Vai trò tổng quan:
Trợ lý Giám đốc là người hỗ trợ toàn diện cho Giám đốc (nữ) trong công tác điều hành, quản lý và giám sát hoạt động công ty. Đồng thời đảm nhiệm vai trò tham mưu chiến lược, phân tích chuyên sâu nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định và đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban.
Nhiệm vụ chính:
Hỗ trợ điều hành và quản lý
Phối hợp giám sát và đánh giá hoạt động các phòng ban; tổng hợp và phân tích báo cáo định kỳ (ngày/tuần/tháng) về chỉ tiêu doanh số, vận hành,...
Hỗ trợ thiết lập và giám sát KPIs, điều phối công việc giữa các phòng ban, bộ phận, đảm bảo tiến độ và hiệu quả.
Hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và đôn đốc thực hiện các dự án, công việc chiến lược của công ty.
Thực hiện các công việc hành chính liên quan: tiếp nhận, xử lý thông tin – tài liệu – văn bản từ các bộ phận; soạn thảo, lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, công văn, tài liệu nội bộ theo yêu cầu.
Hỗ trợ các phòng ban, bộ phận, trong việc hoạch định mục tiêu, kế hoạch, chính sách theo chức năng đã được phân công.
Thay mặt Giám đốc xử lý công việc trong phạm vi được ủy quyền.
Tham mưu chiến lược và phân tích
Hỗ trợ phân tích dữ liệu, lập báo cáo chuyên sâu phục vụ việc ra quyết định.
Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt theo chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc.
Đóng góp vào việc xây dựng các dự án, chính sách mới.
Tham gia vào các buổi họp chiến lược, phân tích rủi ro – cơ hội, đề xuất các giải pháp quản lý, điều hành hoặc cải tiến quy trình vận hành, kết quả kinh doanh.
Giao tiếp và đối ngoại
Đại diện hoặc hỗ trợ Giám đốc làm việc với khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng (khi được phân công).
Soạn thảo, rà soát các văn bản, hợp đồng, công văn, thư từ với đối tác trong và ngoài nước.
Là cầu nối thông tin giữa Giám đốc và các bộ phận; truyền đạt và theo dõi việc thực hiện chỉ đạo từ Ban lãnh đạo, đảm bảo thông tin truyền đạt đúng – đủ – kịp thời.
Tổ chức và hỗ trợ họp – hội nghị
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ khi cần.
Tham dự các cuộc họp cùng Giám đốc, lên lịch, chuẩn bị nội dung – tài liệu họp; ghi biên bản, tổng hợp và theo dõi việc thực thi các quyết định sau họp.
Quản lý lịch trình và công tác
Đảm bảo mọi công tác hậu cần và thông tin phục vụ lịch trình được chuẩn bị đầy đủ và đúng hạn.
Chuẩn bị kế hoạch công tác, lịch trình, tài liệu, nội dung làm việc và đồng hành cùng Giám đốc trong các buổi gặp gỡ đối tác trong – ngoài nước.
Sắp xếp, điều phối và nhắc lịch làm việc, họp, công tác của Giám đốc.
Các nhiệm vụ khác
Hỗ trợ công tác quản trị nhân sự và hành chính tổng hợp khi cần thiết.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công trực tiếp từ Giám đốc.
