Quản Lý Tòa Nhà (Trưởng Ban Quản Lý) chịu trách nhiệm đối với các công tác điều hành hàng ngày nhằm hỗ trợ cho dự án, chỉ đạo và hoạch định các biện pháp quản lý hiệu quả, cung cấp các dịch vụ cho dự án.
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
Xây dựng hệ thống quản lý
Xây dựng sổ tay cư dân và sổ tay hướng dẫn thi công trang trí nội thất;
Xây dựng các biểu mẫu chuẩn, chuẩn bị cho các báo cáo: báo cáo vận hành, báo cáo doanh thu, báo cáo tình hình hoạt động, lên kế hoạch hoạt động theo kì....;
Xây dựng sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc cho vị trí PM và các vị trí vận hành khác;
Chọn và giám sát các nhà thầu phụ: nhà thầu bảo trì điện, dịch vụ an ninh, diệt côn trùng, nhà thầu chăm sóc cây cảnh, dịch vụ vệ sinh, và dịch vụ vệ sinh mặt ngoài tòa nhà...;
Xây dựng quy trình chuẩn cho nhân viên Ban quản lý và các nhà thầu phụ;
Xây dựng ngân sách giai đoạn tiền khai trương và ngân sách vận hành;
Hỗ trợ Chủ đầu tư trong công tác nhận bàn giao công trình và cung cấp các tài liệu cho liên quan trong quá trình bàn giao.
Quản lý vận hành
Đảm bảo công tác quản lý và vận hành tuân theo quy trình chuẩn của Savills;
Duy trì sự phát triển ở mức cao nhất;
Đảm bảo quá trình vận hành và bảo trì được thực hiện đúng từ trong ra ngoài và không trái với các quy định của pháp luật;
Thông qua lịch bảo trì hệ thống, và lịch này phải được cập nhật trong báo cáo tháng;
Yêu cầu thiết lập các quy định về sức khỏe và an toàn;
Phối hợp cùng Kỹ sư trưởng đ ảm bảo công tác giám sát nhân viên bảo trì và các nhà thầu được hiệu quả.
Đảm bảo tất cả các quy trình vận hành và bảo trì phải theo chủ trương và sự đồng ý của Chủ đầu tư cũng như nhà thầu của Chủ đầu tư;
Đảm bảo hệ thống máy móc và thiết bị luôn hoạt động hiệu quả;
Quản lý nhân sự
Đảm báo nhân viên luôn tuân thủ các quy chuẩn về đạo đức và các quy tắc ứng xử của Savills;
Bảo đảm tất cả các nhân viên mới vào đều được giới thiệu và ra mắt một cách chính thức tại văn phòng;
Đảm bảo tuân thủ các chính sách dành cho nhân viên của Savills.
Thực hiện đánh giá năng lực cho nhân viên tối thiểu 02 lần/năm;
Xây dựng kế hoạch phát triển cho bản thân và cho nhân viên hàng năm;
Tuyển dụng và liên tục đào tạo nhân viên cũng như tạo điều điện phát triển cho từng nhân viên;
Nghiệp vụ kế toán
Giám sát quá trình thu chi các khoản phí quản lý cũng như các khoản phí khác cho Chủ đầu tư thu từ Cư dân, giám sát quá trình xuất hóa đơn cho khách;
Lưu trữ tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình thu chi và các tài khoản liên quan đến quá trình quản lý và vận hành của tòa nhà đang quản lý.
Kiểm soát nghiêm ngặt các chi phí liên quan đến tài sản và sử dụng hiệu quả tối đa ngân sách, nhằm đảm bảo không chi vượt ngân sách đã được phê duyệt;
Báo cáo hệ thống
Báo cáo tài chính: chi tiết các khoản thu chi, báo cáo việc thu hồi nợ xấu, báo cáo tài chính và đưa ra ý kiến cố vấn cho Chủ đầu tư;
Báo cáo hoạt động hàng tháng: báo cáo quá trình vận hành, đưa ra các kiến nghị cho việc trang trí, cải thiện (nếu có).
