Bộ tiêu chuẩn ISO nhà máy dệt may

Hướng dẫn công việc hiệu chuẩn nội bộ thiết bị đo, thủ tục tiếp nhận vào bảo quản tài sản khách hàng và tổng hợp những biểu mẫu, quy định, thủ tục cần thiết phải có trong bộ ISO nhà máy dệt may

I. Hướng dẫn công việc hiệu chuẩn nội bộ thiết bị đo

Hướng dẫn công việc hiệu chuẩn nội bộ thiết bị đo nhằm mục đích hướng dẫn cách thức hiệu chuẩn thiết bị đo và các sai số cho phép khi thực hiện hiệu chuẩn được áp dụng cho việc hiệu chuẩn nội bộ tất cả các phương tiện đo trong toàn công ty.

1. Trách nhiệm hiệu chuẩn nội bộ thiết bị đo

Trách nhiệm hiệu chuẩn bao gồm:

• Tổ bảo trì may hiệu chuẩn các thiết bị đo thuộc phòng quản lý chất lượng, xí nghiệp may, thêu, kho nguyên liệu, phụ liệu may và khối văn phòng.
• Tổ bảo trì dệt hiệu chuẩn các thiết bị đo thuộc phạm vi xưởng dệt
• Tổ bảo trì nhuộm hiệu chuẩn thiết bị đo thuộc phạm vi nhà máy nhuộm

Tiêu chuẩn ISO nhà máy dệt may

2. Hướng dẫn chi tiết

Bản chất thực sự của việc hiệu chuẩn chính là so sánh thiết bị đo với chuẩn để có thể đánh giá sai số, các đặc trưng kỹ thuật và đo lường khác của nó. Trước khi hiệu chuẩn nội bộ, người được giao nhiệm vụ hiệu chuẩn phải hiệu chuẩn thiết bị đo tại Trung tâm 3. Khi được hiệu chuẩn, thiết bị đo sẽ được Trung tâm 3 dán nhãn hiệu chuẩn và kèm theo biên bản hiệu chuẩn xác nhận thiết bị đo đạt tiêu chuẩn Việt Nam. Nhãn thiết bị đo được hiệu chuẩn cần được bọc lại kỹ càng để tránh bị mất hoặc bị hỏng hóc do cọ xát. Thiết bị đo được đi hiệu chuẩn bao gồm: thước sắt (1 mét), quả cân 100g, 1kg và 5kg.

Người hiệu chuẩn cần phải chuẩn bị tem hiệu chuẩn để dán lên thiết bị đo trước khi hiệu chuẩn và phải thông báo đến các bộ phận chuyển các thiết bị đo đến tổ bảo trì để thực hiện hiệu chuẩn theo lịch.

Trong trường hợp thiết bị đo cần hiệu chuẩn là thước đo thì người hiệu chuẩn cần sử dụng phương pháp so sánh trực tiếp là so sánh thước cần hiệu chuẩn với thước đã được hiệu chuẩn. Cần đặt thước chuẩn xuống sàn nhà hoặc mặt phẳng, để hai thước so sánh song song với nhau sao cho thước không cong, không lệch, không co dúm. Vạch chia giữa hai thước trùng nhau ở vị trí không và sau đó tiến hành kiểm tra ở vị trí 100cm. Nếu như độ sai số cho phép là 1.2mm thì nghĩa là thước đã đạt tiêu chuẩn yêu cầu.

Trong trường hợp thiết bị đo cần hiệu chuẩn là cân thì người hiệu chuẩn cần dùng quả cân đã hiệu chuẩn để so sánh. Để cân trên mặt phẳng và đợi kim dừng hẳn thì mới kiểm tra hiện tại kim đang ở vạch nào. Nếu cân dưới 1kg thì dùng quả cân 100g, sai số cho phép là 0.2 gam. Với cân trên 1kg thì dùng quả cân 1kg, sai số cho phép là 2 gam. Với cân trên 5kg thì dùng quả cân 5kg, sai số cho phép là 10 gam.

Công việc làm hồ sơ hiệu chuẩn và thực hiện các hành động khắc phục phòng ngừa được thực hiện theo Thủ tục hiệu chuẩn và kiểm soát thiết bị đo

3. Biểu mẫu hiệu chuẩn nội bộ thiết bị đo

3.1. Lịch hiệu chuẩn thiết bị đo

Lịch hiệu chuẩn thiết bị đo

3.2. Kế hoạch hiệu chuẩn thiết bị đo

Kế hoạch hiệu chuẩn thiết bị đo

II. Thủ tục tiếp nhận vào bảo quản tài sản khách hàng

Thủ tục tiếp nhận và bảo quản tài sản khách hàng nhằm mục đích đảm bảo tài sản của khách hàng được bảo quản tốt nhất theo các quy định của công ty và yêu cầu của khách hàng.

Thủ tục tiếp nhận và bảo quản tài sản khách hàng được áp dụng cho các loại nguyên phụ liệu, thiết bị máy móc được khách hàng chuyển giao cho công ty và áp dụng cho các loại tài liệu theo quy định về bảo mật tài liệu của công ty.

