Mô tả công việc
Thực hiện quy trình check- in:
- Dựa vào bảng danh sách đặt phòng hàng ngày, nắm các thông tin cần thiết, liên hệ với bộ phận buồng phòng để chắc chắn phòng đã sẵn sàng, chú ý những phòng có yêu cầu đặc biệt: Honeymoon, phòng khách VIP…
- Thực hiện quy trình check in theo tiêu chuẩn của Villa:
+ Hỏi tên khách đặt phòng, xác nhận thông tin phòng, dịch vụ đã đặt. Với khách walk in, giới thiệu phòng còn trống để khách lựa chọn.
+ Thông báo cho khách biết về các dịch vụ của khách sạn: đặt tour, cho thuê xe,…
+ Lấy thông tin căn cước công dân (khách Việt), Passport (khách nước ngoài) và làm thủ tục nhận tiền đặt cọc, thanh toán.
+ Chào khách.
- Thực hiện khai báo thông tin tạm trú và hoàn tất hồ sơ khách.
Phục vụ khách trong thời gian lưu trú:
- Cung cấp cho khách các thông tin cần thiết: sự kiện diễn ra tại địa phương, các điểm đến tham quan, địa chỉ ăn uống, ...
- Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng dịch vụ của các đơn vị liên kết: cho thuê xe, đặt tour, mua vé tham quan, mua đặc sản, hàng lưu niệm...
- Bảo quản tiền và tư trang khi khách gửi.
- Giới thiệu khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn.
- Giữ hộ chìa khóa khi khách có nhu cầu ra ngoài.
- Phối hợp với bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, phàn nàn- khiếu nại của khách.
Thực hiện quy trình check- out:
- Thực hiện quy trình check out theo tiêu chuẩn khách sạn:
+ Xác nhận lại với khách những dịch vụ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.
+ Liên hệ bộ phận buồng phòng thực hiện việc kiểm tra phòng khách: sử dụng minibar, tình trạng của các thiết bị- dụng cụ…
+ Nhận lại thẻ phòng từ khách.
+ Ghi nhận thông tin kiểm tra từ Housekeeping.
+ Trong thời gian chờ thông tin kiểm tra phòng, lễ tân chủ động thăm dò cảm nhận của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn, chất lượng dịch vụ như thế nào…
+ Chào khách ra về.
+ Thông báo số tiền khách cần thanh toán, thực hiện thủ tục thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản…
Các công việc khác:
- Tham gia các khóa huấn luyện nâng cao nghiệp vụ.
- Hoàn thành các báo cáo công việc được giao
- Thực hiện các công việc sau khi khách check- out: cập nhật tình trạng phòng, lưu hồ sơ khách hàng…
- Tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận, báo cáo các thông tin nhận xét, phản hồi của khách về khách sạn.
- Công việc cuối ca: lưu các thông tin quan trọng xảy ra trong ca làm việc, yêu cầu cần thực hiện cho khách vào sổ bàn giao công việc; bàn giao đồ đạc, tiền cho lễ tân ca sau.
- Thường xuyên kiểm tra tín nhắn từ OTAs, mail, facebook,... phản hồi, tư vấn khách đặt phòng.
- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến công việc hợp lý, khoa học
- Làm vệ sinh khu vực làm việc, quầy lễ tân trước, trong và chuẩn bị kết thúc ca làm việc
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
