Bật mí các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả giúp nâng cao chất lượng công việc

Teamwork hay kỹ năng làm việc nhóm đang dần trở thành kỹ năng quan trọng được các nhà lãnh đạo đánh giá cao. Vậy kỹ năng làm việc nhóm thế nào là hiệu quả hay tài liệu học kỹ năng ở đâu? Bài viết sau sẽ tiết lộ những bí mật đó cho bạn.

I. Khái quát về kỹ năng làm việc nhóm

1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm là một kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, là cách thức khiến nhiều người hợp sức cùng thực hiện một nhiệm vụ chung nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc, đồng thời giúp các cá nhân trong nhóm bổ sung thiếu sót cho nhau. Với mục tiêu lớn, nhiều người cùng làm việc sẽ không tránh khỏi những mâu thuẫn trái chiều gây mất đoàn kết nội bộ khiến nhóm dễ tan rã. Vậy nên tự rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp mỗi thành viên hoàn thiện bản thân mình và gắn kết nội bộ nhóm hơn.

Trong thực tế, từ khi còn nhỏ, chúng ta đã tiếp cận với nhiều hình thức làm việc nhóm như nhóm bạn chơi đồ chơi, nhóm bạn học tập… Nhưng với những hình thức đơn giản này thì kỹ năng nhóm chưa có cơ hội phát triển tốt và cũng chưa cho con người tự nhận thức về kỹ năng làm việc nhóm. Với thực trạng kỹ năng làm việc nhóm chưa có cơ hội phát triển, nhất là đối học sinh, sinh viên đã có rất nhiều hình thức hoạt động nhóm ra đời như thuyết trình nhóm, trò chơi team-building… Có thể nói làm việc nhóm là cơ hội cho các thành viên thảo luận đưa ra ý kiến cá nhân của mình để tìm ra vấn đề cả nhóm đang gặp phải và từ đó đưa ra phương án giải quyết tối ưu  nhất.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm

Trước khi nắm được những kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, cần có những nhận thức cụ thể về tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm:

• Hoạt động nhóm mang lại hiệu quả công việc tốt hơn mà nếu từng cá nhân riêng lẻ làm sẽ không thể hoặc không đạt được kết quả như vậy, là cách tập hợp những ưu điểm của mỗi cá nhân để hoàn thiện công việc hơn
• Khi hoạt động nhóm, các cá nhân sẽ có cơ hội vượt qua những cản trở để hoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu kết quả cao, đồng thời bản thân có cơ hội được phát triển và hoàn thiện hơn trong môi trường nhóm
• Việc hoạt động tốt trong các nhóm nhỏ của cơ quan hay công ty sẽ là tiền đề cho mỗi cá nhân phát triển tốt trong cộng đồng, xã hội nhờ vào kinh nghiệm đã học hỏi được ở các nhóm trước.
• Tạo môi trường làm việc thân thiện
• Là cơ hội để mỗi cá nhân có thể đưa ra ý kiến của mình để cả nhóm cùng thảo luận và quyết định phương án tối ưu nhất cho vấn đề cần giải quyết
• Thu hút nguồn nhân lực

Khái quát về kỹ năng làm việc nhóm

II. Các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả  

Để có thể làm việc nhóm hiệu quả, không chỉ nắm được vai trò của kỹ năng làm việc nhóm mà mỗi người còn cần có những yếu tố, kỹ năng nhất định để có thể thích nghi, hòa nhập tốt nhất trong môi trường làm việc nhóm. Từ đó, hiệu quả công việc mới được tăng cao, tinh thần gắn kết nhóm được thắt chặt và kỹ năng làm việc nhóm không ngừng được cải thiện hơn. Sau đây là một số kỹ năng cơ bản giúp bạn rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả nhằm thực hiện công việc giành được kết quả cao nhất.

