Định dạng văn bản thực chất là gì? Có những loại định dạng văn bản nào? Và đâu là cách định dạng văn bản word hiệu quả. Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây để trả lời mọi thắc mắc của bạn nhé!

Tin học văn phòng ngày càng trở thành yêu cầu quan trọng trong hầu hết mọi lĩnh vực. Hiểu và thực hành thành thạo các cách định dạng văn bản trong word sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn. 

1. Định dạng văn bản là gì? Tại sao cần định dạng văn bản

1.1. Định dạng văn bản

Định dạng văn bản là việc trình bày lại các phần văn bản theo những quy chuẩn, thuộc tính của văn bản theo những quy chuẩn, quy định nhất định. Định dạng văn bản chuẩn chỉnh giúp cho văn bản được thể hiện rõ ràng, mạch lạc, người đọc có thể dễ dàng nắm bắt các nội dung có trong đó. 

1.2. Tại sao định dạng lại quan trọng 

Một văn bản được trình bày bất quy tắc, giữa các chữ, các đoạn không thống nhất sẽ gây ra sự hỗn độn. Bởi vậy, định dạng văn bản là điều cần thiết, sự thống nhất trong cách thức trình bày toàn văn bản góp phần nâng cao chất lượng nội dung. Người đọc qua đó có thể nhanh chóng tiếp thu ý chính, ý phụ. 

Việc chăm chút cho vẻ ngoài văn bản cũng góp phần thu hút độc giả, bạn sẽ thấy thiện cảm hơn đối với nội dung. Đặc biệt đối với một số đơn vị, cơ quan, văn bản gửi đi buộc phải đảm bảo định dạng theo quy chuẩn ngành, đơn vị để đảm bảo tính chuyên nghiệp. Do đó, bạn cần biết và nắm rõ các cách định dạng văn bản trong word để hoàn thiện công việc của mình được hiệu quả hơn. 

2. Các lệnh định dạng văn bản thường gặp

Trong word, các lệnh định dạng văn bản được phân chia thành 3 loại chính bao gồm: Định dạng trang văn bản, định dạng ký tự và định dạng đoạn văn bản 

2.1. Định dạng ký tự

Định dạng ký tự là bước thiết lập cơ bản nhất trong định dạng word, quy định sự thống nhất trong các ký tự xuất hiện trong văn bản. Bao gồm định dạng phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu sắc… 

2.2. Định dạng đoạn văn bản 

Định dạng đoạn văn bản là cấp độ cao hơn, thiết lập sự thống nhất giữa các dòng, các đoạn trong văn bản bao gồm: Căn lề, khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn, khoảng cách giữa 2 đoạn văn khác nhau, vị trí lề đoạn văn so với lề trang. 

2.3. Định dạng trang văn bản

Định dạng trang văn bản là việc xác định các thuộc tính cơ bản như kích thước giấy, hướng khổ giấy (ngang hay dọc), kích thước lề (trên, dưới, trái, phải) hoặc các định dạng chuyên sâu hơn bao gồm: đánh số trang, tạo header/footer,...

Thao tác định dạng trang cơ bản có thể thực hiện ngay khi vừa nhấn tạo văn bản hoặc trước in. Tuy nhiên, để văn bản được trình bày phù hợp và đỡ tốn quá nhiều thời gian chỉnh sửa, bạn nên thao tác chọn trường thuộc tính định dạng trang cơ bản phù hợp trước khi soạn nội dung. 

3.. Hướng dẫn cách định dạng văn bản trong word

3.1. Căn lề và kích thước trang văn bản

Lựa chọn khổ giấy

C1: Trên thanh công cụ > Chọn Layout > Chọn Size > Chọn khổ giấy thích hợp (Thông thường A4 là kích thước thường được sử dụng cho mọi văn bản) 

C2: Trên thanh công cụ > Chọn Layout > Chọn Margins > Chọn Custom Margins > Chọn Paper > Chọn khổ giấy phù hợp tại trường Paper size > Nhấn chọn Ok. 

Cách định dạng văn bản trong word - Lựa chọn kích cỡ giấy phù hợp 

Căn lề toàn văn bản và hướng khổ giấy

B1: Layout > Margins > Custom Margin để mở hộp thoại căn chỉnh khoảng cách lề của văn bản. 

B2: Điều chỉnh thông số kích thước lề trên (Top) và lề dưới (Bottom) từ 2- 2,5cm, lề trái (Left) từ 2, 5 - 3,5cm, lề phải (Right) từ 1,5 - 2cm. Tiếp đó chọn hướng giấy: khổ dọc (Portrait) hoặc khổ ngang (Landscape). 

Cách định dạng văn bản trong word, định dạng cơ bản trang văn bản 

B3: Hoàn tất bằng cách nhấn chọn OK ở cuối hộp thoại 

3.2. Định dạng ký tự 

Định dạng ký tự trong word cơ bản bao gồm định dạng font chữ, cỡ chữ, màu sắc, in đậm, in nghiêng,... Bạn có thể tùy chỉnh trực tiếp trên thanh công cụ bằng cách bôi đên nội dung văn bản cần chỉnh sửa định dạng và chọn một trong các trường thiết lập có sẵn. 

