Lập kế hoạch triển khai công việc hành chính của công ty.
- Kế hoạch mua sắm, sửa chữa trang thiết bị.
- Trực điện thoại, tiếp nhận và xử lý thông tin từ khách hàng, đối tác qua điện thoại. Chuyển tiếp thông tin đến các bộ phận liên quan một cách kịp thời, chính xác.
- Quản lý lịch họp chung của công ty, thông báo lịch họp cho các bộ phận liên quan. Chuẩn bị phòng họp, trà nước phục vụ cuộc họp.
- Thực hiện công tác tiếp đón khách đến công ty : hướng dẫn khách đến đúng bộ phận, sắp xếp chỗ ngồi chờ, mời nước,...
- Các kế hoạch tổ chức các hoạt động của công tác hành chính.
Làm đầu mối liên hệ của công ty:
+ Quản lý các account email, số điện thoại của toàn bộ cán bộ nhân viên công ty
+ Cung cấp thông tin liên lạc cho các bên liên quan.
+ Lập danh bạ điện thoại của toàn công ty.
- Mua sắm thay thế trang bị các CCDC, trang thiết bị trong văn phòng
- Phụ trách thực hiện kiểm kê giám sát tài sản toàn công ty theo định kỳ
Quản lý văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, đặt hàng và theo dõi tình hình sử dụng.
- Lấy số Công văn đi: (thông báo, quyết định, tờ trình)...., vào sổ công văn đến.
- Thực hiện công tác quản lý bảo quản con dấu và thực hiện đóng dấu theo quy định.
- Lập sổ theo dõi và báo cáo công tác đóng dấu
- Soạn thảo công văn, thông báo, quyết định.....
- Quản lý các mẫu giấy tờ hành chính, ban hành các form mẫu chuẩn, thống nhất, ví dụ như đơn xin
nghỉ phép, nghỉ việc, tăng ca và cấp phát khi có nhu cầu.
- Kiểm tra công tác lưu mẫu thực phẩm hàng ngày.
- Lập kế hoạch ngân sách cho các chi phí cố định của hành chính.
- Theo dõi số lượng suất ăn, định lượng, giá thực phẩm, an toàn vệ sinh của bộ phận hậu cần.
- Hoàn thiện bộ hồ sơ thanh toán theo định mức và kế hoạch đã được phê duyệt.
- Kiểm soát thực đơn hàng ngày, tuần, tháng của bộ phận hậu cần.
- Quản lý vệ sinh 5S khu vực bếp ăn.
- Lưu trữ các văn bản, tài liệu của phòng hành chính nhân sự ban hành và triển khai thực hiện theo quy định của công ty (bản cứng và bản mềm).
- Đề xuất ngân sách thăm hỏi ốm đau, thai sản, các chính sách phúc lợi cho người lao động theo quy định của công ty.
- Điều phối xe:
+ Xe tải và xe cont: Tiếp nhận và theo dõi lịch điều phối giao hàng của Sale admin và kiểm soát tuyến đường, khoảng cách, thời gian, định mức xăng xe.
+ Xe con: Điều phối theo đề xuất được phê duyệt của quản lý.
- Quản lý định mức xăng dầu và các chi phí sửa chữa theo quy định của công ty.
- Quản lý nề nếp, kỷ luật của lái xe.
- Lập kế hoạch tổ c
hức thực hiện các hoạt động xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo chính sách của công ty:
+ Tổ chức sinh nhật, du lịch nghỉ mát, teambuilding và các hoạt động văn hoá khác của công ty.
+ Tổ chức hoạt động vinh danh, khen thưởng theo quy định của công ty.
- Theo dõi và giám sát việc tuân thủ an toàn lao động, PCCC của công ty.
- Lập biên bản và xử lý các trường hợp vi phạm nội quy quy định của công ty.
- Duy trì, theo dõi và đề xuất cải tiến trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
- Theo dõi, chấm điểm tuân thủ nội quy, quy chế, ý thức kỷ luật, giờ giấc, đồng phục, vệ sinh 5S của công ty hàng ngày.
- Thực hiện công tác truyền thông nội bộ, các chương trình sự kiện của công ty.
Bảo mật thông tin, tài liệu, danh sách KH, bí mật kinh doanh của Công ty;
Giữ gìn tài sản, công cụ được giao quản lý.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý;
Tham gia chương trình đào tạo, kiểm tra định kỳ kiến thức chuyên môn theo quy định của Công ty
Tham gia họp giao ban/định kỳ/chương trình nội bộ;
