PHẠM VI CÔNG VIỆC:
Trợ giúp Giám đốc quản lý trong công việc điều hành hàng ngày tài Dự án quản lý (tòa nhà văn phòng hoặc trung tâm thương mại hoặc chứng cư/ khu nhà ở). Có thể thay mặt giám đốc quản lý khi Giám đốc quản lý ủy quyền khi vắng mặt và/ hoặc khi liên hệ với các bộ phận khác và/hoặc khi tham gia các vấn đề như.
• Nhân sự và đào tạo
• Nhà thầu
• Kế toán
• Kỹ thuật và bảo trì
• Quan hệ khách thuê/ cư dân
• Vệ sinh
• Hành chính
• Bảo vệ
• Quan hệ công chúng
NHIỆM VỤ:
• Nhận chỉ đạo trực tiếp các nhiệm vụ hàng ngày từ Giám Đốc Quản lý
• Đại diện cho Giám đốc Quản lý, liên hệ với Khách thuê/ Cư dân và hồi đáp, giải quyết những yêu cầu, thắc mắc của họ.
• Giám sát chung các công việc hàng ngày của Tòa nhà/ dự án và báo cáp kịp thời cho Giám đốc Quản lý các sự cố, sự việc có thể ảnh hưởng đến tòa nhà/ dự án.
• Soạn thảo & phân phát các bản thông báo, thông tin và toàn bộ các công văn chính thức được Giám Đốc Quản lý đưa ra.
• Giải quyết các công việc thư ký bao gồm nhận, trả lời, phân loại và ghi lại các thư từ, điện thoại, fax, tài liệu v.v...đi và đến.
• Tổng hợp báo cáo từ các của các Bộ phận, lập báo cáo họat động tuần trình GĐQL phê duyệt trước khi gửi BGĐ và hoặc Ban Quản trị của tòa nhà/ dự án.
• Sắp xếp các cuộc hẹn/cuộc họp cho Giám Đốc Quản lý theo yêu cầu và tham dự, ghi biên bản cuộc họp theo yêu cầu.
• Cùng với Giám Đốc Quản lý, làm việc với các nhà cung cấp/các nhà thầu và tham gia vào quá trình đàm phận, soạn thảo và ký kết hợp đồng
• Hỗ trợ Giám đốc Quản lý thiết lập và soạn thảo các quy trình quản lý và các mẫu văn bản chuẩn
• Lưu trữ toàn bộ các nội quy quy định Ban Quản lý một cách khoa học (Biên bản bàn giao, sổ tay khách thuê, hướng dẫn hoàn thiện nội thất, nội quy làm việc, lịch trực, lịch làm việc...)
• Thay thế cho Giám Đốc Quản lý khi Giám Đốc Quản lý vắng mặt để đảm bảo hoạt động của các bộ phận được duy trì tốt.
• Thay mặt Giám đốc Quản lý, kịp thời gửi những thông báo đã được phê chuẩn đến toàn bộ nhân viên liên quan đến việc vận hành tòa nhà, công tác nhân sự, chính sách, chế độ ...
• Thay mặt cho Giám Đốc Quản lý, phân công nhiệm vụ cho toàn bộ nhân viên và giám sát đảm bảo các công việc này được hoàn thành đúng cách.