Hoặc để chỉnh toàn thể, bạn cần: 

B1: Chọn Home > Chọn Font > Nhấn biểu tượng mũi tên hiện ra thêm. 

Cách định dạng văn bản trong word - Định dạng ký tự

B2: Hộp thoại định dạng Font hiển thị > Bạn chọn:

  • Font chữ tại trường Font (các văn bản hành chính sẽ ưu tiên phông Times New Roman); 
  • Font Style (kiểu chữ): Regular (thường), Italic (nghiêng), Bold (in đậm),...
  • Size: Cỡ chữ 
  • Font Color (màu chữ), Underline Style (kiểu gạch chân)
  • Effect: hiệu ứng nâng cao 

B3: Khi đã lựa chọn định dạng xong > Nhấn OK để hoàn tất

3.3. Định dạng đoạn văn bản

Với đoạn văn bản, word cung cấp cho bạn các công cụ quan trọng như căn lề, khoảng cách giữa lề và câu/đoạn văn, khoảng cách giữa các đoạn văn… 

Bạn có thể điều chỉnh từng yếu tố bằng bôi đen đoạn văn bản cần căn chỉnh. Sau đó lựa chọn công cụ hiển thị sẵn trên thanh, thuộc mục Paragraph và đưa chúng về thông số phù hợp với yêu cầu của mình. 

Ngoài ra, để điều chỉnh tổng thể các yếu tố nêu trên, bạn cần thực hiện các bước sau đây: 

B1: Chọn Home > Tại Paragraph, nhấn chọn hình mũi tên để mở rộng các trường tùy chọn. 

B2: Điều chỉnh các thông số để có được định dạng văn bản theo đúng yêu cầu của bạn. Trong đó:

Cách định dạng văn bản trong word - định dạng đoạn văn 

1. Căn lề (Alignment), bao gồm: Căn đều cả hai bên trái và phải (Justified), căn đều lề trái (Left), căn đều lề phải (Right), Căn giữa (Center). 

2. Special cho phép điều chỉnh mức độ thụt vào của dòng văn, đoạn văn

  • Với Fisrt line, dòng đầu tiên sẽ thụt lùi vào đúng một khoảng bằng con số bạn nhập vào tại mục By.
  • Với Hanging, nhập thông số tương tự và dòng thứ 2 tới cuối văn bản sẽ thụt vào trong.
  • Chọn None nếu bạn muốn loại bỏ chế độ thụt vào đối với đoạn văn bản. 

3. Điều chỉnh khoảng cách đoạn văn trong mục Spacing 

  • Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn (VD: Multiple > 1.5)
  • Before: Là khoảng cách giữa dòng cuối của đoạn văn trước đó và dòng đầu tiên của đoạn văn cần định dạng. 
  • After: Là khoảng cách giữa dòng cuối của đoạn văn cần chỉnh với dòng đầu tiên của đoạn văn ngay sau đó. 

B3. Nhấn chọn OK để hoàn tất điều chỉnh

4. Dùng phím tắt trong định dạng văn bản

Để thao tác nhanh hơn trong định dạng văn bản, bạn nên lưu lại những phím tắt thường dùng sau đây: 

  • Ctrl + B: In đậm ký tự hoặc đoạn văn đã chọn
  • Ctrl + I:  In nghiêng ký tự hoặc đoạn văn đã chọn.
  • Ctrl + U: Gạch chân ký tự hoặc đoạn văn đã chọn.
  • Ctrl + D: Mở hộp thoại định dạng font chữ
  • Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ ký tự.
  • Ctrl + Shift + <: gi k c v b>
  • Ctrl + L: Căn chỉnh lề bên trái của văn bản.
  • Ctrl + R: Căn chỉnh lề bên phải của văn bản.
  • Ctrl + A: Bôi đen toàn bộ văn bản 

5. Những điểm cần lưu ý khi định dạng văn bản trong word

Trước khi đưa nội dung hướng dẫn cách định dạng văn bản trong word vào thực hành, bạn cần chú ý những điểm sau đây: 

Tùy thuộc từng loại hình văn bản: hành chính, tiểu thuyết, tiểu luận,..., bạn sẽ có những lựa chọn cách định dạng văn bản trong word sao cho phù hợp. Trong đó, bạn cần đặc biệt quan tâm tới phông chữ, căn lề, giãn dòng và cỡ chữ,... Một số văn bản đặc biệt như luật, hay hợp đồng,... cần tuân theo đúng quy tắc hiện hành. 

Nhấn mạnh nội dung bằng in đậm, in nghiêng chữ hoặc thay đổi màu chữ để người đọc dễ nhận biết. Tuy nhiên, chỉ áp dụng những định dạng trên vào một số nội dung nổi bật, tránh dùng tràn lan, dàn trải. 

Áp dụng đa dạng và linh hoạt các cách định dạng văn bản trong word. Tuy nhiên cần đảm bảo nguyên tắc chủ chốt là văn bản dễ nhìn, khoa học, thúc đẩy quá trình tiếp nhận nội dung của người đọc. 

Trên đây là hướng dẫn cách định dạng văn bản trong word với những nội dung cần thiết nhất. Đừng quên áp dụng những cách định dạng văn bản trên vào việc của mình để file tài liệu của bạn được chuyên nghiệp hơn.