Hàm subtotal là gì? Cách dùng hàm subtotal trong excel chuyên nghiệp nhất

Excel là một ứng dụng tuyệt vời được phát minh nhằm phục vụ hoạt động sản xuất và kinh doanh của con người. Trong đó, học excel cơ bản cần biết về hàm subtotal. Vậy hàm subtotal là gì, cách dùng hàm subtotal chuyên nghiệp trong excel ra sao?

Hàm Subtotal trong excel là hàm đóng vị trí quan trọng và có nhiều ứng dụng. Từ lâu, excel là một trong các ứng dụng nổi bật của hệ điều hành Microsoft. Đây cũng là phần mềm được vận dụng trong nhiều ngành nghề từ tài chính - ngân hàng đến quản lý bán hàng, việc làm marketing hoặc kế toán - kiểm toán. Và việc thành thạo hàm subtotal là điều không thể thiếu. Vậy học excel cơ bản cần nắm những gì về hàm subtotal, hàm subtotal là gì cũng cách dùng hàm subtotal hiện nay ra sao. Tìm hiểu chi tiết ở ngay phần bên dưới nhé! 

I. Hàm subtotal là gì?

Subtotal có nghĩa là tổng phụ, do đó hàm subtotal trong excel được hiểu là tỉnh tổng các dữ liệu trong danh sách theo một điều kiện cho trước. Các hàm trong excel thường chỉ thực hiện được 1 chức năng nhất định trong khi hàm subtotal có thể linh hoạt trong cách dùng, đặc biệt phân biệt và tính toán được các phép logic và dữ liệu số.

Ngày nay, ở các phiên bản excel khác nhau, bạn đều có thể tiến hành cách dùng hàm subtotal mà không gặp nhiều khó khăn do sự tương thích trong ứng dụng.

Hàm subtotal là gì? Cách dùng hàm subtotal là gì?

1. Cú pháp

Hàm subtotal trong excel có cú pháp như sau:

SUBTOTAL (function_num; ref1, ref2…)

Các ý nghĩa của dữ liệu trong ngoặc của công thức hàm subtotal là gì?

• Function_num: Chính là con số có xác định chức năng thực hiện
• Ref1, ref2… refn…. dãy ô để thực hiện chức năng tính tổng phụ.

Một số dữ liệu của Function_number gồm:

• Average: Các hàm trong excel nhằm tính giá trị trung bình của một dãy các con số.
• Count: Các hàm trong excel để thực hiện nhiệm vụ đếm số giá trị
• Counta: Các hàm trong excel nhằm mục đích đếm số ô không chứa dữ liệu trống
• Max: Các hàm trong excel để thể hiện giá trị lớn nhất của một dãy số
• Min: Hàm thể hiện xác định giá trị nhỏ nhất
• Product: Thực hiện tính kết quả của dãy ô
• Stdev: Hàm tính độ lệch chuẩn trên mẫu dữ liệu
• Sum: Hàm tính tổng số

2. Chức năng hàm subtotal là gì?

Tác dụng của hàm subtotal trong excel là gì? Dưới đây là các vai trò chính người dùng không được bỏ qua khi học excel cơ bản:

• Hàm subtotal trong excel được sử dụng nhằm tính cho một tập hợp con các dữ liệu trong danh sách hoặc bảng biểu, phụ thuộc vào dãy dữ liệu người dùng lựa chọn.
• Hàm subtotal cần nhớ con số đặc trưng (số đại diện) của phép tính. Nhờ đó xác định được hàm sẽ được thực hiên trong tính toán.

Bảng đối số giá trị người dùng cần biết và hiểu khi học excel cơ bản là:

Chú giải: Trong trường hợp đối số có giá trị là 4 thì hàm subtotal trong excel sẽ được hoạt động như công thức hàm max; nếu đối số là 10 thì hàm subtal hoạt động như hàm Var… Đây là điều bạn cần phải nắm được khi học excel cơ bản.

II. 3 lý do nên sử dụng hàm subtotal là gì? 

Khi học excel cơ bản, bạn cần chú ý đến các hàm trong excel. Và hàm subtotal trong excel chính là một hàm người dùng không nên bỏ qua. Vậy lý do nên dùng hàm subtotal là gì? 

1. Tính giá trị trong các hàng được chọn

Một trong những tính năng đặc biệt của hàm Subtotal chính là việc tính dữ liệu được lọc. Lúc này, bạn chỉ cần tạo một dữ liệu được lọc sẵn, sau đó sử dụng hàm Subtotal để tính toán theo mục đích của bản thân.