Lưu ý: các thuật ngữ trong thủ tục tiếp nhận và quản lý tài sản khách hàng áp dụng phù hợp theo ISO 9001:2000

1. Sơ đồ

Sơ đồ Thủ tục tiếp nhận vào bảo quản tài sản khách hàng

2. Nhận và kiểm tra Packing list

Bộ phận kho sẽ tiến hành sắp xếp lại khu vực để hàng hóa, chuẩn bị khu vực để hàng chuẩn bị nhập. Tiến hành kiểm tra Packing list, trong trường hợp thấy các số liệu ở Packing list không rõ ràng hoặc sai so với thông tin mà kho nhận được thì sẽ tiến hành báo lên cho Bộ phận Kế hoạch biết.

3. Nhập hàng

Khi nhận được thông báo của khách hàng về việc hàng hóa nhập cảng, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ nhận hàng theo quy trình công việc xuất nhập khẩu

4. Kiểm tra hàng hoá

Công việc kiểm tra hàng hóa bao gồm:

• Kiểm tra số lượng hàng hóa theo phương pháp đồng dạng
• Kiểm tra chất lượng theo các hướng dẫn của bộ phận kỹ thuật
• Kiểm tra quy cách theo đúng kỹ thuật
• Kiểm tra nguyên phụ liệu do KCS thực hiện

5. Nhập kho và sắp xếp hàng hóa

• Hàng hoá khi về kho sẽ được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho, hướng dẫn công việc lưu kho và hướng dẫn công việc cho nhân viên kho.
• Mỗi mã hàng, nguyên phụ liệu cần có thẻ treo trên kệ để hàng hóa ghi rõ: tên mã, tên nguyên phụ liệu, màu sắc, size, ngày nhập
• Nhân viên thủ kho cần đảm bảo các công cụ và hình thức sắp xếp không làm ảnh hưởng, hư hỏng đến sản phẩm
• Nhân viên thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và giám sát việc sắp xếp hàng hóa
• Nhân viên thủ kho chịu trách nhiệm việc làm thủ tục nhập kho, sắp xếp hàng hóa, nguyên phụ liệu đúng nơi quy định và cần phải đánh số mã hiệu trên bao bì, hộp đựng hàng hóa, nguyên phụ liệu đó
• Chỉ có nhân viên thủ kho mới có quyền hạn đưa hàng hóa vào kho hoặc dịch chuyển vị trí hàng hóa trong kho
• Kho cần được định kỳ kiểm tra 6 tháng một lần do ban kiểm kê thực hiện để xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa
• Việc kiểm tra định kỳ kho cần phải được ghi lại rõ ràng trong biên bản kiểm kho.
• Đối với các sản phẩm không phù hợp khi phát hiện trong quá trình kiểm khi thì cần được tách riêng, đánh dấu và xử lý theo thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp
• Việc xuất nhập kho cần tuân theo quy định về xuất nhập nguyên liệu, vật tư hàng hóa
• Hàng hóa khi lưu kho phải tuân thủ nguyên tắc nhập trước và xuất trước bằng cách đánh số thứ tự, ghi ngày nhập kho

6. Lưu hồ sơ, ghi thẻ bài, ghi thẻ kho

• Nhân viên thủ kho thực hiện lưu trữ hồ sơ hàng nhập một cách rõ ràng, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu
• Nhân viên kho cần ghi thẻ bài đầy đủ cho các mã hàng bao gồm mã, màu sắc, kích thước, size, khách hàng và gắn vào nơi để hàng hóa
• Nhân viên kho thực hiện nhập số lượng hàng vào thẻ kho. Tương ứng với mỗi mã hàng sẽ có một thẻ kho riêng và thể hiện đủ các yếu tố: mã hàng, tên hàng, size, khách hàng, số lượng
• Thẻ kho sẽ để trong các file riêng có ghi chú thuận tiện cho việc tìm kiếm

7. Báo cáo số lượng

• Kho sẽ tiến hành báo cáo số lượng hàng hóa cho bộ phận kế hoạch và kế toán thông qua phiếu nhập kho. Khi bộ phận kho giao phiếu nhập thì cần yêu cầu bộ phận kế hoạch và bộ phận kế toán ký nhận phiếu
• Trong phiếu nhập kho phải thể hiện được số lượng hàng hóa trên Packing list, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng hư hỏng và các lưu ý
• Phiếu nhập khi cần được lập và chuyển đi chậm nhất là 2 ngày kể từ lúc hàng nhập tiến hành nhập kho

8. Xuất hàng

Bộ phận kho dựa theo phiếu xuất khi để thực hiện kiểm tra nội dung của phiếu xuất kho so với bảng màu, số lượng, kích cỡ, size. Nếu có sai sót thì không xuất kho và báo cho bộ phận phát hành phiếu xuất kho biết.

