phiếu thanh toán cho yêu cầu đòi tiền, bảo hiểm xã hội, quỹ công đoàn, thuế thu nhập cá nhân, …Check payment documents and prepare the payment voucher for claim, social insurance, trade union fund, PIT…
Giám sát tiền tạm ứng của nhân viên, theo dõi và trả lại tiền tạm ứng, rút tiền từ ngân hàng.Monitor advance money of employees, follow up and return money from the advance, withdraw money from the bank.
Hỗ trợ cho Giám sát kế toán phải trả.Assist AP Supervisor.
Theo dõi tình hình thời hạn thanh toán và gửi lệnh thanh toán cho ngân hàng đúng hạn.Follow up deadline of payment and fax TT payment to Bank on timely basis.
DỮ LIỆU TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN / FINANCIAL & ACCOUNTING DATA:
Cập nhật vào tập tin quản lý thông tin nhà cung cấp khi có phát sinh mới.Update the new vendor contract file.
Chuẩn bị báo cáo chi phí tài trợ giáo dục khi có phát sinh.Prepare Report of Dock School expenses when arising.
Nhập phiếu thu tiền mặt vào phần mềm Ebis.Input cash receipt vouchers into Ebis system.
