Quản lý văn bản, hồ sơ hành chính:
− Cung cấp thông tin hồ sơ: Hỗ trợ các phòng ban trong việc tra cứu, cung cấp hồ sơ, văn bản khi có yêu cầu, đảm bảo quy trình cung cấp thông tin hiệu quả và chuyên nghiệp.
− Soạn thảo và lưu trữ hồ sơ: Soạn thảo văn bản hành chính, hợp đồng, công văn theo yêu cầu. Lưu trữ, cập nhật các hồ sơ hành chính theo đúng quy định, đảm bảo tính dễ tra cứu, tránh thất lạc và đảm bảo bảo mật thông tin.
− Làm đầu mối cập nhật hồ lên các cơ quan nhà nước, đảm bảo đầy đủ hồ sơ
− Tiếp nhận và xử lý văn bản: Nhận, phân loại và chuyển giao các văn bản, công văn đến cho các phòng ban liên quan; đồng thời gửi đi các văn bản theo quy trình, đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác, kịp thời.
Quản lý hồ sơ và lập báo cáo an toàn vệ sinh lao động (ATVSLĐ):
− Lập và cập nhật hồ sơ ATVSLĐ: Xây dựng và quản lý hồ sơ về an toàn vệ sinh lao động, bao gồm tài liệu huấn luyện, chứng chỉ an toàn, báo cáo định kỳ về ATVSLĐ.
− Báo cáo và đề xuất cải tiến: Tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình ATVSLĐ gửi đến cấp quản lý và cơ quan chức năng, đề xuất các biện pháp nâng cao an toàn vệ sinh lao động trong môi trường bệnh viện.
− Theo dõi và kiểm tra định kỳ: Phối hợp với các phòng ban để kiểm tra định kỳ về ATVSLĐ, ghi nhận kết quả, phát hiện và xử lý kịp thời các nguy cơ an toàn trong bệnh viện.
Quản lý hồ sơ và làm báo cáo về phòng cháy chữa cháy (PCCC):
− Xây dựng và cập nhật hồ sơ PCCC: Quản lý hồ sơ phòng cháy chữa cháy của bệnh viện, bao gồm chứng chỉ huấn luyện PCCC, tài liệu đánh giá rủi ro cháy nổ, và hồ sơ bảo trì thiết bị PCCC. − Theo dõi trang thiết bị PCCC: Kiểm tra, bảo dưỡng và cập nhật tình trạng của các trang thiết bị
PCCC (bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, vòi nước cứu hỏa,...) để đảm bảo luôn trong tình trạng sẵn sàng sử dụng.
− Lập báo cáo và tổ chức diễn tập PCCC: Tổng hợp báo cáo định kỳ về tình trạng PCCC, tổ chức các buổi diễn tập theo kế hoạch nhằm nâng cao khả năng phản ứng của nhân viên và tuân thủ quy định pháp luật.
Quản lý hồ sơ kiểm định trang thiết bị:
− Lập báo cáo về trang thiết bị: Thực hiện báo cáo định kỳ về tình trạng và kết quả kiểm định trang thiết bị, kịp thời thông báo và đề xuất sửa chữa, thay thế khi phát hiện hư hỏng hoặc thiết bị không đạt tiêu chuẩn.
− Theo dõi lịch kiểm định trang thiết bị y tế: Lập và duy trì hồ sơ kiểm định trang thiết bị y tế, ghi nhận các lần kiểm định và tình trạng của thiết bị để đảm bảo chất lượng và an toàn trong sử dụng. − Phối hợp kiểm định định kỳ: Phối hợp với các phòng ban và đơn vị kiểm định bên ngoài thực hiện kiểm định định kỳ các trang thiết bị, từ đó đảm bảo thiết bị luôn ở trạng thái tốt, an toàn và phù hợp với yêu cầu của cơ quan quản lý y tế.
Tổ chức sự kiện nội bộ:
− Các sự kiện khác: Hỗ trợ tổ chức các hoạt động, sự kiện nội bộ khác (ngày lễ, ngày thành lập bệnh viện,...) để thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và động viên tinh thần nhân viên.
− Du lịch nhân viên: Phối hợp lập kế hoạch du lịch thường niên cho nhân viên, bao gồm khảo sát địa điểm, chọn nhà cung cấp dịch vụ, lập danh sách tham gia và hỗ trợ sắp xếp chương trình du lịch, tăng tính gắn kết và nâng cao tinh thần đội ngũ.
− Tiệc tất niên: Lên ý tưởng và tổ chức tiệc tất niên vào cuối năm, từ việc đặt nhà hàng, chuẩn bị kịch bản chương trình, trò chơi và quà tặng, đảm bảo sự kiện diễn ra ấm cúng và thành công.
− Sinh nhật nhân viên: Lên kế hoạch và tổ chức hoạt động sinh nhật định kỳ cho nhân viên theo tháng hoặc quý, tạo không gian vui vẻ, gắn kết trong bệnh viện.
Các công việc khác theo sự phân công của ban lãnh đạo
