- Làm cầu nối liên lạc, trao đổi công việc, thông tin giữa các bộ phận với Phó Tổng Giám đốc;
- Tiếp nhận và truyền đạt một cách chính xác các chỉ đạo của Phó Tổng Giám đốc đến cá nhân, bộ phận phòng ban liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện;
- Tổng hợp các báo cáo tuần, tháng, năm của các phòng ban và tổ chức các cuộc họp tuần, tháng, năm hoặc các cuộc họp đột xuất theo yêu cầu của Phó Tổng Giám đốc;
- Tra cứu thông tin: Tìm kiếm thông tin trực tuyến, nội bộ hoặc trong tài liệu để cung cấp thông tin cần thiết cho quyết định và làm việc.
- Bảo mật và quyền riêng tư: Đảm bảo an ninh thông tin và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư khi xử lý thông tin nhạy cảm.
- Hỗ trợ Phó Tổng Giám đốc trong quản lý, triển khai, giám sát hoạt động của công ty. Đôn đốc các Phòng ban hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc theo yêu cầu của Phó Tổng Giám đốc;
- Giải quyết vấn đề cơ bản: hỗ trợ xử lý các vấn đề thường gặp như đặt hàng, điều chỉnh lịch trình, xử lý yêu cầu từ khách hàng, và giải quyết vấn đề với phần mềm và thiết bị văn phòng.
- Làm các báo cáo khác theo yêu cầu của Phó Tổng Giám đốc;
- Điều phối thông tin: Đảm bảo thông tin liên lạc liên tục giữa các bộ phận và đối tác, đảm bảo rằng mọi người đều được cập nhật và thông tin được truyền đạt đầy đủ.
- Đọc các Báo cáo của các bộ phận, tổng hợp, phân tích và đưa ra giải pháp đồng thời báo cáo Phó Tổng Giám đốc về kết quả;
- Hỗ trợ sự kiện và chương trình: Hỗ trợ trong việc tổ chức và thực hiện sự kiện, chương trình nội bộ và các hoạt động của tổ chức.
- Phiên dịch tài liệu, phiên dịch trực tiếp trong các công việc cần thiết khi có sự yêu cầu của Phó Tổng Giám đốc;
- Hỗ trợ tổ chức cuộc họp: Lên kế hoạch cuộc họp, sắp xếp địa điểm, chuẩn bị tài liệu, gửi lời mời và tham gia hỗ trợ trong suốt cuộc họp.
- Thực hiện các công tác khác theo sự phân công của Phó Tổng Giám đốc
- Tiếp nhận và kiểm tra văn bản, chứng từ các bộ phận chuyển đến trước khi trình Phó Tổng Giám đốc xem xét, kiểm duyệt và ký;
- Hỗ trợ công việc đa dạng: Hỗ trợ trong việc thực hiện nhiều tác vụ khác nhau như chuẩn bị tài liệu cho buổi thuyết trình, xử lý chi phí và hóa đơn, quản lý dự án nhỏ,...
- Xây dựng các biểu mẫu Báo cáo khi có yêu cầu (bằng Power BI);
- Làm việc với tài liệu: Chuẩn bị, chỉnh sửa và quản lý tài liệu, báo cáo, biểu đồ và các thông tin liên quan.
- Quản lý lịch trình: Điều phối và quản lý lịch trình của Phó Tổng Giám đốc, sắp xếp lịch công tác, tiếp khách, các cuộc họp với khách hàng, đối tác của Phó Tổng Giám đốc sự kiện và các hoạt động khác một cách hiệu quả
- Xử lý email và gọi điện: Theo dõi và quản lý email, thực hiện cuộc gọi điện thoại, thảo luận và trả lời các yêu cầu cần thiết.
