Làm gì để email marketing của bạn không bị rơi vào hộp thư Spam

Email marketing là gì? Làm sao để email marketing không bị rơi vào hộp thư spam. Thủ thuật chống lại email spam và cách để email marketing của bạn được chuyển vào hộp thư email chính của người nhận.

Nếu như bạn đã từng gửi đi lượng lớn email chắc chắn khái niệm về spam email sẽ không còn là xa lạ. Theo thống kê thì có khoảng 10-20% những email marketing của bạn bị rơi vào thư mục spam. Ngay cả khi nội dung email marketing của bạn có hữu ích và gửi để những email đã đăng ký nhận tài liệu thì email của bạn vẫn phải qua bộ lọc spam email. 

Làm sao để email marketing không bị đẩy vào thư mục spam? Đây có lẽ là câu hỏi mà nhiều người đặt ra nhất khi tiếp xúc với email marketing. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng gửi email marketing nhưng lại xảy ra tình trạng email bị gửi vào spam. Cách duy nhất để bạn tránh được tình trạng bộ lọc spam là bạn phải hiểu được spam là gì, cách thức hoạt động của nó từ đó tìm ra giải pháp để email marketing không bị chuyển vào thư mục spam. 

I. Email spamming là gì?

Trước hết hãy cùng chúng tôi tìm hiểu SPAM là gì? SPAM là từ viết tắt tiếng anh cụm từ Stupid Pointless Annoying Messages. Email spam là những email marketing được gửi đến hộp thư email của bạn một cách tự phát mà không cần sự đồng ý hay cho phép từ bạn. 

Điều mà nhiều đơn vị vẫn thường hay làm là mua một list các email từ bên thứ 3 sau đó gửi những email marketing nhằm mục đích tiếp thị tới các tài khoản email đó. Tuy nhiên email marketing của bạn có thể được gọi là email spam. 
Theo thống kê từ Internet Live Stats: Mỗi giây trôi qua có khoảng 2.600.000 email được gửi đi, con số này tương đương với khoảng 156.000.000 email mỗi phút, mỗi giờ có đến 9.360.000.000 email và mỗi ngày lượng email được gửi đi là 224.000.000.000. 

Email marketing và những con số biết nói

Có thể bạn cũng chưa biết, trong số 224 tỷ email marketing được gửi đi đó có khoảng 90% hoặc cao hơn tỷ lệ đó là email spam và những email không mong đợi. Còn theo ước tính của một số hãng có độ bảo mật cao như Symantec và Kaspersky số email marketing rơi vào thư mục spam email chiếm tỷ lệ khoảng 53 - 58%. Nhìn nhận một cách tích cực thì lượng email marketing bị chuyển vào thư mục spam chiếm khoảng 55%. 

Theo các con số thống kê thì Việt Nam được xếp là nước đứng vị trí thứ 2 trên thế giới có lượng email spam chiếm khoảng 7.8% số email spam trên toàn thế giới. Câu hỏi đặt ra là tại sao, lượng email spamming lại  lớn đến như vậy? Bởi lẽ email là công cụ truyền tải thông tin mang lại hiệu quả cao, đồng thời đây cũng là phương pháp tiếp thị có chi phí khá thấp. Những người làm chuyên môn marketing, thực hiện chiến lược email marketing có thể dùng phần mềm và thu thập lượng lớn các email, tập hợp chúng lại và tiến hành gửi đồng loạt email marketing đến các tài khoản đó. Email marketing được gửi đi không cần quan tâm, không cần phải phân biệt tài khoản, những người làm spamming thực hiện việc gửi email marketing hàng loạt đến các tài khoản email đã thu thập được. Trong số hàng nghìn hay hàng trăm triệu email marketing được gửi đi những spammer chỉ cần có một vài người phản hồi và mua sản phẩm là đã đủ để cho họ bù lại chi phí. 

Thực tế thì có thể những email spam đó còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ nguy hiểm về bảo mật và các email marketing là các email lừa đảo hoặc có chứa virus. Những virus có chứa trong các tệp hoặc phần mềm, khi bạn bấm tải về lập tức sẽ kéo theo lượng virus đó về và xâm nhập vào thiết bị của bạn. Điển hình, email có chứa nội dung lừa đảo, chắc hẳn ai cũng đã được nhận đó là về việc cung cấp tài khoản ngân hàng để nhận được một số tiền từ tài khoản nguồn nào đó. Chính những email marketing mang nội dung thông tin lừa đảo như vậy mà hàng năm có hàng ngàn người trở thành nạn nhân bị lừa với số tiền có thể lên đến hàng tỷ USD.

