Supervisor là gì? Kỹ năng supervisor phải nắm vững nếu muốn thành công

Supervisor nghe có vẻ là một công việc xa lạ nhưng thực ra lại rất quen thuộc với mọi người. Vậy Supervisor là gì, cần những yếu tố, kỹ năng gì để trở thành một Supervisor chuyên nghiệp hãy cùng 123job tìm hiểu ở bài viết này nhé.

I. Supervisor là gì? 

1. Supervisor là gì?

Supervisor là một thuật ngữ chuyên ngành dùng để chỉ người làm giám sát viên, giám sát các hoạt động và thúc đẩy các hoạt động của một công ty. Supervisor còn được đánh giá là những người trợ lý vô cùng hiệu quả mà các nhà quản lý không thể thiếu. Tùy thuộc vào lĩnh vực, công ty làm việc mà quy trình công việc cũng như nhiệm vụ của người giám sát sẽ khác nhau. 

2. Một số khái niệm có liên quan tới Supervisor bạn nên biết

Nói đến Supervisor thì không thể không nhắc tới 2 thuật ngữ Shift supervisor và Housekeeping supervisor. Vậy 2 cụm từ này ám chỉ ai và có ý nghĩa gì hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây:

• Shift supervisor có tên Tiếng Việt thường gọi là Tổ trưởng/ Trưởng ca. Họ là người quản lý ca trực của chính mình đồng thời cũng nắm quyền hạn trong tay. Về cơ bản, có thể hiểu vị trí của họ cũng giống như những nhân viên bình thường nhưng chính nhờ năng lực vượt trội mà họ có thể được những quản lý cấp trên hoặc lãnh đạo cấp cao đề bạt, cân nhắc đưa lên vị trí cao hơn. Với công việc giám sát, họ có thể khiến công việc đạt hiệu quả cao nhất. Đặc biệt, nếu trong khu vực nhà hàng, khách sạn thì các Shift Leader sẽ còn được được chia nhỏ hơn quản lý từng ca trực, bộ phận.
• Còn Housekeeping supervisor với cách gọi Tiếng Việt là trưởng bộ phận buồng phòng trong khách sạn. Họ là người chịu trách nhiệm quản lý, điều tiết, điều phối thực hiện các công việc thuộc bộ phận buồng phòng của khách sạn. Bảng mô tả công việc hằng ngày của nhân viên sẽ được Housekeeping Manager lập ra và giao trực tiếp công việc cho họ
• Ngoài 2 thuật ngữ trên có rất nhiều thuật ngữ khác mà bạn nên tìm hiểu bởi chúng có liên quan rất nhiều tới Supervisor như supervisor linux, qa supervisor, supervisor và manager... 

