- Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (NCC)
· Lưu hồ sơ đánh giá NCC, thường xuyên theo dõi, cập nhật để đánh giá theo quy định.
· Trình hồ sơ về các thông tin liên quan đến đơn hàng cho Trưởng phòng xem xét và phê duyệt.
· Duy trì mối quan hệ và định kỳ đánh giá với các NCC cũ.
· Thực hiện tìm kiếm, lập danh sách và lựa chọn các NCC tiềm năng nhất có thể đáp ứng những yêu cầu chất lượng về nguồn hàng để liên hệ.
· Tiến hành đàm phán, thỏa thuận với các NCC để được mức giá tốt nhất cho công ty.
- Khảo sát giá hàng hóa
· Chủ động liên lạc với nhà cung cấp liên quan để cập nhật đúng và đủ tình hình biến động giá của hàng hóa so với giá thị trường.
· Định kỳ khảo sát giá các mặt hàng thường xuyên biến động về giá, lập báo cáo chi tiết, góp phần củng cố, giảm chi phí từ các NCC.
- Thực hiện quy trình thu mua hàng hóa
· Thông báo cho Trưởng phòng thu mua ngay lập tức nếu có sự thiếu hụt về số lượng, chất lượng hàng hóa được giao.
· Hạch toán nghiệp vụ mua hàng trên phần mềm Misa.
· Liên lạc với nhà cung cấp để lên đơn hàng.
· Thông báo tình hình mua hàng, theo dõi quá trình giao nhận hàng của NCC cho các bộ phận liên quan để kiểm tra chất lượng, số lượng, thực hiện tiếp nhận hàng theo quy định.
· Tập hợp bộ chứng từ mua hàng: đề xuất, bảng báo giá, phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho (nếu có) để chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán cho NCC.
· Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan: phân tích, xác định rõ các mục chưa rõ ràng, gồm: chủng loại, số lượng, màu sắc, kích thước và các thông số kỹ thuật khác để đề xuất giải pháp thay thế và lập kế hoạch thu mua.
· Ghi chép, lập báo cáo tổng hợp công nợ cần phải trả, và gửi qua Phòng ban liên quan để đối chiếu công nợ tháng với từng NCC.
· Định kỳ hàng tháng phối hợp với các bộ phận sử dụng hàng hóa đánh giá các nhà cung cấp; lập hồ sơ theo dõi việc đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp; báo cáo cho cấp trên nếu xảy ra vấn đề phát sinh hay những thay đổi thích hợp.
- Trực tiếp thu mua những mặt hàng phát sinh
· Hàng tuần làm báo cáo các mặt hàng cần phải mua không nằm trong kế hoạch tháng.
· Nhân viên thu mua sẽ là người trực tiếp đi mua các mặt hàng ngoài khi không tìm được nhà cung cấp phù hợp hoặc nhà cung cấp không giao hàng.
· Đề xuất hướng giải quyết liên quan giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.
· Các công việc khác có liên quan theo chỉ đạo quản lý trực tiếp