Bên cạnh những email marketing mang nội dung lừa đảo, những email có chứa virus khiến cho các tài khoản bị đe dọa nhiều hơn khi vô tích click vào đường link trong email. Máy tính của bạn ngay lập tức có thể bị cài đặt phần mềm, ứng dụng hoặc cũng có thể bị sao chép dữ liệu thông tin bảo mật quan trọng. Và máy tính của bạn lúc này vô tình trở thành một thành phần trong hệ thống của kẻ xấu.  

Thước đo email marketing

II. Cuộc chiến âm thầm chống lại email spam

Tin vui cho những ai đang bị làm phiền bởi hệ thống email marketing tự động và lượng spam email khủng khiếp ấy đã được kiểm soát chặt chẽ bởi bức tường chống lại spam (Spam firewall). Bức tường này sẽ chặn lại các email marketing mang tính spam trước khi nó đến được hộp thư email của bạn. 
Bức tường lửa Spam firewall được trang bị các lớp bảo vệ, phát hiện và chống lại được các spam email gây nguy hiểm cho tài khoản của bạn:

1. Các danh sách blacklist

Một số các bên trung lập đang hoạt động mạnh mẽ xây dựng các danh sách tự động để cập nhật các địa chỉ IPs và những domain mà thường xuyên gửi email marketing mang nội dung spam. Theo đó, trước khi những email marketing này được chuyển vào hộp thư email của bạn sẽ qua một loạt kiểm tra của những blacklist. Đợt kiểm tra phụ thuộc vào dịch vụ email của bạn đang sử dụng các blacklist nào cho thích hợp. Thông qua các đợt kiểm tra này, khoảng 85 - 90% các email spam sẽ được bức tường này chặn lại. Các email marketing sẽ không còn được chuyển vào hộp thư email của bạn. 

Một số blacklist được sử dụng phổ biến hiện nay như SOBS, UCEPROTECT, hay Spamhaus, … 

Ngoài ra, các blacklist còn được sử dụng phương pháp honeypot, ở đó họ tạo ra các email không có liên kết hay gắn với bất kỳ dịch vụ, tổ chức hay một cá nhân nào đưa những email marketing này lên các trang mạng công cộng như website, mạng xã hội, … Vì hầu hết các email marketing này không hề subcribe cho danh sách email nào cả, cũng không được sử dụng nếu như có bên nào gửi email vào địa chỉ đó. Điều này chắc chắn rằng họ đã sử dụng các công cụ khác nhau để quét email hoặc cũng có thể email này thuộc danh sách mà họ đã mua. Dù là bất cứ lý do gì thì những người gửi email marketing mang nội dung spam email cũng đã vi phạm chính sách về email spam, khi đó IPs hoặc server đã gửi email đó sẽ bị đưa vào tường blacklist và bị chặn lại.

Do đó, khi email của bạn được gửi đi mà thường xuyên gặp phải tình trạng khách hàng hay đối tượng nhận email của bạn không nhận được email marketing hay những email mà bạn đã gửi. Điều này có nghĩa là IPs server email của bạn đã bị đẩy vào danh sách của hệ thống blacklist. Trong tình trạng này bạn hoàn toàn có thể check xem email của mình đang sử dụng có nằm trong danh sách blacklist hay là không bằng các phần mềm:

• http://www.spamhaus.org/lookup/
• http://www.uceprotect.net/en/rbcheck.php
• http://www.sorbs.net.lookup.shtml

Ngoài ra, bạn có thể check bằng các domain web hoặc địa chỉ IP. Bạn có thể search google “what is my website IP” rồi thử những kết quả đầu tiên để check.

Nếu như domain hoặc IP của bạn nằm trong danh sách blacklist đó chắc chắn tỷ lệ email marketing của bạn bị ảnh hưởng rất nghiêm trọng. Câu hỏi đặt ra là những email không phải là email marketing spam mà vẫn bị vào thư mục spam. Rất có khả năng là hosting bạn đang sử dụng là loại hosting shared với những người khác nhau, và một trong số users đó đã và đang spam. Cũng có trường hợp máy tính của bạn đã bị nhiễm virus và trở thành một phần trong hệ thống spamming bị điều khiển bởi bên thứ 3. Hoặc cũng có thể là bên cung cấp dịch vụ ISP tắc trách và để một dãy các IPs bị chuyển vào blacklist. 