1. Lắng nghe người khác

Khi làm việc nhóm, mỗi người sẽ có cơ hội đưa ra ý kiến của riêng mình nhưng để hướng tới kết quả công việc cao nhất thì cần có sự lắng nghe của những cá nhân khác. Nếu mỗi người tự ý thức biết tôn trọng và lắng nghe mọi người thì cả nhóm sẽ chọn được phương án tốt nhất cho công việc. Không chỉ vậy lắng nghe người khác, chúng ta cũng sẽ tìm ra những thiếu sót để góp ý giúp hoàn thiện ý kiến hơn, đồng thời bản thân sẽ rút kinh nghiệm và không mắc phải lỗi sai đó. Khi lắng nghe các ý kiến khác, cả nhóm sẽ nhận thấy được từng ưu, nhược điểm của từng cá nhân từ đó đóng góp và giúp đỡ nhau sửa chữa, cải thiện hơn.

2. Kỹ năng tổ chức – phân công công việc

Khi làm việc nhóm, chắc chắn mỗi người sẽ có một nhiệm vụ riêng phải hoàn thành nên kỹ năng tổ chức – phân công công việc là kỹ năng vô cùng cần thiết với mỗi nhóm trưởng. Leader của nhóm phải phân chia công việc, giao việc cho từng thành viên và có thể giải quyết những vấn đề phát sinh trong nhóm. Đồng thời đảm bảo tính công bằng trong công việc và không gián đoạn trong suốt quá trình làm việc cũng là kỹ năng của nhóm trưởng. Không chỉ với nhóm trưởng, các thành viên trong nhóm khi được giao việc cũng phải cân đối, sắp xếp thời gian để tiến hành công việc không chậm cũng không nhanh hơn với tiến độ của các thành viên khác.

3. Kỹ năng thuyết phục

Nếu kỹ năng lắng nghe là rất quan trọng thì kỹ năng thuyết phục là tiền đề để mọi người lắng nghe bạn. Kỹ năng này trả lời cho câu hỏi tại sao mọi người nên lắng nghe ý kiến của bạn. Để thuyết phục mọi người đồng tình, bạn phải chứng minh cho mọi người thấy những gì bạn nói là đúng. Đây chính là cách bạn bảo vệ và lôi kéo mọi người ủng hộ ý kiến của bạn.

Các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả 

4. Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau

Công việc nào cũng cần sự tôn trọng của mỗi cá nhân với nhau và sự giúp đỡ sẽ giúp tinh thần đoàn kết của nhóm được thắt chặt hơn. Nếu đồng đội bạn gặp khó khăn thì hãy giúp họ, chia sẻ khó khăn với họ. Từ đó tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm hơn. Khi đã hoạt động trong nhóm, mỗi người phải tự ý thức rằng đây là công việc của mọi người, vì mục tiêu chung nên hãy hạ thấp cái tôi cá nhân xuống để giữ hòa khí chung trong tất cả mọi việc. Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau chính là cơ sở để tạo động lực cho các thành viên trong nhóm hướng tới mục đích chung.

5. Có trách nhiệm với công việc của mình

Khi bắt đầu con đường sự nghiệp là bạn phải xác định rằng dù làm công việc nào thì luôn luôn phải có tinh thần trách nhiệm với công việc đó. Khi làm một mình nếu không có trách nhiệm thì kết quả không tốt mình bạn chịu. Nhưng trong môi trường làm việc nhóm, sự ỷ lại, thiếu trách nhiệm của bạn ở một phần nào đó sẽ khiến cả tập thể nhóm cùng chịu hậu quả. Khi đó, công sức của những người đã cố gắng suốt một thời gian sẽ vì đó mà đổ sông đổ bể bởi kết quả cuối cùng chính là cơ sở để mọi người đánh giá nhóm của bạn.

6. Khen các thành viên trong nhóm

Khi làm việc nhóm, một trong những yếu tố tạo động lực thúc đẩy các thành viên trong nhóm không gì khác chính là những lời khen ngợi lẫn nhau, đặc biệt đó sẽ là công cụ tốt nhất mà các nhóm trưởng có thể sử dụng. Nếu bạn khen ngợi khi thành viên trong nhóm làm tốt công việc, họ sẽ cảm thấy mình được công nhận và tôn trọng khi làm việc này. Chính vì thế mà trong những công việc tới, họ sẽ không ngừng cố gắng, nỗ lực để chứng tỏ năng lực của họ là xứng đáng với những lời khen của bạn. Vì vậy đừng ngại gì mà hãy khen các thành viên khi họ cố gắng hoàn thành tốt công việc.

