Mục tiêu công việc
Hỗ trợ Bộ phận ASA trong công tác tổ chức và vận hành các lớp học ngoại khóa, đảm bảo các hoạt động sau giờ học diễn ra an toàn, đúng kế hoạch và mang lại trải nghiệm tích cực cho học sinh.
Nhiệm vụ chính
Vận hành & điều phối lớp học
Hỗ trợ giảng viên điểm danh, quản lý chuyên cần và nắm bắt sĩ số học sinh thực tế.
Theo dõi tiến trình các lớp, ghi nhận tình huống đặc biệt (học sinh mệt, học sinh về sớm, thay đổi lớp,…).
Kiểm tra, chuẩn bị phòng học, trang thiết bị trước và sau giờ học (âm thanh, nước uống, vật dụng thể thao, dụng cụ mỹ thuật,…)
Điều phối và đảm bảo giáo viên có mặt đúng giờ giảng dạy; trong các trường hợp phát sinh như kẹt xe, bận đột xuất hoặc đến muộn, kịp thời liên hệ, xử lý tình huống, ổn định lớp học và thông báo đến các bộ phận liên quan.
Phối hợp với bảo vệ, tạp vụ và các bộ phận liên quan để đảm bảo không gian học tập sạch sẽ, an toàn và sẵn sàng.
Điều phối và hỗ trợ quy trình đón- trả học sinh cuối buổi (đảm bảo học sinh ra về an toàn, đúng người đón, đúng thời gian).
Hướng dẫn, điều phối học sinh đến đúng lớp- đúng khung giờ- đúng môn học.
Hỗ trợ học sinh & phụ huynh
Ghi nhận yêu cầu báo vắng, xin nghỉ, đổi lớp; cập nhật thông tin cho giáo viên/điều phối chính.
Tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc của phụ huynh liên quan đến lịch học, giáo viên, hoặc tình hình lớp học.
Thể hiện tinh thần chăm sóc, thân thiện và chuyên nghiệp trong mọi tương tác.
Chủ động liên hệ phụ huynh khi học sinh vắng không phép hoặc gặp vấn đề trong buổi học.
Hỗ trợ giảng viên & phối hợp nội bộ
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác (Office, Academic, Facilities, Security, Medical…) để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh.
Báo cáo định kỳ cho Bộ phận ASA về tình hình vận hành: số lượng học sinh, vắng học, tình huống bất thường, phản hồi từ phụ huynh hoặc học sinh.
Là đầu mối hỗ trợ giảng viên trong suốt buổi học (chuẩn bị tài liệu, dụng cụ, điểm danh, gọi hỗ trợ kỹ thuật nếu cần).
Công việc hành chính – báo cáo khác
Hỗ trợ tổng hợp báo cáo hoạt động hằng tuần, lập biên bản, kiểm tra số liệu theo yêu cầu.
Hỗ trợ phát, thu, lưu trữ phiếu đăng ký, phiếu thu ASA và các loại hồ sơ học sinh.
Tham gia hỗ trợ các sự kiện, showcase hoặc buổi tổng kết của chương trình ASA.
Nhập dữ liệu vào hệ thống (danh sách học sinh, lớp học, điểm danh, lịch dạy, báo cáo cuối buổi).