Tùy vào từng trường hợp khác nhau sẽ có hướng giải quyết khác nhau. Trường hợp do hosting bạn cần yêu cầu bên cung cấp hosting cung cấp cho bạn một IP khác và cho bên đó biết IP của họ đang có vấn đề để được xử lý. Trường hợp do nhà mạng bạn có thể liên hệ với nhà mạng để được xử lý. Trường hợp do máy của bạn bị nhiễm virus bạn nên đem máy ra cơ quan chuyên môn để nhờ họ xử lý vấn đề của mình. Dù là ở bất kỳ trường hợp nào thì khi gặp vấn đề email marketing bị spam cũng ảnh hưởng rất nhiều và gây phiền toái cho bạn. 

Sau khi giải quyết được các vấn đề các tác nhân gây ảnh hưởng tới email marketing bạn có thể xin đề xuất các hệ thống loại bỏ IP của họ ra khỏi hệ thống blacklist. Tuy nhiên, đây là điều không chắc chắn hoặc phải rất lâu thì mới được đáp ứng đề xuất. Giải pháp cuối cùng cho doanh nghiệp bạn chính là bỏ đi IP hoặc domain nếu như muốn tiếp tục gửi email marketing. 

Cách gửi email marketing chống lại spam email

2. Các filters

Trong một số trường hợp, dù cho danh sách hệ thống blacklist có chi tiết thì vẫn không lọc được toàn bộ những email marketing spam và một số ít các email đó vẫn được chuyển tới hộp thư email. Và đến lúc này, là sự hoạt động của filter - bộ lọc email tiến hành phân chia và quyết định xem email nào được chuyển vào hộp thư email và email nào sẽ chuyển vào thư mục spam. 

Rất nhiều các yếu tố được sử dụng trong spam filter để đánh giá và quyết định email nào được chuyển vào hộp thư email. Mỗi yếu tố được sử dụng có ảnh hưởng trực tiếp tới số điểm, các yếu tố làm tăng nhiều hay ít lượng email. Nếu số điểm mà email marketing của bạn ở mức trung bình trở lên thì chắc chắn email của bạn bị chuyển vào thư mục spam và ngược lại. 

Các yếu tố đánh giá bao gồm:

Nội dung của email marketing:  

Nội dung email marketing của bạn là tác nhân chính ảnh hưởng đến việc email của bạn có bị chuyển vào thư mục spam hay không. Ví dụ: Nội dung email marketing của bạn có chứa các từ như viagra, sex, porn bạn sẽ bị cộng được 1 điểm trừ; Các từ free cũng khiến cho bạn bị thêm 1 điểm trừ nữa; Ngoài ra, những email marketing có chứa từ “Dear friend” cũng chính là cụm từ khiến cho bạn bị cộng thêm những 2.6 điểm. 

Ngoài các từ ngữ như nêu ở trên thì filter còn lọc theo tính logic của nội dung trong email marketing. 

• Sử dụng viết hoa toàn bộ nội dung email
• Sử dụng chữ nghiêng hoặc chữ in đậm toàn bộ
• Sử dụng nhiều màu sắc cho chữ viết trong nội dung email 
• Sử dụng nhiều những ký tự đặc biệt trong nội dung
• Sử dụng nhiều hình ảnh làm ảnh hưởng tới tốc độ mở và load email
• Sử dụng một hình ảnh duy nhất 
• Sử dụng các link shortener

Meta data email

Meta data bao gồm các thông tin người nhận và người gửi. Thông thường thông tin email nên để tên của người nhận để cho thầy rằng bạn biết người gửi đó. Ngoài ra, bộ lọc này cũng sẽ kiểm tra xem người gửi email marketing đó đã có ở trong danh sách  đã gửi email trước đây hay không, các đối tượng được người gửi gửi CC hay BCC cùng email marketing gửi bạn là ai.

Bên cạnh đó, những email có sử dụng các đuôi miễn phí như @yahoo.com, @gmail.com, @live.com, … thường bị đánh giá thấp hơn các email có tên miền được chứng thực. Tuy nhiên, ngày nay yếu tố tên miền không bị phụ thuộc nhiều bằng lịch sử chuyển nhận email từ 2 bên. Chính vì vậy, tốt nhất bạn nên có những danh sách khách hàng và gửi cho họ những email có chất lượng cao và có lịch sử chuyển email rõ ràng.

