Xây dựng kế hoạch công việc thuộc phạm vi phụ trách
Tham gia xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng.
Xây dựng kế hoạch làm việc của cá nhân định kỳ (ngày/tuần/tháng) gửi cấp quản lý. Báo cáo, đánh giá việc thực hiện kế hoạch và các vấn đề/rủi ro phát sinh dự kiến trong quá trình thực hiện một cách thường xuyên, kịp thời gửi cấp quản lý.
Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn
Thực hiện việc tiếp nhận thông tin yêu cầu báo giá/đơn hàng từ khách hàng.
Báo giá và xác nhận đơn hàng với khách hàng
Hỗ trợ trong việc chào giá tới khách hàng trong thời gian sớm nhất (trong vòng 24 giờ).
Theo dõi và đôn đốc các nhà cung cấp nguyên phụ liệu gửi phụ liệu cho khách hàng duyệt. Lấy góp ý, xác nhận từ khách hàng và chuyển giao cho nhà máy khi đã được xác nhận (nếu có)
Tìm kiếm, chuẩn bị nguyên phụ liệu may mẫu Fit sample
Hỗ trợ trong việc phối hợp với nhà máy lập kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất sản phẩm theo thời hạn giao hàng.
Chuyển giao góp ý của khách hàng về Knit down, Strike off, Lap dips, Yarn dips, Hand looms… cho nhà máy, xưởng vải
Đôn đốc nhà máy, xưởng vải gửi vải đi test theo đúng yêu cầu đơn hàng.
Thực hiện đàm phán mức giá và thời gian giao hàng tốt nhất đối với nhà máy may, nhà cung cấp phụ liệu, nhà cung cấp vải theo sự hướng dẫn, hỗ trợ của cấp quản lý
Xác nhận đơn hàng với nhà máy may và nhà cung cấp nguyên phụ liệu
Làm việc với nhà máy may (nếu có), xưởng vải để kiểm tra năng lực đáp ứng đơn hàng (nếu có).
Hỗ trợ trong việc báo giá cuối cùng và thời gian giao hàng tới khách hàng để xác nhận đơn hàng chính thức từ khách hàng (nếu có)
Thực hiện kiểm tra thông tin về nguyên phụ liệu theo yêu cầu trong đơn hàng
Giám sát quy trình thực hiện mẫu của đơn hàng
Chịu trách nhiệm trong việc gửi mẫu PP đã được khách hàng duyệt đến Phòng QAs/QCs và Nhà máy may để cắt đơn hàng đại trà.
Theo dõi và đôn đốc nhà máy, xưởng vải gửi Knit down, strike off, Lap dips, Yarn dips, Hand looms…
Theo dõi sát chất lượng vải và phụ liệu khi về đến nhà máy. Xử lý những vấn đề phát sinh về chất lượng vải và phụ liệu kịp thời. Theo dõi sát việc đền bù phát sinh (nếu có)
Cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết của đơn hàng… đến nhà cung cấp nguyên phụ liệu và nhà máy may
Gửi, theo dõi và đôn đốc lấy góp ý, xác nhận Fit sample từ khách hàng
Theo dõi, giám sát quá trình sản xuất sản phẩm (W.I.P)
Chịu trách nhiệm trong việc tính toán chi phí nguyên phụ liệu (nếu có)
Hoàn thành xác nhận từ khách hàng đối với nguyên phụ liệu của đơn hàng (nếu có)
Hoàn thành xác nhận từ nhà cung cấp nguyên phụ liệu về khả năng đáp ứng đơn hàng
Phát triển, theo dõi và đôn đốc xưởng in (pigment print) gửi mẫu và lấy xác nhận từ khách hàng (nếu có)
Theo dõi, đôn đốc các nhà máy hoàn thành PP sample đúng hạn.
Lấy job đúng theo yêu cầu, đúng thời gian (nếu có)
Thực hiện việc gửi bảng giá, đơn đặt hàng tới nhà máy may để xác nhận.
Gửi, theo dõi và đôn đốc lấy góp ý, xác nhận PP sample từ khách hàng
Trực tiếp đàm phán với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và đảm báo giá cả tốt nhất
Đôn đốc, lấy góp ý xác nhận của khách hàng về Knit down, strike off, Lap dips, Yarn dips, Hand looms…
Đôn đốc nhà máy, xưởng vải gửi vải đi test Heat seal/ Size sticker (nếu có)
Kiểm tra chi tiết và đề xuất điều chỉnh (nếu có) Fit sample.