II. Công việc và vai trò, tầm quan trọng của Supervisor là gì?

1. Công việc của Supervisor là gì?

• Supervisor giám sát chuỗi hoạt động của nhân viên như chuyển nhượng, giao nhiệm vụ cho nhân viên. Phân chia, sắp xếp ca làm việc của nhân viên phù hợp với tình trạng hoạt động kinh doanh của nhà hàng, khách sạn nhằm duy trì chất lượng dịch vụ
• Giám sát tiêu chuẩn phục vụ của nhân viên. Theo dõi, hướng dẫn nhân viên tuân thủ các quy định từ các cấp quản lý (sức khỏe, an toàn, vệ sinh…) và các tiêu chuẩn từ thương hiệu, tập đoàn
• Quản lý tài sản, trang thiết bị, chịu trách nhiệm trước quản lý bộ phận về tài sản và tình trạng trang thiết bị trong khu vực mình quản lý
• Giám sát và quản lý hàng hóa được cung cấp
• Supervisor thực hiện công tác giải quyết, hỗ trợ các dịch vụ khách hàng, cũng như sự cố gặp phải trong quá trình làm việc. Giải quyết các vấn đề, phát sinh trong ca làm việc: khách hàng phàn nàn, nhân viên làm việc không đạt hiệu quả… Hơn thế nữa, Supervisor giải quyết, xử lý kịp thời các tình huống, rủi ro xảy ra trong khu vực làm việc. Đồng thời báo cáo lên các cấp trên trong những trường hợp quá khả năng giải quyết
• Giám sát tất cả những hoạt động liên quan tới đối thủ cạnh tranh
• Chịu sự chỉ đạo và báo cáo trực tiếp với Giám đốc hoặc Giám đốc cấp cao, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh, hoạt động giám sát của bản thân mình
• Supervisor chuẩn bị kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hành động để thúc đẩy kinh doanh.  Phối hợp với các giám sát khác và cấp quản lý đưa ra lộ trình, định hướng, kế hoạch phát triển nhân lực của bộ phận (tuyển dụng, đào tạo kỹ năng…). Không chỉ vậy họ còn phối hợp với các cấp quản lý đưa ra những chiến lược, kế hoạch nhằm cải thiện kinh doanh, chất lượng làm việc
• Tổng hợp thông tin, dữ liệu để bàn giao lại cho người giám sát ca làm việc kế tiếp một cách rõ ràng, đầy đủ
• Khi người quản lý, trưởng bộ phận vắng mặt thì người giám sát Supervisor có trách nhiệm tham dự các cuộc họp trong ngày. Ngoài ra, Supervisor sẽ thay cấp trên điều hành cuộc họp giao ca để đảm bảo các hoạt động diễn ra bình thường, đúng quy trình
• Theo dõi, kiểm tra và yêu cầu bảo trì tất cả các vật dụng, trang thiết bị có trong bộ phận. Và Supervisor cũng sẽ là người đề xuất trực tiếp lên các cấp trên mua mới hoặc thay thế các đồ dùng cần thiết
• Supervisor có trách nhiệm tiếp nhận, liên hệ, phối hợp thông tin với các bộ phận khác để thực hiện các kế hoạch chung của NHKS hay của riêng bộ phận…
• Thực hiện các báo cáo doanh số, hoạt động mỗi ngày/ ca làm việc lên các cấp quản lý
• Cuối cùng dựa vào khối lượng công việc cũng như sự sắp xếp của các bậc quản lý cấp cao mà sẽ có sự phân chia khối lượng công việc cho người Supervisor phù hợp hơn

Công việc của Supervisor

2. Vai trò, tầm quan trọng của Supervisor là gì?

Không thể phủ nhận vai trò thiết yếu cũng như tầm quan trọng của Supervisor nói chung và trong nhà hàng, khách sạn nói riêng. Thiếu vai trò của họ thì những công việc sẽ diễn ra theo một chiều hướng khác và không thể đạt kết quả tốt như các nhà quản lý luôn mong đợi. Có thể kể ra một vài điều thể hiện vai trò, tầm quan trọng của các Supervisor như:

• Supervisor thực hiện công việc giám sát chuỗi dịch vụ, cung cấp và tham vấn cho khách
• Chỉ định, phân chia ca làm việc của nhân viên một cách hợp lý, đảm bảo cung cấp cho khách hàng một chất lượng dịch vụ tốt nhất. Giải quyết các vấn đề liên quan đến ca làm việc: câu hỏi, khiếu nại của khách hàng ...
• Supervisor giải quyết khéo léo những yêu cầu từ khách hàng trong quá trình phục vụ hay qua điện thoại, giải quyết các vấn đề khác về nhân viên
• Giải quyết các bất thường và lỗi trong phạm vi quyền hạn của họ
• Giám sát và chấp hành quy định nội quy của nhà hàng, khách sạn về vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn sức khỏe, an toàn lao động và các tiêu chuẩn khác.
• Trong trường hợp không có quản lý, Supervisor sẽ tiến hành tổ chức cuộc họp làm việc, đảm bảo công việc của nhân viên diễn ra suôn sẻ, và các hoạt động của khách sạn nhà hàng vẫn diễn ra như bình thường
• ...

II. Các vị trí công việc của Supervisor   

1. Vị trí giám sát nhân viên

Với vị trí là một giám sát viên theo dõi, kiểm soát mọi hoạt động của nhân viên thì trách nhiệm chính của Supervisor là thiết lập nhiệm vụ và điều kiện làm việc của các nhân viên có trong bộ phận mình quản lý. Không chỉ vậy họ còn là người luôn theo sát quá trình làm việc của nhân viên, hạn chế thấp nhất số lượng nhân viên rời khỏi vị trí khi đang làm việc hoặc có những hành vi thiếu trách nhiệm, gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng cũng như hiệu quả công việc của nơi làm việc.

2. Vị trí giám sát việc phục vụ của nhân viên

Ở vị trí giám sát việc phục vụ của nhân viên, những công việc thường ngày của Supervisor  là liên tục kiểm tra và theo dõi việc thực hiện các quy tắc, điều lệ được bộ phận đề ra. Bên cạnh đó, để đảm bảo nhiệm vụ công việc hoàn thành với kết quả tốt nhất Supervisor sẽ đi phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác để tìm hiểu các yêu cầu và tiêu chuẩn của khách hàng. Đồng thời đề xuất tuyển dụng nhân lực khi thấy cần thiết và phối hợp với Phòng Nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng, tham gia trực tiếp vào quá trình tuyển dụng nhân viên mới, nhằm giải quyết thật tốt tình hình về nhân sự trong bộ phận.

