Quy trình soạn thảo văn bản được đề ra nhằm mục đích đảm bảo các tài liệu được triển khai và áp dụng một cách nhất quán về cả hình thức và cách trình bày. Bên cạnh đó, nó giúp nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả của tài liệu.
I. Mục đích của quy trình soạn thảo văn bản
Mục đích của quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản được đề ra nhằm mục đích cung cấp phương pháp thống nhất cho việc soạn thảo các tài liệu. Ngoài ra, Quy trình soạn thảo văn bản được đề ra để đảm bảo các tài liệu được triển khai và áp dụng một cách nhất quán về cả hình thức và cách trình bày.
II. Phạm vi của quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản này được áp dụng cho tất cả các loại tài liệu văn bản trong mọi hoạt động
III. Nội dung
Nội dung của quy trình soạn thảo văn bản
1. Biên soạn công văn quyết định
1.1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản
a) Khổ giấy
Các tài liệu, công văn được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các loại văn bản khác như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, các phiếu gửi (148 mm x 210 mm) hoặc trên các loại giấy mẫu in sẵn.
b) Kiểu trình bày
Kiểu trình bày theo chiều dài của tờ giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Với trường hợp nội dung văn bản có kèm các bảng, biểu mẫu nhưng không được làm thành từng phụ lục riêng thì văn bản đó có thể được trình bày theo chiều rộng của tờ giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
- Trang mặt trước:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.
- Trang mặt sau:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm.
1.2. Kỹ thuật trình bày các phần thể thức văn bản
Các thành phần thể thức văn bản trong quy trình soạn thảo văn bản được trình bày như sau:
a) Quốc hiệu:
Quốc hiệu trong quy trình soạn thảo văn bản được trình bày tại ô số 1.
Dòng chữ trên: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam sẽ được trình bày bằng các chữ in hoa, cỡ chữ thường từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng chữ dưới: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc sẽ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ thường từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, in đậm; chữ cái đầu của cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có thêm dấu gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, có độ dài bằng với độ dài của dòng chữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Tên cơ quan và tổ chức ban hành văn bản sẽ được trình bày tại ô số 2.
Tên cơ quan, tổ chức và cấp trên trực tiếp được trình bày bằng các chữ in hoa, cỡ chữ thường từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan hay tổ chức ban hành văn bản sẽ được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ thường từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
c) Số, ký hiệu của văn bản:
Số, ký hiệu của mỗi văn bản được trình bày tại ô số 3.
Các số được trình bày bằng chữ in thường và ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ thường là 13, kiểu chữ đứng; sau từ số có thêm dấu hai chấm; giữa số và các ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các chữ viết tắt trong ký hiệu của văn bản sẽ có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ như: Số: 188/QĐ-CTY
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Địa danh và ngày, tháng, năm trong ban hành văn bản phải được trình bày tại ô số 4, bằng các chữ in thường, cỡ chữ thường từ 13 đến 14, kiểu chữ in nghiêng; sau địa danh phải có dấu phẩy. Được căn lề về phía bên phải của văn bản. Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2017
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Tên loại và trích yếu nội dung trong các loại văn bản thao Quy trình soạn thảo văn bản sẽ được ghi tên trình bày tại ô số 5a; tên các loại văn bản được đặt ở giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ thường từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng và in đậm; trích yếu nội dung của văn bản được đặt căn giữa, ngay dưới tên của loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ là 14, kiểu chữ đứng và in đậm; bên dưới trích yếu sẽ có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng khoảng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ ấy và đặt cân đối với dòng chữ.
Trích yếu nội dung trong công văn được trình bày ở ô số 5b, sau chữ viết tắt V/v (về việc) bằng loại chữ in thường, cỡ chữ thường 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản:
Nội dung văn bản sẽ được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) cần được trình bày bằng các chữ in thường, cỡ chữ thường từ 13 đến 14;
Đối với các văn bản quy phạm của pháp luật và văn bản về hành chính có phần căn cứ về pháp luật để ban hành thì sau mỗi căn cứ ấy phải xuống dòng, cuối dòng phải có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng sẽ kết thúc bằng dấu phẩy.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:
Quyền hạn, chức vụ của người ký sẽ được trình bày tại ô số 7a; chức vụ của người ký thường được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt như TM...., KT...., TL...., quyền hạn và các chức vụ của người ký được trình bày bằng các chữ in hoa, cỡ chữ thường từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng loại chữ in thường, cỡ chữ thường từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và in đậm.
