Hành chính và Quản trị chung
• Điều phối và giám sát các hoạt động của phòng Hành chính Nhân sự.
• Đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định pháp luật về lao động do Nhà nước ban hành.
• Đảm bảo các cơ sở vật chất dành cho nhân viên được duy trì theo tiêu chuẩn vận hành VietArt.
• Đảm bảo tuân thủ đầy đủ chính sách và quy trình nhân sự của công ty.
• Đảm bảo các hoạt động của phòng Hành chính Nhân sự phù hợp với chiến lược nhân sự của lãnh đạo công ty.
• Giám sát các chương trình phúc lợi cho nhân viên, đảm bảo các chế độ được cung cấp phù hợp và cạnh tranh trên thị trường địa phương.
Quản lý chiến lược nhân sự
• Xây dựng kế hoạch nhân sự năm: nhu cầu tuyển dụng, ngân sách lương, đào tạo, hoạt động nhân viên.
• Đề xuất cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược mở rộng chuỗi nhà hàng.
• Đảm bảo ngân sách vận hành của phòng Hành chính Nhân sự được tuân thủ nghiêm ngặt, kiểm soát tất cả chi phí và phê duyệt đúng quy định cho các khoản chi.
• Đảm bảo triển khai các chương trình truyền thông nội bộ hiệu quả nhằm tối đa hóa nhận thức của nhân viên về VietArt DNA.
• Thiết lập KPI cho bộ phận Hành chính Nhân sự và giám sát thực hiện.
• Đảm bảo công ty tuân thủ tất cả quy định của chính quyền địa phương liên quan đến giấy phép.
• Nghiên cứu và đề xuất các gói lương thưởng, phúc lợi và khuyến khích cạnh tranh.
• Hỗ trợ các mục tiêu tài chính của công ty thông qua việc quản lý đúng đắn và hiệu quả.
• Duy trì mức nhân sự hợp lý và hệ thống tính lương hiệu quả, hỗ trợ các trưởng bộ phận tối đa hóa năng suất và giảm thiểu chi phí lương không cần thiết.
Xây dựng & Quản lý ngân sách
• Xây dựng & quản lý ngân sách đầu tư mua sắm trang thiết bị, công cụ phục vụ cho Khối Văn phòng hàng năm theo kế hoạch nhân sự và kế hoạch phát triển công ty.
• Xây dựng ngân sách P&L- Khối văn phòng ( Back Office) theo kế hoạch kinh doanh hàng năm.
• Quản lý, kiểm soát việc thực hiện theo ngân sách quỹ lương theo tháng/quý/năm đã duyệt. Cảnh báo các chỉ số vượt ngân sách cho các phòng ban và BODs
• Quản lý và kiểm soát ngân sách P&L – Khối văn phòng ( Back office) theo tháng/quý/năm đã duyệt. Cảnh báo các chỉ số vượt ngân sách cho các phòng ban và BODs.
• Xây dựng ngân sách bao gồm: Ngân sách quỹ lương cho toàn bộ công ty theo quy mô và kế hoạch kinh doanh hàng năm.
• Xây dựng và quản lý các khoản ngân sách khác do HCNS trực tiếp quản lý.
Đào tạo & Phát triển
• Tổ chức đào tạo kỹ năng mềm, văn hóa doanh nghiệp cho toàn hệ thống.
• Hỗ trợ đào tạo nhân viên phòng Hành chính Nhân sự, đảm bảo họ có kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
• Xây dựng chương trình đào tạo định kỳ cho nhân viên phục vụ, bếp và quản lý nhà hàng.
• Thực hiện đánh giá phát triển năng lực hàng năm với nhân viên, hỗ trợ họ đạt được mục tiêu phát triển nghề nghiệp.
• Hỗ trợ phát triển đội ngũ giám sát và quản lý của công ty thông qua việc triển khai kế hoạch kế nhiệm hiệu quả và các chương trình huấn luyện phù hợp.
• Giám sát chức năng đào tạo và phát triển cho toàn bộ nhân viên.
• Phối hợp với Trưởng Bộ phận lập kế hoạch chọn lọc, bồi dưỡng và phát triển nhân sự nguồn nội bộ
• Đánh giá hiệu quả đào tạo và đề xuất cải tiến.
