Kỹ năng giải quyết vấn đề - Phương pháp tư duy và cách giải quyết hiệu quả

Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định có vai trò rất quan trọng trong đời sống của mỗi người. Trung bình mỗi ngày chúng ta phải đối mặt với ít nhất 5 vấn đề. Vậy làm sao để có cách giải quyết hiệu quả nhất? Cùng khám phá nhé

I. Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định

Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định

Là một trong số những kỹ năng mềm quan trọng nhất làm nên thành công của mỗi con người, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định sẽ giúp bạn nhìn nhận, đánh giá vấn đề một cách chính xác để từ đó có những giải pháp và phương án tốt nhất. Không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của kỹ năng này trong học tập, công việc cũng như đời sống. Thế nhưng trên thực tế thì hầu hết chúng ta vẫn chưa thực sự nhìn nhận và tìm hiểu về nó một cách nghiêm túc, dẫn tới việc khi gặp phải một vấn đề nào đó, chúng ta thường giải quyết một cách vội vàng theo bản năng. Vậy khái niệm kỹ năng giải quyết vấn đề là gì và vai trò thực sự của kỹ năng này quan trọng tới mức nào? 

1. Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Thật khó để đưa ra định nghĩa một cách chính xác cho kỹ năng giải quyết vấn đề. Tuy nhiên ngay cả khi được hỏi kỹ năng giải quyết vấn đề tiếng anh là gì thì cũng có không ít người gặp khó khăn trong việc đưa ra câu trả lời. Thực ra, nói một cách đơn giản thì kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving Skills) là một kỹ năng tổng hợp của quá trình nhìn nhận, đánh giá và phân tích một vấn đề, một hiện tượng, một sự kiện nào đó để từ đó đưa ra những phán đoán, giải pháp và phương án xử lý phù hợp nhất. 

2. Vai trò của kỹ năng giải quyết vấn đề

Như đã nói ở trên, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định có vai trò rất quan trọng trong việc xử lý tình huống phát sinh hàng ngày. Trước khi đưa ra một quyết định nào đó, chúng ta cần phải đánh giá và phân tích theo nhiều hướng khác nhau để từ đó có những phương án xử lý tối ưu nhất. Những quyết định được đưa ra vội vàng mà không được suy xét kỹ lưỡng có thể dẫn tới những hậu quả đáng tiếc trong tương lai. Do vậy, những lợi ích của kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ dừng lại ở việc đem tới giải pháp tối ưu nhất cho một vấn đề nảy sinh mà nó còn giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất cho quyết định của bạn.

II. Phương pháp tư duy và giải quyết vấn đề

Phương pháp tư duy và giải quyết vấn đề

Trong các bài giảng kỹ năng giải quyết vấn đề thường hay nhắc tới một khái niệm là 6 kỹ năng giải quyết vấn đề hay quy trình giải quyết vấn đề hiệu quả. Đây được coi là phương pháp tư duy và giải quyết vấn đề hiện đại và phù hợp với đại đa số chúng ta hiện nay, giúp bạn có thể đánh giá và đưa ra phương án giải quyết cho một vấn đề nào đó trong thời gian ngắn nhưng vẫn rất hiệu quả.

1. Nhìn nhận và phân tích

Trước mỗi một vấn đề cần giải quyết, bạn cần phải  có phương pháp tư duy đánh giá xem nó có thực sự quan trọng hay không, có cần giải quyết ngay lập tức hay không. Bởi nếu vấn đề đó không quá gấp gáp thì bạn nên dành thời gian để suy xét và đánh giá một cách kỹ càng; đồng thời bạn cũng có thể ưu tiên giải quyết các vấn đề khác cấp bách hơn, quan trọng hơn nhằm giảm thiệt hại và rủi ro xuống mức thấp nhất có thể. 

2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề

Bước tiếp theo trong  phương pháp tư duy quá trình giải quyết vấn đề đó chính là bạn cần xác định xem chủ sở hữu của vấn đề đó là ai bởi không phải bất cứ vấn đề, tình huống phát sinh nào có ảnh hưởng tới bạn cũng cần chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có đủ thẩm quyền và năng lực để xử lý tình huống đó thì bạn hoàn toàn có thể chuyển vấn đề đó sang cho chủ sở hữu hoặc người có trách nhiệm giải quyết. Tuyệt đối không hành động hoặc tự ý giải quyết khi vấn đề không nằm trong phạm vi quản lý và quyền hạn của bạn để tránh gây ra hiểu lầm hoặc những mâu thuẫn khác không đáng có. 