Gửi email marketing hiệu quả

Code email marketing

Template email cũng giống như website, được code bằng các ngôn ngữ lập trình. Email marketing của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng nếu phần code không chất lượng. Những gì bạn có phải làm để tối ưu hóa code email:

• Sử dụng các công cụ để check các lỗi, chuẩn hóa HTML/CSS
• Tối ưu hóa template cho các thiết bị di động
• Cân đối tỷ lệ code và text trong email 
• Cắt dán nội dung: code từ words
• Sử dụng nhiều các fonts, size lẫn lộn

Bayesian filter

Spamassassin - một trong những phần trong hệ thống filter dùng Bayesian filter như một phương thức hoạt động bằng quan sát cách thức người dùng lọc email. Ví dụ: thư mục email nào bạn cho vào thư mục spam và đọc những email này và tiền hành so sánh các email marketing khác trong spam email, so sánh điểm giống và khác nhau về nội dung, title rồi qua đó học cách scan các email này để đánh giá một cách chính xác hơn. 

Bayesian poisoning là thuật ngữ chỉ những spammers sử dụng phương thức chèn từ khóa hoặc những từ ngữ làm cho hệ thống Bayesian filter đánh giá không đúng qua đó học email spams hơn.  

III. Vậy làm sao để email Marketing được chuyển vào hộp thư chính

Qua những phân tích trên đây, có thể thấy, nguyên nhân khiến cho email marketing của bạn bị chuyển vào thư mục spam không chỉ là hình thức email, nội dung email hay những từ ngữ được sử dụng trong email marketing. Nguyên nhân là sự kết hợp của tất cả các yếu tố đó, yếu tố nào cũng góp phần quan trọng, cũng có vai trò quyết định tới sự thành công hay thất bại trong việc chống lại spam email. 

Bạn có thể làm theo những lời khuyên của 123job ở bên trên để đảm bảo email của bạn được chuyển vào hộp thư email của khách hàng theo một chuẩn mực nhất định. Giúp tăng khả năng email được chuyển vào hộp thư email chính của từng khách hàng.

Cần tránh xa những email được định nghĩa là spam. Những email marketing phù hợp là những email mang lại giá trị, mang thông tin hữu ích cho khách hàng và hướng tới doanh nghiệp. Những email chứa nội dung không liên quan đến lợi ích, không mang lại giá trị sẽ bị đưa vào danh sách spam và nếu có không bị đưa vào spam email thì cũng nhanh chóng bị người dùng xóa khỏi tài khoản. 

Email marketing phải chú trọng tới phân loại các khách hàng, thiết kế ra các bản nội dung phù hợp cho từng đối tượng, cùng với đó là đo lường và theo dõi thực hiện chiến lược thường xuyên. Email có đúng được chuyển vào hộp thư email hay không phục thuộc rất nhiều vào nội dung mà bạn gửi đi. Nội dung đó có phải là thứ mà khách hàng của bạn đang cần hay không, họ có muốn nhận được email đó hay không. 

Cách để đưa email marketing vào hộp thư email

Email marketing đáp ứng cả về nội dung và hình thức. Các yếu tố hướng tới là đúng nội dung, đúng đối tượng, đúng thông tin, mang giá trị, truyền tải thông tin hiệu quả, cách xưng hô phù hợp, sử dụng ngôn ngữ thích hợp, …

Nội dung email được trình bày đúng chuẩn. Những tiêu chí cụ thể như: Hình ảnh sinh động, rõ nét; Kêu gọi hành động cụ thể, hướng tới đúng mục tiêu cụ thể; Email marketing có kèm chữ ký email; Trang bị lựa chọn cho người dùng để dễ dàng hủy đăng ký nhận thông tin; đường dẫn hấp dẫn, đẹp; … 

Cấu trúc nội dung email được xây dựng khoa học, hợp lý bao gồm cả phần chữ và phần minh họa. 

Email được xác thực giúp nâng cao tỷ lệ email rơi vào hộp thư email chính thức. Như vậy, việc email của bạn chuyển tới hộp thư email là phụ thuộc vào các yếu tố như sự tín nhiệm, điểm spam, nội dung, hình ảnh, ký tự, font và size chữ không đồng đều. Quan trọng hơn cả là danh sách email phải do bạn tự xây dựng nên. 

IV. Kết luận

Như vậy, để cho email marketing của bạn không bị chuyển vào thư mục spam mà chuyển thẳng tới hộp thư email của người nhận bạn phải có chiến thuật rõ ràng và hiệu quả. Hãy chú ý chăm chút nội dung email của mình để cho khách hàng có cảm giác thoải mái khi nhận và đọc email. Email marketing không mang nặng yếu tố bán hàng hay tiếp thị quá cao mà thiên về hướng cung cấp nội dung thú vị, chia sẻ và tương tác nhiều hơn với khách hàng. Và đặc biệt email của banh phải trang bị đầy đủ và hỗ trợ sử dụng cho cả các thiết bị di động. Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã có được những thông tin hữu ích về email marketing bị spam cũng như cách thoát khỏi spam email cho các marketer.