I/ LẬP KẾ HOẠCH:
Tham mưu và tham gia cùng Quản lý Center trong việc quản lý, điều hành hệ thống, xây dựng các chính sách, quy trình, quy định, hướng dẫn trong phạm vi hoạt động của đơn vị phụ trách;
Lập ngân sách cho hoạt động của Chức năng phụ trách một cách chính xác và kịp thời;
Xây dựng và triển khai các kế hoạch của Đơn vị gắn liền với kế hoạch & mục tiêu chung của Chức năng phụ trách;
II/ TỔ CHỨC:
Tổ chức đội ngũ CBNV thực hiện các công việc hàng ngày theo kế hoạch đã được đề ra;
Quản lý, định hướng cho đội ngũ nhân viên: Tham gia vào công tác tuyển dụng, đào tạo, thực hiện quản lý hiệu suất làm việc của các cá nhân theo qui trình và qui định của Công ty nhằm góp phần giúp các CBNV đạt được các mục tiêu về hiệu suất đã đề ra;
III/ KIỂM SOÁT :
Liên tục đo lường hiệu quả và rà soát việc triển khai các kế hoạch, điều chỉnh và thực thi, đề xuất các hành động thay đổi cần thiết để nâng cao hiệu quả.
Đánh giá hiệu quả làm việc của các Trưởng nhóm cấp dưới và/hoặc CBNV dưới quyền quản lý.
Liên tục theo dõi tình hình sử dụng ngân sách và thực thi các biện pháp cần thiết để kiểm soát ngân sách nhằm đảm bảo hiệu quả chi phí và không sử dụng vượt ngân sách đã được phê duyệt.
Quản lý công việc và hiệu suất của các nhóm cấp dưới trực thuộc đơn vị phụ trách;
IV/ THÔNG TIN :
Truyền đạt thông tin và triển khai các định hướng, yêu cầu, đề nghị, thay đổi … tới cấp dưới trực thuộc;
Thường xuyên gặp gỡ trao đổi với các CBNV để thảo luận về tiến độ triển khai các mục tiêu, công việc và những rào cản tác động đến hiệu suất nhằm mục tiêu quản lý kết quả công việc;
V/ ĐIỀU PHỐI :
Chịu trách nhiệm phân công công việc cho các thành viên báo cáo trực tiếp cho vị trí công việc này và thực hiện theo dõi, rà soát kết quả nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng;
VI/ RA QUYẾT ĐỊNH :
Chịu trách nhiệm ra các quyết định trong phạm vi và quyền hạn;
VII/ LÃNH ĐẠO :
Phát triển nhân viên (Huấn luyện, Tư vấn, Động viên)
Nâng cao kiến thức, kinh nghiệm của Công ty thông qua việc xây dựng và thực hiện các chương trình kèm cặp về kỹ năng và kiến thức liên quan đến hoạt động của phòng cho đội ngũ nhân viên;
Xây dựng một môi trường thuận lợi giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua việc động viên khuyến khích người lao động và phát triển nghề nghiệp; Có các hành động khen thưởng, kỷ luật kịp thời, phù hợp.
Phối hợp với Phòng Đào tạo và Phát triển, Quản lý Center trong việc xác định các nhu cầu đào tạo và các chương trình đào tạo phù hợp cho đội ngũ nhân viên.
Sáng tạo
Đề xuất các ý tưởng nhằm cải tiến quy trình hoạt động, nâng cao hiệu quả công việc.
Sẵn sàng ứng dụng cái mới và quản lý sự thay đổi.
Mối liên hệ
Thường xuyên gặp gỡ trao đổi với các đơn vị khác trong Công ty để thảo luận về tiến độ triển khai các mục tiêu, công việc và những rào cản tác động đến hiệu suất nhằm mục tiêu quản lý kết quả công việc.
VIII/ CHUYÊN MÔN :
Quản lý và phát triển nhà cung cấp (NCC)
- Phát triển NCC có năng lực cho các loại hàng hóa thường xuyên của Công ty (các mặt hàng phi tập trung)
- Giám sát liên tục hoạt động NCC theo các chỉ tiêu rủi ro đã xác định, kịp thời ghi nhận và có phương án xử lý đối với các rủi ro/ sự cố từ NCC.
- Đảm bảo sự minh bạch với các NCC về phương pháp đánh giá, bao gồm tiêu chuẩn đánh giá, quy trình đánh giá và thông tin về kết quả đánh giá
- Đảm bảo việc áp dụng bộ KPIs rõ ràng và nhất quán giữa các nhà cung cấp
Quản lý chi phí, thực hiện các hoạt động mua sắm
- Triển khai việc áp dụng bộ đơn giá xuống các BUs và giám sát thực hiện, tuân thủ
- Quản lý tài liệu và theo dõi hồ sơ hợp đồng mua sắm
- Tổng hợp nhu cầu mua sắm của các BUs thẩm định, tích hợp kế hoạch mua sắm của các BUs phục vụ AOP
- Quản lý công nợ đối với NCC
- Tổng hợp các báo cáo spending tại các BUs
- Quản lý giao dịch với các NCC, đảm bảo cung ứng hàng đạt chất lượng, đúng tiến độ với chi phí mua sắm tối ưu và cạnh tranh nhất
Quản lý và cải tiến hoạt động mua sắm
- Triển khai việc XD và kiểm soát việc áp dụng SOPs tại các BUs
- Giám sát việc thực hiện tại các BUs
- Rà soát, đánh giá các điều khoản của HĐ thương mại, đề xuất hiệu chỉnh các điều khoản này để đảm bảo yếu tố rủi ro và tối ưu hoạt động mua sắm của Công ty
Duyệt /tham mưu các tờ trình về lựa chọn nhà cung cấp, các hợp đồng mua hàng, các đơn đặt hàng PO theo thẩm quyền và theo quy chế mua sắm
Đào tạo:
Hướng dẫn các kỹ năng thương lượng, đánh giá nhà cung cấp..
Tham gia đào tạo, hướng dẫn các nhân viên thực hiện đúng theo QCMS
Báo cáo:
Thực hiện các báo cáo về DIFOT, số lượng PO đã hoàn thành/PR, chi tiêu so với ngân sách, tiết kiệm…
Các yêu cầu khác theo sự phân công từ cấp trên