3. Hiểu vấn đề

Một người chưa nắm rõ được vấn đề của mình thực sự là gì thì sẽ không thể đưa ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề đó. Để hiểu được trọng tâm của một vấn đề bất kỳ nào đó mà bạn gặp phải trong công việc cũng như trong đời sống hàng ngày, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• Tính chất của vấn đề có khẩn cấp và quan trọng hay không?

• Nguồn gốc xảy ra vấn đề nằm ở đâu? Bản chất của vấn đề là gì?

• Có điểm gì đặc biệt cần lưu ý khi giải quyết vấn đề hay không?

• Phạm vi ảnh hưởng của vấn đề nếu không được giải quyết là như thế nào?

• Những nguồn lực nào cần có để giải quyết được vấn đề này?

4. Chọn giải pháp

Một kỹ năng nữa cũng rất quan trọng nằm trong kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định đó chính là khả năng lựa chọn giải pháp tối ưu nhất. Sau khi vấn đề đã được phân tích một cách kỹ càng và chi tiết thì bạn sẽ dễ dàng đưa ra một loạt các giải pháp để giải quyết nó. Bài toán được đặt ra ở đây đó chính là làm sao để chọn được giải pháp tốt nhất trong số các giải pháp đã đề ra? 

Theo lý thuyết được nêu ra trong các cuốn sách kỹ năng giải quyết vấn đề thì một giải pháp được gọi là tối ưu nếu thỏa mãn đồng thời cả 3 đặc điểm sau đây:

• Giải pháp có thể khắc phục được bản chất của vấn đề trong dài hạn

• Giải pháp có tính khả thi và hoàn toàn có thể thực hiện được trong phạm vi nguồn lực sẵn có.

• Giải pháp có tính hiệu quả đối với vấn đề cần giải quyết.

5. Thực thi giải pháp

Sau khi đã lựa chọn được cho mình giải pháp tối ưu nhất để giải quyết vấn đề thì bước tiếp theo sẽ là tiến hành thực thi giải pháp. Trong quá trình này, bạn cần lưu ý một số điểm đặc biệt như:

• Ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp để giải quyết vấn đề?

• Ai có liên quan tới kết quả sau khi đã thực thi giải pháp?

• Thời gian để thực thi giải pháp sẽ kéo dài trong bao lâu? Cần những nguồn lực nào?

6. Đánh giá

Ngay cả sau khi đã giải quyết được vấn đề thì bạn cũng đừng nên bỏ qua bước đánh giá giải pháp thực hiện. Bạn cần dành thời gian tổng kết lại những hiệu quả đạt được và kèm theo những ảnh hưởng ngoài dự kiến (nếu có). Những tổng kết này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc nâng cao kinh nghiệm và cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề trong những lần tiếp theo. 

III. Làm sao để phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving Skills)

Làm sao để phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề?

Để phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề Problem Solving Skills, trước hết bạn cần trau dồi và tích lũy cho mình những kiến thức cơ bản có liên quan. Hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin và kho tàng tri thức khổng lồ trên Internet thì chúng ta hoàn toàn có thể tiếp thu nền văn minh toàn nhân loại chỉ với một cú nhấp chuột. Các tài liệu hay và rất uy tín nói về chủ đề này mà bạn có thể tham khảo bao gồm:

• Bài giảng kỹ năng giải quyết vấn đề

• Rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề trong 1 phút pdf.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề ppt

• Sách kỹ năng giải quyết vấn đề

• Slide kỹ năng giải quyết vấn đề

• Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định pdf

Tiếp theo, mặc dù các kiến thức cơ bản là điều cần thiết và không thể bỏ qua nếu muốn nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề nhưng suy cho cùng đó vẫn chỉ là những lý thuyết trên sách vở. Việc áp dụng những kiến thức đó như thế nào trong từng tình huống cụ thể trên thực tế lại là một vấn đề hoàn toàn khác. Đó là lý do mà bạn cần tìm hiểu thêm các ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề và bài tập tình huống kỹ năng giải quyết vấn đề để hiểu thêm về cách áp dụng trong từng trường hợp khác nhau trong cuộc sống. Ngoài ra để phát triển hơn về các kỹ năng này, bạn có thể sử dụng 2 phương pháp khoa học sau:

1. Sử dụng sơ đồ Mindmap

Mind map (Bản đồ tư duy) là một phương pháp phân tích và tổng hợp vấn đề dưới dạng hình ảnh, màu sắc để người sử dụng dễ nắm bắt và nhìn nhận vấn đề được mô tả. Không chỉ có tác dụng tiết kiệm thời gian và tăng khả năng ghi nhớ mà bản đồ tư duy còn phát huy rất tốt vai trò trong việc kích thích sự sáng tạo, giải quyết vấn đề và lên ý tưởng cho công việc. Để vẽ một bản đồ tư duy, trước hết bạn cần xác định từ khóa chính của vấn đề cần được giải quyết là gì và đặt nó ở vị trí trung tâm trang giấy. Để phát huy trí tưởng tượng và óc sáng tạo nhằm đưa ra những sáng kiến đột phá, bạn có thể vẽ bản đồ tư duy sử dụng đa dạng về màu sắc và hình ảnh nhằm phác họa các nhánh phụ từ trung tâm biểu diễn cho các khía cạnh khác nhau của vấn đề đó. Với mỗi nhánh bản đồ tư duy, bạn hãy lưu ý sử dụng từ khóa, vừa tóm tắt vấn đề một cách nhanh gọn lại vừa dễ dàng trong việc quan sát và đánh giá. 

2. Kỹ thuật Brainstorming

Nếu như việc giải quyết vấn đề theo các phương pháp truyền thống không đem lại hiệu ứng đặc biệt như mong đợi thì bạn có thể suy nghĩ tới kỹ thuật Brainstorming nhằm mang tới những đột phá mới mẻ và đầy sáng tạo. Đây là phương pháp tạo một môi trường hoàn toàn tự do và không tuân thủ theo bất cứ nguyên tắc hay quy trình nào, trong đó không có bất cứ ý kiến hay ý tưởng nào bị phủ nhận, ngay cả những đóng góp kỳ quặc và điên rồ nhất cũng rất được hoan nghênh. Nhờ sự phong phú của các ý tưởng mà bạn sẽ thu về một danh sách đầy những giải pháp sáng tạo và rất có thể một trong số chúng sẽ mang lại hiệu quả tuyệt vời trên cả mong đợi cho vấn đề tưởng như đã bế tắc.

IV. Ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề

Ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề

Để hiểu rõ hơn về cách áp dụng những kiến thức kỹ năng giải quyết vấn đề, chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu về một ví dụ kinh điển: 

Giả sử bạn là chủ của một cửa hàng kinh doanh máy lọc nước nằm trong chuỗi cửa hàng điện gia dụng của tập đoàn nổi tiếng. Vấn đề cần giải quyết rất cấp bách hiện nay là làm sao để doanh số của cửa hàng tăng lên so với kỳ trước, nếu không bạn sẽ bị sa thải. 

Đứng trước vấn đề này, điều đầu tiên mà chúng ta cần làm đó chính là giải tỏa bớt sự lo lắng và căng thẳng để tập trung vào từ khóa “tăng doanh số”. Muốn vậy, bạn cần giải quyết được những câu hỏi sau:

• Đâu là nguồn gốc của việc doanh số sau các kỳ liên tục giảm? (Do chất lượng sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu? Do bộ phận Marketing làm việc không hiệu quả? Do chế độ chăm sóc khách hàng và các dịch vụ hậu mãi chưa thực sự phát huy được vai trò? Do đối thủ cạnh tranh có chiến lược mới thu hút hơn?...)

• Thời gian còn lại để giải quyết vấn đề là bao lâu? (1 tháng? Nửa tháng?...)

• Những bộ phận nào cần thay đổi đầu tiên? (Bộ phận Marketing? Bộ phận kỹ thuật? Bộ phận chăm sóc khách hàng?Bộ phận bán hàng?...)

• Những ai có thể hỗ trợ trong việcgiải quyết bài toán quản lý bán hàng?

Sau khi đã trả lời được các câu hỏi trên, chắc hẳn bạn đã có một số ý tưởng và giải pháp cho bài toán tăng doanh số. Việc tiếp theo mà bạn cần phải làm đó chính là lên kế hoạch triển khai và giám sát tiến độ thực hiện một cách nghiêm túc. Chắc chắn tình hình sẽ được cải thiện một cách đáng kể. 

V. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định mà 123job muốn chia sẻ với bạn đọc. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn phần nào trong quá trình làm việc và các hoạt động thường ngày trong cuộc sống. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi và hẹn gặp lại bạn trong những tin tức tiếp theo của 123job!