7. Hãy luôn đúng giờ

Luôn luôn có suy nghĩ thời gian là vàng bạc, rất quý giá với mọi người thì bạn sẽ đúng giờ trong mọi việc. Bởi nếu bạn quý thời gian của mình thì cũng hãy trân trọng thời gian của các thành viên khác trong nhóm, thời gian của họ cũng quý giá vậy. Sự đúng giờ cũng là một cách thể hiện sự tôn trọng của bạn với nhóm mình. Đừng để người khác phải chờ đợi hay tốn thời gian nhắc nhở bạn, hãy thực hành thói quen đúng giờ mọi lúc, mọi nơi nhé.

Các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả 

III. Tài liệu học kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả 

1. Slide và bài giảng kỹ năng làm việc nhóm 

Slide kỹ năng làm việc nhóm có thể bắt nguồn từ những

• Bài giảng kỹ năng làm việc nhóm
• Bài thu hoạch kỹ năng làm việc nhóm
• Bài tiểu luận kỹ năng làm việc nhóm 
• Bài tập kỹ năng làm việc nhóm 
• Đề tài kỹ năng làm việc nhóm  
• ...

Để làm tốt được những yêu cầu được giao, những vấn đề cơ bản bạn cần nêu ra trong slide có thể kể đến như

• Teamwork là gì hay hoạt động làm việc nhóm là gì?
• Phân loại hoạt động nhóm
• Vai trò, lợi ích của teamwork
• Làm việc nhóm có hiệu quả hay không? Tại sao?
• Năm chữ P trong nhóm: people, purpose, position, plan, power
• Quy trình teamwork: thành lập và tổ chức nhóm, Các giai đoạn hình thành và phát triển, leader của nhóm…
• Các kỹ năng làm việc nhóm
• Các nguyên tắc hoạt động nhóm
• Câu hỏi trắc nghiệm về kỹ năng làm việc nhóm        
• Thực trạng và giải pháp nâng cao kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên    
• Trò chơi kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng làm việc nhóm tiếng anh
• …

Để học hỏi cũng như rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm, bạn có thể tham gia các khóa học kỹ năng mềm để nâng cao kiến thức. Ngoài ra các bài tập nhóm, họp nhóm, trò chơi nhóm cũng là một phương pháp rèn luyện hiệu quả. Nếu bạn chưa có nhiều cơ hội tham gia các khóa học với những bài giảng, slide kỹ năng nhóm thì có thể tham khảo một vài cuốn sách mà bài viết sẽ gợi ý cho bạn sau đây.

2. Sách kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả 

Làm việc nhóm là một kỹ năng cơ bản cần có với mọi người, đặc biệt là những sinh viên - những người chưa có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm nên rất dễ xảy ra mâu thuẫn trong quá trình hoạt động nhóm. Nắm được thực trạng kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên nói riêng và mọi người nói chung, bài viết gợi ý cho các bạn một vài cuốn sách giúp bạn rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm 

