• Lên kế hoạch và thực hiện công tác vận hành tòa nhà hằng năm.
• Cập nhật các thông báo, quy định mới cho cư dân nắm rõ.
• Giám sát thời hạn hợp đồng và các điều kiện bảo hành.
• Chấp hành nội quy, quy định nhà ở.
• Kiểm tra và lên kế hoạch kinh phí dự trù cho các chi tiêu hằng năm, giám sát các chi tiêu.
• Bảo mật tài liệu nhạy cảm.
• Đề xuất kinh phí dự trù hằng năm cho quỹ bảo trì đảm bảo đủ kinh phí cho các chi tiêu.
• Giải thích các thắc mắc, yêu cầu và mối quan tâm của BQT/CĐT/cư dân một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
• Chuẩn bị cho các sự kiện, ngày lễ.
• Đề xuất, rà soát và quản lý hệ thống tiết kiệm năng lượng.
• Hiểu các quy định của nhà nước có liên quan đến quản lý tòa nhà, khu dân cư
• Chịu trách nhiệm quản lý và giám sát bộ phận kế toán tại dự án thu phí bảo trì bảo dưỡng từ cư dân theo chỉ đạo của BQT/CĐT và văn phòng chính RLCVN
• Quản lý, giám sát dòng tiền mặt dựa trên báo cáo và sổ quỹ thực tế tại dự án Giám sát bộ phận kế toán tại dự án thu/chi kinh phí quản lý vận hành, nộp vào tài khoản theo đúng quy định.
• Chuẩn bị bản thảo Kinh phí dự trù vận hành hằng năm cho BQT/CĐT.
• Đảm bảo các quy trình xử lý tình huống khẩn cấp được thực thi.
• Cập nhật, kiểm tra việc lưu hồ sơ đăng ký của các cư dân cũ, mới.
• Hỗ trợ tư vấn cho CĐT/BQT thành lập đội PCCC cơ sở.
• Đôn đốc bộ phận kế toán tại dự án chuẩn bị hóa đơn, báo cáo sổ sách cuối tháng.
• Tổ chức diễn tập PCCC/ các hoạt động cộng đồng
• Cùng thảo luận và xem lại bảng cân đối ,báo cáo tài chính với BQT/CĐT
• Lưu giữ các hồ sơ bảo hiểm, bảo hành cho các hệ thống, cấu trúc tòa nhà.
• Tham dự họp BQT/nhà chung cư và chuẩn bị báo cáo khi có yêu cầu.
• Đảm bảo việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bản vẽ.
• Kiểm tra báo cáo tài chính, bảng cân đối và sổ cái chung cho tòa nhà trước khi cung cấp cho BQT/CĐT.
• Có trách nhiệm huấn luyện, chỉ đạo, kỷ luật và đánh giá nhân viên tại dự án
• Sắp xếp và lên lịch họp cư dân hằng năm.
• Tư vấn cho CĐT/BQT về các quy định của Pháp luật trong công tác quản lý vận hành chung cư.
• Quản lý và chỉ đạo bộ phận kế toán tại dự án sắp xếp và lưu giữ các sổ sách kế toán.
• Chịu trách nhiệm kiểm soát ngân sách chặt chẽ và các đề xuất sửa chữa.
• Tạo mối quan hệ khắng khít giữa BQT/CĐT, cư dân và nhân viên.
• Chủ động tương tác với cư dân.
• Đảm bảo các thông báo, thư từ được giao nhận đúng hạn.
• Thường xuyên khảo sát và tổ chức họp với nhân viên, hoàn thành và theo dõi công việc.
• Quản lý và thương lượng với các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì bảo dưỡng, các bảo hiểm như PCCC, trách nhiệm khu vực công cộng,...
• Đảm bảo các chương trình bảo trì bảo dưỡng định kỳ.
