Công tác Hành Chính
Viết quy trình: các quy trình liên quan đến công tác Hành chính, hậu cần
Theo dõi, nhận yêu cầu và thanh toán công nợ tháng các chi phí thường xuyên liên quan đến vận hành công ty
- Tiếp nhận xử lý và thanh toán các chi phí thuộc Dịch thuật và công chứng
- Thanh toán Chi phí liên quan đến vận hành Tòa nhà: Internet, điện thoại, bảo vệ, tạp vụ, vệ sinh
- Mua sắm và thanh toán Teabreak các buổi đào tạo, hội họp nội bộ của Công ty và các đơn vị
- Đặt khách sạn, vé máy bay, thuê xe, trip công tác trong nước và nước ngoài của Ban Lãnh Đạo và toàn bộ Công ty từ Đà Nẵng trở ra. Đối chiếu và thanh toán công nợ theo tháng
- Theo dõi ngân sách của Văn phòng Công ty. Tổng hợp báo cáo công nợ thường xuyên vào 20 hàng tháng trước cuộc họp mỗi tháng cho lãnh đạo phòng
- Back up nội dung công việc Lễ tân
- Thanh toán Chi phí thường xuyên của toàn Công ty: Chuyển phát nhanh Airline (chi phí thông thường), Chuyển phát nhanh EMS theo hợp đồng Operation, Chuyển phát nhanh EMSC theo hợp đồng Agency, Chi phí thuê kho tại Crown, Chi phí in ấn tại công ty Nhật Nam, Chi phí nước uống văn phòng, Chi phí văn phòng phẩm từ nhà cung cấp NYP, Chi phí mực in, Chi phí mua hoa tươi, Chi phí cây xanh, Chi phí in ấn nhỏ lẻ, Chi phí in danh thiếp...
- Thanh toán Chi phí xăng xe, thẻ taxi
- Thanh toán Chi phí MC/EXCO
- Thanh toán Chi phí mang tính cố định gắn liền Tòa nhà tại Hội sở (HO) và văn phòng SO (Chi phí điện, nước, Chi phí gửi xe, Chi phí thuê văn phòng, dịch vụ khác...)
Công tác Hậu cần
Lịch đối ngoại định kỳ
- Đảm bảo thông tin chuẩn xác, trung thực và kín đáo
- Theo dõi xuất nhập của quà tặng và báo cáo theo định kì, đảm bảo kho luôn có để phục vụ yêu cầu Lãnh đạo lúc cần
- Vào ngày 25 của tháng trước, in danh sách sự kiện cần đối ngoại theo từng tháng gửi Chánh Văn Phòng và TP Hành chính
- Mô tả kỹ nội dung và các đặc điểm cụ thể của Khách hàng cần đối ngoại (nếu có)
- Làm mới và sạch danh sách đối ngoại theo từng thời kỳ
- Nhắc lịch đối ngoại định kỳ hàng tháng
- Theo dõi lịch sự kiện trong năm và bổ sung thông tin
- Kết nối với Khách hàng cần đối ngoại (nếu Ban lãnh đạo yêu cầu)
- Chuẩn bị kho hàng quà tặng sẵn sàng theo định mức
- Lên danh sách các sự kiện sinh nhật theo file, sắp xếp hợp lý và quản lý khoa học, bảo mật
- Lên kế hoạch mua quà theo ngân sách và dự phòng tại Công ty
- Danh sách là tài liệu nội bộ cần bảo mật, đảm bảo không truyền thông tin ra ngoài
- Chuẩn bị quà tặng theo yêu cầu của Lãnh đạo
- Trước sự kiện 05 ngày, nhắc lịch đối ngoại, kiểm tra lịch của Khách hàng cần đối ngoại. Phối hợp với Trợ lý báo cáo Lãnh đạo và đầu mối thông tin lại lịch
- Theo dõi danh sách đối ngoại và đầu mối thực hiện theo từng dịp (sinh nhật, kỷ niệm, lễ tết, ngày truyền thống ngành,...)
Lịch đối ngoại phát sinh theo sự vụ
- Thực hiện trực tiếp các yêu cầu đối ngoại/đối nội của Ban lãnh đạo. Theo dõi và xử lý thanh toán về sau
- Tiếp nhận thông tin từ lãnh đạo/các Khối phòng có Hiếu- hỷ
- Lên kế hoạch chuẩn bị: địa điểm tổ chức tiệc, chọn menu, đồ uống, vị trí ngồi...
- Tiếp nhận thông tin từ Lãnh đạo/Các khối phòng có yêu cầu
- Đến trước để kiểm tra rà soát lại các hạng mục trước khi khách đến
- Giám sát và điều phối tại bữa tiệc
- Thực hiện thanh toán
- Thống nhất các phát sinh cho sự kiện đó làm cơ sở khi nghiệm thu/quyết toán
- Giám sát và điều phối tại bữa tiệc
- Sau sự kiện báo cáo tổng hợp lại chi phí + phương thức thanh toán tới Trưởng phòng Hành chính. Thực hiện thanh toán (nếu có)
- Đón/Tiễn khách
- Báo cáo lại Trưởng phòng Hành chính các thông tin chi tiết. Sau đó gửi email thông báo tới Lãnh đạo và toàn bộ Hội sở để nắm được lịch trình
- Cán bộ nhân viên thực hiện (bao gồm cán bộ chuyên trách và cán bộ hỗ trợ) theo phân công công việc đã thống nhất trước đó
- Thực hiện thanh toán
- Tiếp nhận và triển khai hậu cần toàn bộ tiệc, các hoạt động đối ngoại phát sinh ngoài Công ty, đặc biệt Set up các buổi tiệc/tiếp khách của EXCO/MC trong và ngoài Công ty (trách nhiệm đầu cuối tùy theo tính chất và mức độ tiệc)
- Gửi thông tin với Ban Lãnh đạo và các tổ chức liên quan: phối hợp với Công đoàn và Trợ lý để báo cáo lãnh đạo
- Kiểm tra và xác nhận lại thông tin tổ chức: Xin chỉ đạo về thành phần/thời gian/công tác tổ chức (xe/quà...)
- Lên kế hoạch chuẩn bị: Địa điểm tổ chức tiệc, chọn menu, đồ uống, vị trí ngồi...
- Đến trước để kiểm tra rà soát lại các hạng mục trước khi khách đến
- Tiếp nhận thông tin về yêu cầu hậu cần (hiếu, hỷ, giỗ chạp, đối ngoại,...), phối hợp cùng Công đoàn Công ty/Trợ lý để triển khai theo yêu cầu
- Tiếp nhận và triển khai hậu cần toàn bộ tiệc, các hoạt động đối ngoại phát sinh ngoài Công ty
- Gửi thông tin tới Ban Lãnh đạo và các tổ chức liên quan
Công việc khác
- Thực hiện các nội dung công việc theo chỉ đạo của Lãnh đạo và phụ trách phòng theo từng giai đoạn (nếu cần)
- Soạn thảo, sửa đổi văn bản hành chính khi có yêu cầu