2. Tính các ô nhìn thấy

Theo dữ liệu trong công thức hàm Subtotal, với Function_num 101 => 111, công thức này có thể bỏ toàn bộ vùng ô được ẩn. Điều này bao gồm cả lọc thủ công. Khi đó, bạn sử dụng các hàm tương ứng để tính toán các giá trị sau khi đã loại trừ những hàng bị ẩn.

3. Bỏ qua giá trị trong công thức SUBTOTAL lồng ghép

Một lưu ý người dùng cần đặc biệt chú ý đó là khi sử dụng hàm Subtotal trong excel, công thức hàm subtotal kép sẽ không được tính. Điều này có nghĩa là excel sẽ bỏ qua các hàm subtotal ghép lại vào nhau. 

Tại sao nên thành thạo học excel cùng cách dùng hàm subtotal

III. Cách dùng hàm subtotal và ví dụ

Để hình dung dễ hơn đến bạn đọc, 123job.vn xin đưa đến cách dùng hàm Subtotal theo cách diễn đạt đơn giản và dễ hiểu nhất.

Đầu tiên, bạn cần hiểu đối số trong hàm Subtotal khá đa dạng song 9 thường được dùng nhiều nhất. Đây là đối số để tính toán tổng của từng hạng mục và tổng phát sinh trong dãy số. 

Cú pháp sử dụng lúc này sẽ là: [=subtotal(9, dãy dữ liệu cần tính tổng)]

IV. Những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm subtotal

Trong thực hiện hàm Subtotal ở excel, tình trạng xảy ra lỗi và không hiển thị kết quả là điều hoàn toàn bình thường. Lúc này, bạn cần bình tĩnh để khắc phục vấn đề.

Dưới đây là một số lỗi phổ biến:

• #VALUE! : Đây là lỗi phản ánh đối số không nằm trong khoảng dữ liệu từ 1 đến 111 hoặc 101 đến 111. 
• #DIV/0! Đây là lỗi phản ánh có sự hiện diện của phép chia cho 0. Người dùng cần kiểm tra lại vì có thể đã xảy ra sự nhầm lẫn. 
• #NAME? Phản ánh tác giả đã viết sai tên hàm.

Để hạn chế điều này, dưới đây là một số lời khuyên hữu ích:

- Tích cực thực hành thật nhiều bài tập liên quan đến hàm Subtotal.

- Cần hiểu và nắm rõ công thức về hàm Subtotal.

- Khi gặp lỗi sai, bạn không nên cuống hoặc mất tự tin, cần bình tình phân tích vấn đề để tìm hiểu nguyên nhân. Từ đó đưa ra cách khắc phục. Thành thạo excel cũng là một trong các kỹ năng mềm quan trọng.

- Ngoài ra, để sử dụng tích hợp nhiều công thức hàm excel, bạn cần thành thạo và hiểu cách sử dụng của từng hàm cùng việc ứng dụng trong hoạt động thực tế:

• Sumif, sumifs là công thức hàm excel dùng để tính tống có 1 hoặc một số điều kiền.
• Countif dùng để đếm dữ liệu, đếm số và ký tự 

Bên cạnh đó, hãy hiểu các bài toán excel cơ bản để bạn có thể giải quyết vấn đề trong excel một cách thành thục hơn. Các bài toán được dùng nhiều là:

• Định dạng dữ liệu theo điều kiện cho trước với tính năng Conditional Formatting.
• Xác lập dữ liệu dải ô được chọn cùng Data Validation.
• Cách làm biểu đồ, báo cáo cùng cách tạo các công thức theo từng trường hợp. 
• Tính toán bài toán đơn giản trong cuộc sống như tổng số học sinh theo điều kiện số điểm từng môn, cách ra kết quả học lực theo yêu cầu về điể số… 
• Xác định xu thế một công việc hoặc lĩnh vực nào đó cùng những dự đoán trước từ khi phân tích từ bảng dữ liệu

V. Kết luận

Hiện nay, số lượng công việc, ngành nghề liên quan đến excel và sử dụng excel ngày càng nhiều. Các vị trí nổi bật hơn cả là kinh tế, tài chính - ngân hàng, kế toán, kiểm toán… Việc thành thạo excel được ví như kỹ năng mềm không thể thiếu trong kỷ nguyên công nghệ thông tin ngày nay. Bên cạnh đó, bạn cần hiểu rõ mục đích học tập và các hàm quan trọng của công cụ vi diệu này. Chúc các bạn sớm “làm chủ” hàm Subtotal và cách dùng hàm subtotal nhé!