Tuyển dụng & Bố trí nhân sự
• Quản lý quy trình onboarding cho nhân viên mới.
• Lập kế hoạch tuyển dụng theo từng tháng/quý cho các vị trí vận hành (bếp, phục vụ, quản lý nhà hàng) và văn phòng.
• Tuyển dụng, phối hợp phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng.
• Giám sát quy trình tuyển dụng và lựa chọn nhân sự của công ty, cung cấp cho các Trưởng bộ phận giải pháp tuyển dụng hiệu quả và tối ưu.
• Phối hợp liên kết với các trung tâm đào tạo nghề hoặc dạy học về mở rộng nguồn nhân lực về thực tập sinh
Quản lý quan hệ lao động & Tuân thủ pháp luật
• Khuyến khích nhân viên sáng tạo và đổi mới, đồng thời ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của họ cho sự thành công của thương hiệu.
• Duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp và tích cực với tất cả cấp nhân viên, quan tâm đến phúc lợi, an toàn và sự phát triển của họ.
• Giải quyết khiếu nại, tranh chấp lao động, xử lý kỷ luật.
• Đảm bảo tất cả nhân viên hiểu rõ và tuân thủ nội quy lao động.
• Đại diện cho công ty trong các cuộc đàm phán với công đoàn và các hoạt động liên quan.
• Đảm bảo nhân viên duy trì tiêu chuẩn cao về ngoại hình và vệ sinh cá nhân, tuân thủ quy định về diện mạo của thương hiệu.
• Đảm bảo nhân viên tuân thủ tất cả quy định của công ty và địa phương liên quan đến an toàn phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động và an ninh.
• Giám sát và hỗ trợ triển khai VietArt DNA tại tất cả các bộ phận.
• Thực hiện Khảo sát Ý kiến Nhân viên, giám sát việc triển khai kế hoạch hành động từ khảo sát do các Trưởng bộ phận xây dựng và đảm bảo các thay đổi liên quan được thực hiện.
• Đảm bảo tất cả nhân viên được đối xử công bằng và nhất quán theo các điều khoản hợp đồng lao động, quy định pháp luật địa phương và chính sách/quy trình của công ty.
• Đảm bảo tất cả nhân viên đi làm đúng giờ, mặc đồng phục và đeo bảng tên đầy đủ.
• Đảm bảo tuân thủ luật lao động, BHXH, BHYT, BHTN.
• Soạn thảo và cập nhật nội quy lao động, quy chế thưởng phạt.
Chính sách lương thưởng & Phúc lợi
• Xây dựng thang bảng lương, cơ chế thưởng KPI cho từng vị trí.
• Kiểm soát chi phí nhân sự, tối ưu ngân sách.
• Đề xuất các chương trình phúc lợi (bảo hiểm sức khỏe, team building, sinh nhật).
Quản lý hệ thống & Báo cáo
• Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, hệ thống chấm công và tính lương.
• Đề xuất giải pháp giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng gắn kết nhân viên..
• Báo cáo định kỳ về biến động nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự cho Ban Giám đốc.
Dịch vụ Khách hàng
• Duy trì mối quan hệ tích cực với khách và đồng nghiệp, đảm bảo hợp tác tốt trong công việc.
• Xử lý tất cả khiếu nại và yêu cầu của nhân viên một cách lịch sự, hiệu quả, theo dõi đến khi vấn đề được giải quyết thỏa đáng.
• Hỗ trợ thương hiệu tập trung vào dịch vụ khách hàng bằng cách đào tạo và hỗ trợ người khác đào tạo nhân viên nhằm cung cấp dịch vụ vượt trội cho khách hàng.
• Đảm bảo nhân sự phòng Hành chính Nhân sự cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, lịch sự và tận tâm cho các nhân viên khác và khách làm việc với bộ phận.
Nhiệm vụ khác
• Đảm bảo tiêu chuẩn cao về ngoại hình và tác phong cá nhân.
• Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác khi được giao.
• Tuân thủ các quy định, đặc biệt là các chính sách về phòng cháy chữa cháy, vệ sinh, sức khỏe và an toàn.
• Luôn duy trì thái độ và hành vi quản lý có trách nhiệm, đại diện tích cực cho đội ngũ quản lý công ty.
