1, Điều phối công việc nội bộ trong phòng Marketing
- Hỗ trợ công tác điều phối và họp phòng Marketing, gồm chuẩn bị nội dung họp tuần/tháng, gửi agenda và tổng hợp báo cáo từ các bộ phận trước cuộc họp.
- Thực hiện nhắc việc định kỳ, theo dõi tiến độ, ghi nhận các vướng mắc và báo cáo kịp thời cho Trưởng phòng.
- Phối hợp cùng Trưởng phòng Marketing nắm kế hoạch tổng thể theo năm/quý/tháng và các ưu tiên trọng tâm từng giai đoạn (Brand, Trade, Digital, Packaging, Activation, Tết…).
- Xây dựng, theo dõi và cập nhật bảng tổng hợp công việc của phòng Marketing, bao gồm danh sách dự án/chiến dịch, người phụ trách (PIC), các mốc timeline quan trọng và tình trạng thực hiện.
2, Hỗ trợ quản lý dự án Marketing (Project Coordination)
- Hỗ trợ Trưởng phòng lập Project Tracker (timeline, deliverables, trách nhiệm, dependencies).
- Là đầu kết nối nội bộ: Thu thập thông tin từ Brand, Trade, Design, Digital, Sales liên quan đến dự án.
- Ghi nhận & báo cáo: các rủi ro (chậm artwork, chậm sản xuất POSM, vướng approval, vướng ngân sách…); đề xuất bước xử lý tiếp theo (cùng Trưởng phòng).
- Theo dõi & cập nhật tiến độ các hạng mục: Key Visual, Kế hoạch digital, POSM, Activation, Nội dung, Approval, Sản xuất, Triển khai…
3, Tổng hợp báo cáo & phân tích cơ bản
- Hỗ trợ phân tích dữ liệu cơ bản; tổng hợp và trình bày các chỉ số chính (reach, engagement, sell- in/sell- out, độ phủ POSM, số lượng event…) thành báo cáo/slide tóm tắt phục vụ Trưởng phòng báo cáo Ban Giám đốc.
- Thu thập báo cáo định kỳ từ các bộ phận Brand, Trade, Digital, PG, Design (khi cần) và Sales (phục vụ đánh giá hiệu quả chiến dịch).
- Chuẩn hóa và tổng hợp báo cáo tuần/tháng/quý của phòng Marketing theo format thống nhất, bao gồm: hoạt động đã triển khai, kết quả chính (Brand/Digital/Trade), các vấn đề – rủi ro và kế hoạch giai đoạn tiếp theo.
4, Quản lý hành chính – lịch trình – họp hành của Phòng Marketing
- Ghi nhận và tổng hợp biên bản họp (MOM) đối với các cuộc họp quan trọng, làm rõ nội dung chính, quyết định, người phụ trách và deadline; gửi các bên liên quan và lưu trữ theo quy định.
- Chuẩn bị và điều phối công tác họp, gồm agenda, tài liệu họp (slide, báo cáo, phụ lục), danh sách người tham dự và hình thức họp (offline/online).
- Quản lý lịch làm việc cơ bản của Trưởng phòng Marketing, bao gồm các cuộc họp nội bộ, họp liên phòng ban và họp với Ban Giám đốc/đối tác/agency.
5, Quản lý tài liệu & hệ thống thông tin Marketing
- Chuẩn hóa việc quản lý dữ liệu, bảo đảm tài liệu được sắp xếp logic, có version rõ ràng, dễ truy xuất và phân quyền truy cập phù hợp cho nội bộ Marketing và các phòng ban liên quan.
- Xây dựng và duy trì hệ thống thư mục dữ liệu của phòng Marketing theo các mảng Brand, Trade, Digital và Thiết kế; đảm bảo lưu trữ đầy đủ guideline, kế hoạch, tài liệu triển khai, báo cáo và file thiết kế.
6, Giao tiếp & phối hợp với các phòng ban khác
- Đóng vai trò đầu mối hành chính và điều phối thông tin của phòng Marketing khi làm việc với các phòng ban liên quan (Sales, Finance, Supply/Logistics, HR) trong triển khai chương trình, quản lý ngân sách – chi- phí, vật phẩm marketing và công tác nhân sự.
- Chuẩn bị và gửi các tài liệu, thông báo liên quan (email, công văn nội bộ, bảng tóm tắt chương trình, file tổng hợp…), đảm bảo thông tin từ phòng Marketing được truyền đạt rõ ràng, chính xác và thống nhất.
7, Hỗ trợ Trưởng phòng trong công tác tuyên truyền & xây dựng văn hóa doanh nghiệp
- Tạo không khí làm việc tích cực & lan tỏa giá trị văn hóa
- Tổ chức các hoạt động nội bộ tăng cường gắn kết
- Theo dõi & đánh giá việc thực thi văn hóa trong phòng Marketing
- Truyền đạt đúng thông điệp của Trưởng phòng đến toàn đội
8, Hỗ trợ xây dựng lộ trình đào tạo & phát triển năng lực cho phòng Marketing
- Tổ chức và điều phối hoạt động đào tạo, phối hợp với Trưởng phòng và các Trưởng bộ phận để lập kế hoạch đào tạo theo tháng/quý.
- Phối hợp với Trưởng phòng và các Trưởng bộ phận trong việc xây dựng khung năng lực chuẩn cho từng vị trí và lộ trình đào tạo (Training Roadmap) theo các nhóm chức danh (Brand, Trade, Design, PG).
- Theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả đào tạo và đề xuất nhân sự tiềm năng tham gia các chương trình phát triển.
9, Thực hiện các công việc khác theo phân công của Cán bộ quản lý trực tiếp phù hợp với năng lực và phạm vi công việc.