Chữ ký của người có thẩm quyền sẽ được trình bày tại ô số 7c.
h) Dấu của cơ quan:
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8.
i) Nơi nhận:
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
2. Biên soạn quy trình quy định
2.1. Hình thức tài liệu
Mẫu chữ thường được dùng là fonts TIMES NEW ROMAN, kích cỡ là 12.
Các loại tài liệu thuộc về Hệ thống quản lý của Công ty ở dạng văn viết và lưu đồ .
Quy ước về các biểu diễn trong các lưu đồ của quy trình soạn thảo văn bản được sử dụng bắt buộc cho tất cả các các loại tài liệu như sau:
Phần bìa của các tài liệu theo trang 1 của tài liệu này (trừ dạng biểu mẫu).Tất cả các tài liệu đều có thể trình bày bằng văn xuôi hoặc dưới dạng lưu đồ …, tuy nhiên với các tài liệu là Thủ tục thì nên trình bày theo dạng lưu đồ.
Phần trên cùng của tài liệu sẽ bao gồm logo của Công ty, tên Công ty, phần theo dõi hiệu lực của tài liệu đó) có trong tất cả các trang của bản tài liệu.
Phần theo dõi cần sửa đổi của tài liệu như trang 2 của hướng dẫn này.
2.2. Nội dung tài liệu
Nội dung của tài liệu theo quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các mục theo thứ tự như sau:
Mục đích: là mục đích từ việc sử dụng tài liệu.
Phạm vi: có thể hiểu là Lĩnh vực, phạm vi áp dụng của tài liệu.
Định nghĩa: định nghĩa các thuật ngữ hoặc các từ viết tắt (nếu có).
Nội dung tài liệu: nêu thứ tự của các bước thực hiện theo một công việc bao gồm các thông tin về:
Cái gì cần làm, phải làm hay nên làm? Tại sao?
Ai thực hiện công việc ấy? Thực hiện như thế nào?Thực hiện ở đâu?Khi nào thực hiện?
LƯU Ý: Phần nội dung này trong Quy trình soạn thảo văn bản cần được thực hiện theo trình tự: Phần thứ nhất là lưu đồ, phần thứ hai sẽ là phần thuyết minh và trả lời các câu hỏi trên.
- Tài liệu tham khảo: Các tài liệu, văn bản tham khảo được dùng làm cơ sở cho việc quy trình soạn thảo văn bản.
- Phụ lục : các Hướng dẫn về công việc, Quy định, Tiêu chuẩn, Mẫu biểu … đều phải đính kèm với tài liệu.
2.3. Trình bày tài liệu
Theo cách trình bày của Hướng dẫn công việc này
Viết tắt của các loại tài liệu cụ thể như sau:
Đối với mã số thì mỗi loại tài liệu sẽ sử dụng một mã số tiến theo thời gian, tuy nhiên riêng biểu mẫu thì chỉ đánh số như sau: Bộ phận – x – BM0y
Trong đó: x chính là số của quy trình, và y là số của biểu mẫu theo thứ tự lũy tiến.
Đối với các tài liệu bên ngoài thì ngoài số hiệu của chúng đều có sẵn, công ty sẽ sử dụng số tham khảo là: mã số tiến / TLBN – tên viết tắt của các bộ phận sử dụng.
Mã số tham khảo của mỗi bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ tự ghi vào tài liệu bên ngoài.
Quy trình soạn thảo văn bản về đóng dấu tài liệu: Để kiểm soát các tài liệu Công ty dùng đến 03 mẫu dấu là dấu kiểm soát, dấu hết hiệu lực và cả dấu tham khảo. Dấu này được đóng lên tất cả các trang của bản tài liệu , Mẫu dấu cụ thể như sau:
Tải biểu mẫu Quy trình soạn thảo văn bản
Biểu mẫu Quy trình soạn thảo văn bản
Trang chủ 
Mẫu CV 
Nhắn tin 
Tài khoản 
Thêm