Phòng ban: Quản lý dược và vật tư y tế
Mục tiêu công việc:
Quản lý hiệu quả quá trình mua hàng từ khâu tìm kiếm nhà cung cấp đến khi hàng hóa được giao đến các đơn vị.
Tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp uy tín.
Đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các loại dược phẩm, vật tư y tế, thiết bị y tế chất lượng cao, giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của bệnh viện.
Trách nhiệm chính:
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà thầu:
Xây dựng danh sách nhà cung cấp:
Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm và cập nhật danh sách các nhà cung cấp tiềm năng trong và ngoài nước.
Đánh giá năng lực cung ứng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giá cả của các nhà cung cấp.
So sánh và lựa chọn nhà cung cấp:
Lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng.
So sánh báo giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng của các nhà cung cấp.
Thực hiện các thủ tục cần thiết để ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
Triển khai mua hàng theo kế hoạch:
Lập kế hoạch mua hàng:
Phối hợp với các bộ phận liên quan để xác định danh mục, số lượng và thời gian cần thiết của các mặt hàng.
Lập kế hoạch mua hàng hàng tháng, hàng quý dựa trên nhu cầu sử dụng của các đơn vị.
Thực hiện các thủ tục mua hàng:
Soạn thảo các yêu cầu mua hàng, gửi đến các nhà cung cấp.
Theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng tiến độ.
Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa khi nhận hàng.
Theo dõi thanh toán và điều phối hàng hóa sản phẩm đến các đơn vị thành viên:
Quản lý hợp đồng:
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, đảm bảo các điều khoản hợp đồng được thực hiện đầy đủ.
Quản lý chứng từ:
Lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng (hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng…).
Điều phối hàng hóa:
Làm việc với bộ phận kho để đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt.
Điều phối hàng hóa đến các đơn vị sử dụng theo đúng kế hoạch.
Các báo cáo:
Báo cáo tình hình mua hàng:
Báo cáo định kỳ về tình hình mua hàng, các vấn đề phát sinh và giải pháp.
Báo cáo về giá cả thị trường của các mặt hàng.
Báo cáo về hiệu quả sử dụng ngân sách:
Báo cáo về tình hình chi tiêu ngân sách mua hàng.
Đề xuất các biện pháp tiết kiệm chi phí.
