Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Lưu hồ sơ nhà cung cấp theo quy định
- Thực hiện tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu mới cho khách sạn theo tiêu chuẩn: giá tốt – chất lượng hàng hóa đảm bảo – thời gian giao hàng nhanh, có dịch vụ sau giao hàng,…
- Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đáp ứng được yêu cầu hàng hóa cần thu mua
- Trình hồ sơ, hợp đồng và các thông tin liên quan đến nhà cung cấp để cấp trên xét duyệt
- Thường xuyên theo dõi để đánh giá, cập nhật nhà cung cấp đạt chuẩn theo yêu cầu
Khảo sát hàng hóa
- Chủ động liên lạc với nhà cung cấp liên quan để cập nhật đúng và đủ tình hình biến động giá của hàng hóa so với giá thị trường
- Định kỳ theo quy định phối hợp với các bộ phận để kiểm soát chi phí, tiến hành khảo sát giá các mặt hàng thường xuyên biến động về giá, lập báo cáo chi tiết trình cấp trên
Thực hiện quy trình thu mua hàng hóa
- Gửi thông tin nhập hàng đến các bộ phận liên quan để thực hiện tiến trình tiếp nhận hàng theo quy định
- Liên lạc với các nhà cung cấp để đặt các loại hàng hóa sau khi được cấp trên duyệt mua theo phiếu yêu cầu mua hàng của các bộ phận
- Nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng, nhà cung cấp để tổng hợp làm thanh toán với kế toán tổng hợp
- Nhận phiếu mua hàng của các bộ phận liên quan trình cấp trên duyệt, phân tích rõ yêu cầu và nhu cầu thu mua gồm: mẫu mã, chủng loại, số lượng, màu sắc, kích thước,… và các thông số kỹ thuật khác để lập kế hoạch thu mua và lên đơn hàng.
- Định kỳ hàng tháng kết hợp với các bộ phận sử dụng hàng hóa đánh giá nhà cung cấp, lập hồ sơ theo dõi việc nhập hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp, báo cáo cho cấp trên nếu xảy ra vấn đề phát sinh hoặc những thay đổi thích hợp
- Thông báo lại cho các bộ phận nếu số lượng hàng hóa có sự thiếu hụt hoặc chất lượng không đảm bảo
- Làm đề nghị tạm ứng mua hàng hoặc thanh toán mua hàng với các nhà cung cấp phải thanh toán trước
- Theo dõi quá trình giao nhận hàng của nhà cung cấp cho các bộ phận liên quan, kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng hóa so với đơn đặt hàng
Trực tiếp thu mua mặt hàng phát sinh
- Nhân viên thu mua sẽ là người trực tiếp đi mua các mặt hàng ngoài khi không tìm được nhà cung cấp phù hợp hoặc nhà cung cấp không giao hàng
Các công việc khác
- Chịu trách nhiệm kiểm soát các hóa đơn hàng hóa bằng việc nhập tên nhà cung cấp, phương thức liên hệ, ngày nhận hàng, số lượng hàng, giá cả hàng hóa vào file theo dõi hàng ngày của từng bộ phận hoặc file tổng hợp chung của tất cả các bộ phận
- Thực hiện các yêu cầu khác theo phân công của cấp trên
NHIỆM VỤ KHÁC:
- Chủ động, kịp thời báo cáo cấp trên những trường hợp bất thường hoặc các giải pháp để nâng cao hiệu quả công việc đang quản lý.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác như Sales, Thủ quỹ, Kế toán doanh thu, kế toán Thuế, Thu ngân, … hoàn thành nhiệm vụ