Nhân viên kho chỉ được phát hàng hóa, nguyên phụ liệu khi có đầy đủ phiếu xuất kho

9. Thanh lý và lưu kho

• Những nguyên phụ liệu và các bán thành phẩm lỗi nếu chưa thanh lý thì chưa được bán hoặc chuyển giao đi nơi khác
• Nhiệm vụ quan trọng của bộ phận kế hoạch là làm thanh lý và tiến hành chuyển phần nguyên phụ liệu, các bán thành phẩm, hàng hóa cho khách hàng một cách nhanh nhất sau khi đơn hàng đã sản xuất xong
• Kho sẽ dựa trên bảng thanh lý nguyên phụ liệu để tiến hành xuất trả lại cho khách hàng phần nguyên phụ liệu theo phiếu xuất kho
• Phần nguyên phụ liệu, bán thành phẩm, hàng hóa của công ty còn lại thì kho sắp xếp vào khu vực riêng, đánh dấu rõ ràng và chờ kế hoạch của bộ phận kế hoạch

10. Máy móc thiết bị

• Bộ phận có nhu cầu sẽ tiến hành nhập và kiểm tra máy móc, thiết bị. Nếu phát hiện sai sót thì giữ nguyên hiện trạng và báo cho khách hàng xử lý
• Khi kiểm tra xong thì bộ phận có nhu cầu kết hợp cùng bộ phận bảo trì lập biên bản kiểm tra máy móc và chuyển giao cho khách hàng một bản
• Bộ phận bảo trì sẽ tiến hành lắp đặt máy móc và hướng dẫn công nhân cách sử dụng
• Trong quá trình sử dụng, bộ phận bảo trì sẽ định kỳ kiểm tra, bảo trì theo thủ tục bảo trì thiết bị. Nếu khách hàng có yêu cầu bảo trì bào kiểm tra cao hơn thì phải thực hiện theo yêu cầu của khách hàng
• Trường hợp máy móc thiết bị hư hỏng thì bộ phận sử dụng cần thông báo ngay cho khách hàng được biết
• Khi máy móc thiết bị sử dụng xong thì bộ phận sử dụng cần báo ngay cho khách hàng, tiến hành lập biên bản về tình trạng của máy móc và thực hiện các thủ tục thanh lý với khách hàng.

11. Biểu mẫu thủ tục tiếp nhận và bảo quản tài sản khách hàng

Bảng xếp dỡ đồ, lưu kho

III. Bộ ISO nhà máy dệt may

1. Thủ tục xem xét của lãnh đạo

1.1. Biên bản họp xem xét của lãnh đạo

Biên bản họp xem xét của lãnh đạo

1.2. Báo cáo xem xét của lãnh đạo

Báo cáo xem xét của lãnh đạo

2. Thủ tục đánh giá nội bộ

2.1. Thủ tục đánh giá nội bộ

Thủ tục đánh giá nội bộ

2.2. Báo cáo kết quả đánh giá chất lượng nội bộ

Báo cáo kết quả đánh giá chất lượng nội bộ

3. Thủ tục khắc phục, phòng ngừa

3.1. Thủ tục khắc phục phòng ngừa

Thủ tục khắc phục phòng ngừa

3.2. Sổ theo dõi CAR

Sổ theo dõi CAR

4. Thủ tục kiểm soát tài liệu

4.1. Thủ tục kiểm soát tài liệu

Thủ tục kiểm soát tài liệu

4.2. Biểu mẫu theo dõi sửa đổi tài liệu

Biểu mẫu theo dõi sửa đổi tài liệu

4.3. Phiếu đề xuất áp dụng TLBN

Phiếu đề xuất áp dụng TLBN

5. Thủ tục kiểm tra thử nghiệm sản phẩm

Thủ tục kiểm tra thử nghiệm sản phẩm

6. Thủ tục lập Kế hoạch và triển khai sản xuất

Thủ tục lập Kế hoạch và triển khai sản xuất

7. Thủ tục thiết kế và phát triển sản phẩm

Thủ tục thiết kế và phát triển sản phẩm

8. Thủ tục thu thập - ghi nhận - giải quyết khiếu nại khách hàng

8.1. Thủ tục xử lý khiếu nại khách hàng

Thủ tục xử lý khiếu nại khách hàng

8.2. Phiếu ghi nhận ý kiến khách hàng

Phiếu ghi nhận ý kiến khách hàng

8.3. Sổ theo dõi khiếu nại khách hàng

Sổ theo dõi khiếu nại khách hàng

8.4. Phiếu thu thập ý kiến khách hàng

Phiếu thu thập ý kiến khách hàng

9. Thủ tục tiếp nhận và bảo quản tài sản khách hàng

9.1. Thủ tục tiếp nhận và bảo quản tài sản khách hàng

Thủ tục tiếp nhận và bảo quản tài sản khách hàng

9.2. Bảng xếp dỡ, lưu kho

Bảng xếp dỡ, lưu kho

10. Quy trình trao đổi thông tin nội bộ

Quy trình trao đổi thông tin nội bộ