TỔNG QUAN CÔNG VIỆC
Lễ tân văn phòng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính, hỗ trợ các bộ phận và giám sát hoạt động hàng ngày trong văn phòng. Vị trí này yêu cầu sự cẩn thận, ngăn nắp, khả năng làm việc độc lập và kỹ năng giao tiếp tốt.
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM
Nhiệm vụ
- Tiếp nhận và quản lý phiếu xin nghỉ phép của nhân viên.
- Thông báo cho kho giao hàng khi nhận được thanh toán từ khách hàng.
- Theo dõi và nhắc nhở khách hàng thanh toán các khoản phải thu trên hệ thống.
- Cập nhật chi phí mua hàng và các chi phí đã thanh toán vào hệ thống.
- Hỗ trợ chuẩn bị phòng họp, đảm bảo đầy đủ các nhu cầu cho cuộc họp (nước uống, trái cây khi cần).
- Ghi, ký và cấp phiếu xăng cho văn phòng, kiểm tra và đề xuất thanh toán các chi phí văn phòng như văn phòng phẩm, xăng, gửi thư.
- Tiếp nhận và quản lý phiếu xin nghỉ phép của nhân viên, quản lý mua văn phòng phẩm, nước uống.
- Quản lý quỹ, thực hiện thu chi tiền mặt của công ty.
- Giám sát công việc vệ sinh, đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ.
- Nhận và kiểm tra phiếu xuất kho kiêm giao hàng.
- Kiểm tra, trình ký và gửi đối chiếu công nợ khách hàng, theo dõi nhận lại đối chiếu công nợ phải thu.
- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của quản lý trực tiếp.
Trách nhiệm
- Đảm bảo uy tín và hình ảnh của công ty qua công tác lễ tân.
- Giữ gìn và bảo quản tài sản của công ty.
- Làm việc độc lập, có trách nhiệm và không cần sự nhắc nhở hay giám sát liên tục.
TRÌNH ĐỘ VÀ KỸ NĂNG
Yêu cầu về trình độ
- Nữ, ưu tiên tốt nghiệp chuyên ngành kế toán.
- Tốt nghiệp cử nhân các ngành Kế toán, Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Kinh doanh quốc tế, hoặc tương đương.
- Có nghiệp vụ kế toán văn phòng cơ bản, tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Cẩn thận, trung thực, chăm chỉ, có khả năng làm việc độc lập.
- Có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc tốt.
Khác
- Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Bảy (8:00 sáng – 17:00 chiều), Thứ Bảy làm việc xen kẽ tuần làm việc, tuần nghỉ.