3. Vị trí quản lý thiết bị và tài sản trong nhà hàng khách sạn

Tại vị trí này, khi bộ phận được giao quản lý tài sản và thiết bị thì họ sẽ là người giám sát. Nếu có thiết bị hỏng hóc cần thay mới họ sẽ đề xuất, tư vấn về việc mua thiết bị mới, khuyến khích nhân viên sử dụng các ứng dụng và thiết bị mới. Để tránh tổn thất đến mức thấp nhất cho đơn vị làm việc, không chỉ quản lý mà Supervisor còn phối  hợp với bộ phận kỹ thuật của khách sạn để thường xuyên kiểm tra, bảo trì hệ thống máy móc và thiết bị trong bộ phận mà mình đang đảm nhận.

4. Vị trí phối hợp, làm việc với những bộ phận khác

Ngay từ tên vị trí đã có thể hiểu rõ công việc cần làm đó là liên hệ chặt chẽ và phối hợp với các bộ phận khác góp phần hoàn thành công việc cũng như đảm bảo sự vận hành của khách sạn, đồng thời hoàn thiện và cung cấp những dịch vụ tốt nhất đến với khách hàng. Hơn thế nữa, khi làm ở vị trí này Supervisor có thể trao đổi thông tin thường xuyên giữa các bộ phận để thảo luận và rút ra kinh nghiệm phản ánh những lợi thế và bất lợi của từng bộ phận để cải thiện chất lượng dịch vụ trong nhà hàng, khách sạn.

Các vị trí công việc của Supervisor

III. Những kỹ năng không thể thiếu của một Supervisor chuyên nghiệp  

1. Kỹ năng giao tiếp

Tất nhiên rồi, công việc nào cũng cần có yếu tố giao tiếp - một kỹ năng mềm cơ bản nhất mà ai cũng cần có. Đặc biệt với một Supervisor có đặc thù công việc thường xuyên giao tiếp với khách hàng và môi trường làm việc là nhà hàng, khách sạn thì kỹ năng này lại càng cần thiết và cực kỳ quan trọng.

Khi kỹ năng giao tiếp tốt, bạn có thể dễ dàng truyền đạt những thông tin về công việc đến đến nhân viên để họ thực hiện và làm theo. Không chỉ vậy, khi cấp dưới gặp khó khăn hoặc căng thẳng, áp lực công việc, kỹ năng giao tiếp giúp người giám sát có thể động viên, chia sẻ với cấp dưới, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ để thúc đẩy công việc tốt hơn.

Và kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố cơ bản giúp một Supervisor dễ dàng giải quyết những trường hợp hay gặp trong công việc như giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu nại… Đồng thời họ cũng có thể nhanh chóng quản lý các sự cố một cách hiệu quả không ảnh hưởng đến hình ảnh khách sạn và tiếp tục làm hài lòng khách.

2. Năng lực và tố chất quản lý

Với đặc thù công việc là quản lý, giám sát các hoạt động ở nơi làm việc nên năng lực và tố chất quản lý là yếu tố cần và đủ cho một Supervisor. Đây vừa là yếu tố bẩm sinh mà có cũng vừa là yếu tố được hình thành trong quá trình học hỏi kinh nghiệm kỹ năng khi còn là nhân viên cấp dưới. Với kỹ năng quản lý tốt, Supervisor có  thể dễ dàng lập kế hoạch, tổ chức và điều phối công việc của các nhân viện, đảm bảo rằng quy trình vận hành đạt kết quả tốt nhất.

3. Khả năng đào tạo nhân viên

Khi đã đứng ở vị trí này chắc chắn bạn đã có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để có thể đào tạo được nhân viên dưới tầm quản lý của mình rồi. Làm việc trong bộ phận thực hiện công tác tuyển dụng thường xuyên và liên tục, Supervisor là người trực tiếp tuyển dụng và tham gia vào quá trình đào tạo, thực hiện công tác huấn luyện kỹ năng cho nhân viên mới. Một số kỹ năng cơ bản mà họ phải huấn luyện có thể kể đến như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng giải quyết vấn đề…đặc biệt là các kỹ năng chuyên nghiệp cần thiết để có thể nâng cao sự uy tín của nhà hàng, khách sạn trong mắt người dùng. Kỹ năng đào tạo nhân viên yêu cấu Supervisor phải có kiến thức nền tảng cũng như kiến thức chuyên môn vững chắc và khả năng truyền đạt thông tin tốt nhất đến người nghe. 

