Mục tiêu của vị trí/
Job Purpose
Hỗ trợ các hoạt động văn phòng diễn ra trôi trải bằng cách thực hiện, theo dõi và quản lý các hoạt động hành chính hằng ngày của văn phòng.
Support smooth running of office operations by implementing, monitoring and managing the day- to- day administrative activities of the office.
Trách nhiệm của vị trí/ Job responsibilities
- Chịu trách nhiệm thanh toán hằng tháng các dịch liên quan cho nhà cung cấp như điện thoại, internet, nước uống, văn phòng phẩm, phụ phí thẻ CJ membership, …
- Theo dõi quản lý trang thiết bị, tài sản văn phòng, bảo hành hoặc đề xuất sửa chữa, .... Kiểm soát định kỳ, tổng hợp báo cáo tài sản, trang thiết bị hằng quý. Theo dõi, kiểm tra các hợp đồng bảo hiểm tài sản cho toàn công ty bao gồm văn phòng và các nhà máy.
- Quản lý ký túc xá của công ty bao gồm cập nhật tình hình sử dụng, kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện nội quy ký túc xá,...
Chịu trách nhiệm tiếp nhận, tổng hợp yêu cầu từ các phòng ban, lên kế hoạch mua sắm, cấp phát và quản lý dụng cụ, văn phòng phẩm, lịch, đồng phục, thẻ CJ membership…
- Hỗ trợ đặt khách sạn và vé máy bay cho công tác, kiểm tra và thanh toán chi phí hàng
tháng
cho nhà cung cấp.
- Quản lý đội ngũ lái xe của công ty, hỗ trợ điều xe đón khách, nhân viên đi công tác,…
- Chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí hàng tháng của xe công ty và xe của quản lý người Việt như xăng dầu, phí cầu đường, đậu xe, bảo dưỡng, sửa chữa, đăng kiểm, bảo hiểm xe,…
- Tổng hợp, cập nhật tình trạng hợp đồng thuê xe và làm việc với nhà cung cấp về việc gia hạn, chấm dứt, đổi dòng xe,... của GA và GE của công ty.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra và thanh toán chi phí thuê xe, cầu đường, đậu xe,... tiếp nhận thông tin và trao đổi các vấn đề liên quan đến xe và dịch vụ với nhà cung cấp và GA/GE sử dụng xe.
- Tổng hợp và cập nhật tình hình người lao động nước ngoài của công ty bao gồm giấy phép lao động, visa, thẻ tạm trú của GA/GE và gia đình của GA.
- Chịu trách nhiệm chuẩn bị các thủ tục cho cấp mới, gia hạn, cấp lại giấy phép lao động, thẻ tạm trú, visa, ... và làm việc trực tiếp với Sở lao động, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
- Thực hiện tổng hợp, kiểm tra và thanh toán công tác phí cho nhân viên theo đúng quy trình và chính sách của công ty.
- Các nhiệm vụ khác liên quan đến công việc do Quản lý hoặc / và Giám đốc giao.