Sách kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

• 17 Nguyên Tắc Vàng Trong Làm Việc Nhóm - John C. Maxwell là cuốn sách đầu tiên được gợi ý với nội dung xoay quanh những chia sẻ của John C. Maxwell về  nguyên tắc sống còn – hữu ích trong mọi lĩnh vực đời sống – của xây dựng nhóm hiệu quả như lựa chọn thành viên nhóm, xác định mục tiêu chung của nhóm, lãnh đạo nhóm…Khi đọc cuốn sách bạn sẽ có những trải nghiệm thú vị khác hẳn với những lý thuyết sáo rỗng thường nghe như cùng Thủ tướng Winston Churchill thực hành Nguyên tắc Toàn cảnh hay chứng kiến sự vươn lên của IBM trở thành một trong những tập đoàn máy tính lớn nhất thế giới (Nguyên tắc chiếc la bàn) hoặc tìm hiểu bí quyết thành công của hãng phim hoạt hình nổi tiếng thế giới Walt Disney (Nguyên tắc Bảng điểm)... 
• Cuốn Sách Số 1 Về Làm Việc - James Innes là cuốn sách thứ hai bài viết muốn giới thiệu cho bạn, tác giả sẽ cung cấp cho bạn làm sao để thể hiện xuất sắc trong công việc mới. Cuốn sách này sẽ chỉ cho bạn cách xây dựng chiến lược thành công – làm thế nào để lên kế hoạch và chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống có thể xảy ra, đồng thời học cách xử lý các kiểu vấn đề có thể nảy sinh từ những vị sếp khó tính nhằm giải quyết khối lượng công việc chồng chất bên cạnh việc đối phó với những chiêu trò nơi công sở. Và vô vàn những điều lý thú khác đang chờ bạn khám phá trong bài viết.
• 4 Phong Cách Làm Việc - Robert Bolton & Dorothy Grover Bolton là cuốn sách sẽ đưa ra cho bạn cách thức tạo dựng các mối quan hệ đạt hiệu quả cao nhất theo tính cách cá nhân, đồng thời nó thực sự là một công trình nghệ thuật đem lại những thay đổi lớn lao cho độc giả. Đây là một hình mẫu rất đáng chú ý nhằm cải thiện các mối quan hệ và giúp cho giao tiếp trong công việc trở nên hiệu quả hơn.
• Quản Lý Nhóm - 50 Cent, khi đọc cuốn sách này bạn sẽ được tác giả đem hướng dẫn những phương pháp và hàng loạt các thủ thuật giúp bạn có một nhóm làm việc hiệu quả nhất. Có thể là cách thức đạt được những tiến bộ mà bạn mong đợi từ nhóm mình. Cũng có thể là những chiến lược để nhận diện và tránh những cản trở trong việc phát triển một môi trường làm việc nhóm tương trợ lẫn nhau vì hiệu quả công việc...
• Cẩm Nang Kinh Doanh: Xây Dựng Nhóm Làm Việc Hiệu Quả - Harvard Business Essentials được đánh giá là bộ sách đúc kết những giải pháp kinh doanh hiệu quả và thực tiễn nhất cùng những kinh nghiệm quý báu, thiết thực cập nhật về mọi mặt trong quản lý, kinh doanh của trường đại học danh tiếng nhất thế giới với bề dày hoạt động trên 370 năm. Cuốn sách trình bày mọi khía cạnh của vấn đề này nhằm giúp bạn trở nên hiệu quả hơn trong quản lý công việc như các yếu tố cần thiết trong xây dựng nhóm, những thách thức trong quản lý nhóm, duy trì tinh thần hợp tác nhóm… 
•  Vị Giám Đốc 1 Phút & Bí Quyết Xây Dựng Nhóm Làm Việc Hiệu Quả - Ken Blanchard là cuốn sách cuối cùng bài viết gợi ý cho bạn làm tài liệu kỹ năng làm việc nhóm. Cuốn sách này sẽ mang lại nhiều thông tin bổ ích nhất giúp bạn quan sát và tìm hiểu các nhân viên của mình, để từ đó các nhà lãnh đạo xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả, khơi dậy những năng lực tiềm ẩn và tính sáng tạo cao của nhân viên mình. 

IV. Kết luận

Cuối cùng có thể kết luận rằng kỹ năng làm việc nhóm là hoàn toàn có ích với bất cứ cá nhân ở mọi độ tuổi. Trước khi nắm các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, bạn nên hiểu được khái niệm và tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm. Bên cạnh đó 6 cuốn sách kỹ năng làm việc nhóm cùng những bài giảng và slide sẽ là tài liệu hữu ích nếu bạn đang tìm kiếm những công cụ giúp rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm của mình. Hãy trang bị cho mình kỹ năng làm việc nhóm tốt nhất nhé. Và không chỉ có các kỹ năng làm việc nhóm, bạn cũng nên từ rèn luyện cho bản thân một số kỹ năng mềm khác như kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng xử lý tình huống... Cảm ơn và hẹn gặp lại!