MỤC TIÊU CHỨC DANH
Tổ chức, quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động mua nguyên vật liệu, bao bì, vật tư phục vụ sản xuất – kinh doanh của Công ty Hiệp Phát đúng tiến độ – đúng chất lượng – đúng giá – đúng quy trình, đảm bảo nguồn cung ổn định, tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro.
CHỨC NĂNG (Theo đúng file chức năng nhiệm vụ phòng mua hàng)
Theo dõi chi phí và đề xuất tiết kiệm mua hàng.
Đánh giá định kỳ năng lực nhà cung cấp.
Đàm phán giá, điều khoản và hợp đồng mua bán.
Phối hợp kho – kế toán – sản xuất tối ưu tồn kho.
Lập kế hoạch và quản lý mua hàng theo nhu cầu SXKD.
Tham mưu chiến lược cung ứng và dự phòng rủi ro.
Quản lý hồ sơ, hợp đồng và chứng từ mua hàng.
Đặt hàng, theo dõi giao nhận và chất lượng đầu vào.
Xây dựng, duy trì quan hệ nhà cung cấp.
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
NHIỆM VỤ & TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Lập kế hoạch mua hàng
Xác định nhu cầu nguyên liệu, bao bì, vật tư.
Thu thập kế hoạch sản xuất – kinh doanh theo tháng/quý.
Theo dõi tồn kho, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Báo cáo tổng hợp mua hàng tuần/tháng.
Lập kế hoạch và ngân sách mua hàng trình duyệt.
Quản lý nhà cung cấp
Đề xuất thay thế nhà cung cấp rủi ro.
So sánh báo giá, chất lượng, tiến độ giao hàng.
Xây dựng danh sách nhà cung cấp chiến lược.
Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất nhà cung cấp mới.
Đánh giá định kỳ theo quý/năm.
Đàm phán & hợp đồng
Đánh giá hiệu quả sau mỗi đợt mua.
Soạn thảo, trình ký hợp đồng mua bán.
Theo dõi thực hiện hợp đồng.
Đàm phán giá, điều khoản thanh toán, giao hàng.
Kiểm soát đặt hàng – giao nhận
Xử lý hàng lỗi, hàng sai quy cách.
Phối hợp kho kiểm tra số lượng, chất lượng.
Kiểm soát đơn đặt hàng theo quy trình.
Theo dõi dữ liệu mua hàng trên MISA / Google Sheet.
Theo dõi tiến độ giao hàng.
Kiểm soát chi phí & hiệu quả
Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng/doanh thu.
Đề xuất mua số lượng lớn, hợp đồng dài hạn.
Theo dõi chi phí mua theo từng mặt hàng.
Đề xuất phương án tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Hồ sơ – chứng từ
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ (bản cứng & Google Drive).
Kiểm soát hợp đồng, báo giá, phiếu nhập.
Đối chiếu công nợ nhà cung cấp với kế toán.
Tham mưu & quản trị rủi ro
Phân tích biến động giá nguyên liệu.
Báo cáo rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng.
Lập danh sách nhà cung cấp dự phòng.
Đề xuất mua dự trữ khi cần.