Trực tiếp thu thập các thông tin chi tiết đơn hàng của khách hàng: Mã số đơn hàng, nhãn, số lượng, thông số kỹ thuật, nguyên phụ liệu, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng… (nếu có)
Cung cấp nguyên phụ liệu may PP sample (nếu có)
Thiết kế, lập bảng thông số, duyệt mẫu để đưa vào sản xuất (chuyển sang nhân viên kỹ thuật)
Theo dõi, đôn đốc các nhà máy hoàn thành Fit sample đúng hạn.
Lấy job (nếu có), theo dõi và đôn đốc nhà máy, xưởng vải gửi Shade bands và lấy góp ý, xác nhận của khách hàng.
Kiểm tra chi tiết và đề xuất điều chỉnh (nếu có) PP sample.
Thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin chi tiết do khách hàng cung cấp gồm: Mã số đơn hàng, nhãn, số lượng, thông số kỹ thuật, nguyên phụ liệu, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng…
Chuyển giao góp ý của khách hàng về Shade bands… cho nhà máy, xưởng vải
Theo dõi, giám sát việc sản xuất và thời gian giao nguyên phụ liệu của nhà cung cấp
Kiểm tra năng lực sản xuất của nhà máy đối với đơn hàng yêu cầu (nếu có).
Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh về nguyên phụ liệu, tiến độ sản xuất sản phẩm và những yêu cầu khác của khách hàng
Giám sát hoạt động giao hàng
Làm việc/Phối hợp với phòng vải và các nhà cung cấp để tìm kiếm nguyên phụ liệu phù hợp
Theo dõi, kiểm tra số lượng sản phẩm và thời gian giao hàng thực tế của Nhà máy đảm bảo phù hợp với cam kết trong đơn hàng
Hỗ trợ dự báo nhu cầu của khách hàng về các đơn hàng tiếp theo (nếu có)
Quản lý việc thanh toán đơn hàng
Theo dõi, báo cáo và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng cho khách hàng
Làm việc với nhà máy và phòng mẫu để sản xuất Proto đúng thời hạn
Lập báo cáo Trưởng phòng định kỳ và đột xuất theo yêu cầu.
Làm việc với nhà cung cấp vải và các nhà cung cấp nguyên phụ liệu để làm mẫu Proto
Phát triển mẫu mới
Cập nhật các thông tin đơn hàng trên POM.
Thực hiện lưu trữ thông tin, dữ liệu khách hàng, mẫu sản phẩm theo quy định
Chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng, nhà máy, đơn vị kiểm định của khách hàng để hoàn thành bản xác nhận sản phẩm hợp chuẩn theo yêu cầu của đơn hàng
Theo dõi và lấy IC (inspection certificates) từ khách hàng (nếu có)
Kiểm tra, duyệt kích thước bao, thùng và triển khai quy trình đóng gói tại nhà máy, thực hiện kiểm tra quá trình đóng gói sản phẩm đầu tiên theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Thực hiện bộ chứng từ vận chuyển và thanh toán (nếu có)
Thực hiện Debit Note cho Đơn hàng salesman Sample (nếu có) gửi khách hàng đúng thời hạn (nếu có) và theo dõi tiến độ thanh toán
Gửi bản sao (bản scan) bộ chứng từ đến khách hàng và bộ chứng từ gốc đến Văn phòng chính
Theo dõi, giám sát và kiểm tra bộ chứng từ xuất hàng của nhà máy
Hỗ trợ Trưởng phòng làm việc với các sales của công ty và khách hàng để thu thập các nhu cầu về sản phẩm mới (nếu có)
Làm việc/Phối hợp với phòng vải và phòng mẫu để sản xuất mẫu mới
Đôn đốc nhà máy liên hệ nhà vận chuyển để lấy xác nhận đơn hàng vận chuyển (Booking confirmation)
Đôn đốc tiến độ thanh toán của khách hàng và nhà máy
Đôn đốc việc thực hiện báo cáo kết quả kiểm hàng của Phòng QAs/QCs hoặc đơn vị kiểm định độc lập tới khách hàng
Hối thúc nhà máy may gửi Top samples và lấy xác nhận từ khách hàng đúng thời hạn
Thúc đẩy nhà xưởng vải, nhà máy may sản xuất vải và may Salesman samples (nếu có)
Đôn đốc nhà máy may mẫu AD/Photo shoot và gửi khách hàng đúng hạn
Làm việc với khách hàng và phát triển các mẫu Proto
Làm việc với khách hàng để xác nhận ngày giao hàng cuối cùng và lịch vận chuyển bằng đường biển/ hàng không
Liệt kê và đặt đầy đủ nguyên phụ liệu đến nhà cung cấp (nếu có)
Thực hiện các việc khác do người quản lý phân công.
