Công việc hành chính (30%)- Quản lý con dấu công ty, đóng dấu mộc cho các Phòng Ban theo quy định và thẩm quyền
- Soạn thảo văn bản và, lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ, tài liệu liên quan.
- Liên hệ đặt vé máy bay, khách sạn... cho CBNV đi công tác (nếu có)
- Quản lý các bản sao y công chứng Giấy phép ĐKKD, và đi công chứng theo yêu cầu
- Tiếp nhận báo cáo, theo dõi tình trạng xe, quá trình sửa chữa, bảo dưỡng, mua bảo hiểm xe theo quy định.
- Kịp thời báo và liên hệ NCC sửa chữa hư hỏng phát sinh trong công ty: Điện, nước, mạng internet, cửa ….
- Tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ, hồ sơ của công ty và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết.
- Photo, scan các hồ sơ, in ấn tài liệu công ty.
Mua sắm, cấp phát tài sản, công cụ dụng cụ Công ty (30%)
- Tìm nhà cung cấp, so sánh và chọn lựa NCC phù hợp.
- Bố trí, sắp xếp, điều xe cho CBNV đi công tác theo yêu cầu.
- Tiếp nhận thông tin và hướng dẫn khách khi đến công ty liên hệ gặp đúng người/ đúng BP liên quan(nếu có)
- Thực hiện các công việc giao nhận hàng hoá, quà tặng nội bộ và bên ngoài
- Tạm ứng & thanh toán chi phí hành chính cố định: VPP/ xăng dầu/ điện nước/ internet/ fax/ cước điện thoại/ đồ dùng vệ sinh văn phòng, nước uống, đồ cúng, giữ xe nhân viên …. và chi phí HC phát sinh khác.
- Mua sắm, cấp phát & theo dõi tài sản VP: TSCĐ, đồng phục, chi phí ngoại giao, chi phí hoạt động chung của công ty ….
- Quan sát tổng quan công việc, quản lý vệ sinh văn phòng thông qua nhân viên tạp vụ & công tác an ninh văn phòng và các địa điểm khác thông qua bảo vệ. Đảm bảo mỹ quan, an toàn tổng thể trong công ty.
Thực hiện các thủ tục, giấy tờ, quản lý tài sản chung (10%)- Thực hiện xin các giấy tờ của công ty: Giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép đào tạo, an toàn PCCC, các hồ sơ phát sinh….
- Quản lý Tài sản công ty: Bảo dưỡng định kỳ các loại Thiết bị VP, kiểm kê tài sản toàn công ty định kỳ hàng năm.
Thực hiện các hoạt động nhân sự/ sự kiện nội bộ (30%):
- Tổ chức các hoạt động phong trào, sự kiện của Công ty: sinh nhật tháng, các ngày Lễ tết trong năm, du lịch, tất niên, hội thảo, tổ chức khóa học….
- Thực hiện các công việc triển khai nội bộ/ phòng ban khác và báo cáo công việc theo yêu cầu.Chi tiết công việc trao đổi khi phỏng vấn