4. Khả năng sắp xếp công việc

Mỗi ngày Supervisor phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau đòi hỏi khả năng sắp xếp hợp lý và khoa học. Bởi họ không chỉ sắp xếp công việc cho chính mình và còn sắp xếp công việc cho cả nhân viên nữa. Vì thế, bạn cần phải biết ưu tiên những công việc gì nên làm trước và những công việc gì nên làm sau.. để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất mà vẫn đảm bảo khả năng hoàn thành của nhân viên. 

Những kỹ năng không thể thiếu của một Supervisor chuyên nghiệp

IV. Mức thu nhập của Supervisor 

Mức lương Supervisor trong khách sạn – nhà hàng: Theo ghi nhận mức lương của Supervisor hiện dao động trong khoảng 5 – 10 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào quy mô khách sạn – nhà hàng. Muốn được tuyển dụng và làm tốt công việc của một Supervisor, ứng viên cần phải nắm vững và am hiểu kiến thức chuyên môn, quy trình làm việc từng vị trí của bộ phận, có kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc và xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng… Còn mức lương cho vị trí giám sát Supervisor trong nhà hàng giao động từ 7 - 12 triệu/ tháng, tùy vào quy mô và yêu cầu công việc cụ thể.

Bên cạnh đó, mức lương Trưởng bộ phận khách sạn theo cũng đáng được quan tâm. Khách sạn bao gồm rất nhiều trưởng bộ phận khác nhau như Lễ tân, Buồng phòng, Bếp… giữ vai trò vô cùng quan trọng trong việc điều hành, quản lý hoạt động các bộ phận. Mức lương dành cho các vị trí trưởng bộ phận hay quản lý khách sạn tại Việt Nam trung bình từ 10-15 triệu/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm cá nhân.

Cùng với đó là mức lương Giám sát bộ phận khách sạn. Để các bộ phận khách sạn hoạt động hiệu quả, đúng chức năng của nó thì cần có những Giám sát trực tiếp kiểm tra và đánh giá. Thu nhập trung bình của một giám sát bộ phận Supervisor (Buồng phòng, Lễ tân, Nhà hàng) khoảng 7-12 triệu/tháng tùy theo kinh nghiệm, thâm niên và quy mô khách sạn. Ví dụ, lương giám sát nhà hàng thường từ 7 triệu trở lên. Mức lương này có thể thay đổi tùy thuộc vào các trợ cấp, lương thưởng riêng theo từng tháng, quý. Tại các khách sạn 5 sao tiêu chuẩn quốc tế, mức lương của cấp giám sát nhà hàng còn có cao hơn và cơ hội thăng tiến rộng mở hơn.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo mức lương của nhân viên khách sạn sau đây:

• Nhân viên lễ tân làm việc tại các khách sạn 5 sao sẽ nhận được mức lương cơ bản khoảng 5-6 triệu đồng/tháng, khách sạn 4 sao khoảng 4-5 triệu đồng/tháng, khách sạn 3 sao hoặc thấp hơn khoảng 3-4 triệu đồng/tháng
• Mức lương nhân viên buồng phòng dao động từ 3-5 triệu đồng/tháng. Với một số khách sạn 4-5 sao, nhân viên buồng phòng có thể nhận được mức lương từ 5-8 triệu đồng
• Mức lương nhân viên phục vụ nhà hàng dao động từ 5-7 triệu đồng/tháng
• Nhân viên hành lý có mức thu nhập 5-8 triệu/tháng
• ...

V. Làm sao để trở thành một Supervisor giỏi? 

1. Đối xử tôn trọng với những người khác

Tôn trọng và lịch sự với con người là công việc đầu tiên với mỗi nhà quản lý. Là một Supervisor, hãy cố gắng thân thiên và đối xử với nhân viên như một người bạn với sự quý mến và trân trọng thì bạn cũng sẽ nhận lại từ họ những tình cảm như thế thậm chí là nhiều hơn thế nữa. Tuy nhiên là công việc nên sự tôn trọng không nên đi đôi và bị chi phối bởi cảm xúc cá nhân mà phải đi liền với tính công bằng, không thiên vị. 

2. Giao tiếp một cách thường xuyên

Giao tiếp giúp mọi mối quan hệ trở nên gần gũi và mỗi người sẽ có thiện cảm hơn với nhau. Giao tiếp giúp bạn hiểu được đối phương đang muốn gì và có nhu cầu gì, đồng thời giúp người giám sát có thể giải quyết mọi xung đột xảy ra ở nơi làm việc nhanh chóng và hiệu quả nhất. Và những cuộc họp là điều không thể thiếu với mỗi Supervisor, nhờ chúng mà họ có thể giao tiếp với các thành viên trong nhóm cũng như nhân viên cấp dưới quyền. Supervisor có thể trao đổi với nhau những ý kiến xoay quanh công việc của mình, đưa ra những ý kiến nếu gặp khó khăn trong công việc hoặc những sáng kiến để cải thiện hiệu quả công việc. 

3. Cần có sự chuyên nghiệp trong cách làm việc

Phong cách chuyên nghiệp là yếu tố không thể thiếu trong bất cứ công việc nào đặc biệt là những công việc thuộc ngành dịch vụ. Yếu tố chuyên nghiệp thể hiện từ tác phong làm việc, cách giải quyết và xử lý vấn đề đến những yếu tố cơ bản nhất như giao tiếp với khách hàng cũng như các đồng nghiệp khác. Nếu Supervisor nhận thức được tất cả mọi vấn đề của nhân viên, luôn lắng nghe họ trình bày vấn đề của mình, tiếp thu và giúp đỡ họ để có thể giải quyết vấn đề một cách tốt nhất. Thì đó chính là cách thể hiện yếu tố chuyên nghiệp trong công việc. Nhưng ngược lại nếu Supervisor đưa vấn đề cá nhân của bạn đến nơi làm việc và bàn luận chúng chốn đông người sẽ khiến bạn trở nên kém chuyên nghiệp và khiến nhân viên có suy nghĩ không tốt về bạn.

4. Biết cách quản lý thời gian khoa học

Thời gian luôn là yếu tố chi phối công việc lớn nhất. Nếu Supervisor biết cách sắp xếp và quản lý thời gian logic thì chắc chắn công việc của bạn sẽ diễn ra nhẹ nhàng và suôn sẻ. Hãy luôn theo dõi tiến độ công việc của bạn và đảm bảo nó được hoàn thành đúng hạn bằng cách thông báo cho nhân viên những nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện trước, những nhiệm vụ ít quan trọng hơn có thể được thực hiện sau khi làm việc đó. Và luôn thúc đẩy tiến độ công việc tránh tình trạng nước đến chân mới nhảy.

5. Cần biết cách khen thưởng nhân viên

Khen thưởng và hình phạt và là cách giúp nhân viên làm việc hiệu quả và hạn chế tối đa những lỗi sai đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh trong công việc, giúp nhân viên có tinh thần làm việc tốt nhất. Bởi vậy là một Supervisor hãy luôn khen thưởng nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc đã đề ra. Đồng thời việc này cũng giúp các nhân viên cảm thấy họ được tôn trọng và được công nhận xứng đáng so với những công sức mà họ bỏ ra. Dù chỉ là một lời khen hay một phần quà có giá trị không lớn về vật chất nhưng đó lại là động lực tinh thần giúp họ làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành các công việc sau này một cách tốt nhất.

6. Cần thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo

Các chương trình đào tạo thường xuyên luôn giúp các nhân viên củng cố kỹ năng làm việc cũng như cải thiện những thiếu sót của mình. Là một giám sát viên - Supervisor, bạn nên thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nhân viên để giúp họ có điều kiện rèn luyện và phát huy tối đa năng lực của mình, đồng thời có thể thăng tiến trong tương lai.

Có thể nói khi bạn hoàn thành tốt 6 yếu tố trở chắc chắn con đường sự nghiệp cũng như cơ hội thăng tiến trong tương lai của bạn sẽ không còn xa nữa. Khi là một Supervisor chuyên nghiệp bạn không chỉ khẳng định được tài năng mà còn khẳng định được đam mê và tình yêu nghề.

Làm sao để trở thành một Supervisor giỏi?

Bài viết đã đi đến hồi kết thúc rồi. Liệu bạn đã tìm được những thiếu sót của bạn thân trong con đường sự nghiệp đầy khó khăn của một Supervisor chưa? Hãy cải thiện nó và hoàn thiện bản thân để cơ hội thăng tiến trong tương lai trở nên sáng lạn nhé. Cảm ơn đã theo dõi và hẹn gặp lại trong bài viết tới nhé!