Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn thành công trong công việc

Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì và làm thế nào để nâng cao kỹ năng này? Chúng tôi sẽ bật mí với bạn ngay sau đây!

I. Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Là một trong số những kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống, kỹ năng quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành kế hoạch đó một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Một kế hoạch quản lý thời gian tốt là một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng và phân công công việc hợp lý. 

Trong các bài giảng về kỹ năng quản lý thời gian, để đánh giá mức độ hiệu quả của kỹ năng này thì người ta sẽ đánh giá trên kết quả đạt được trong một quỹ thời gian có hạn chứ không đánh giá dựa trên thời gian hoàn thành là sớm hay muộn. Cùng một khối lượng công việc như vậy với thời gian yêu cầu là như nhau nhưng có người thoải mái hoàn thành công việc với kết quả tốt mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi trong khi lại có những người loay hoay khi không biết mình phải làm gì trước tiên rồi bị nhấn chìm trong áp lực và căng thẳng. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố không thể xem nhẹ nếu muốn thành công và thăng tiến trong sự nghiệp.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Vẫn là một ví dụ điển hình trong giáo án kỹ năng quản lý thời gian, cùng một khối lượng công việc như nhau với thời gian xác định, có những người làm việc rất nhẹ nhàng mà kết quả lại cực kỳ tốt nhưng có những người luôn bận rộn với áp lực và căng thẳng vì không biết mình phải làm gì và cuối cùng kết quả đạt được lại không như mong đợi. Hơn nữa, kỹ năng quản lý thời gian được vận dụng rất nhiều trong quản lí doanh nghiệp như chiến lược 5s, chiến lược cá voi xanh... Vậy câu hỏi đặt ra là nếu quỹ thời gian của họ là không giới hạn thì sự khác biệt đó còn lớn tới mức nào?

a. Tăng năng suất làm việc

Một người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ biết cách sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và đặt mục tiêu phải hoàn thành nó trong thời gian xác định. Nhờ có danh sách này mà bạn có thể tập trung vào các mục tiêu hàng đầu để hoàn thành trước, từ đó áp lực sẽ được giảm đi đáng kể và hiệu suất làm việc cũng cao hơn so với người khác. Trong cuộc sống hàng ngày cũng vậy, người luôn có kế hoạch cho các hoạt động của mình sẽ thực hiện được rất nhiều điều và có thời gian để tận hưởng cuộc sống. Ngược lại, những người sống không có kế hoạch sẽ luôn bị trì hoãn, họ luôn cảm thấy một ngày 24 tiếng là không đủ cho những dự định của mình và kết quả là họ luôn lãng phí thời gian cũng như công sức để hoàn thành một công việc nào đó. 

b. Rèn luyện khả năng quyết định và giảm bớt áp lực

Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc, bạn sẽ không biết mình phải làm gì trước tiên và những công việc mình đang làm sẽ đi đến đâu. Điều này khiến cho bạn luôn trong trạng thái căng thẳng, áp lực vì không biết mình còn cách vạch đích bao xa. Thêm vào đó, những người không có kế hoạch trước cho công việc của mình thường rất dễ lãng phí thời gian vào những thứ không cần thiết và chính điều này đôi khi sẽ dẫn tới những quyết định sai lầm do thiếu thời gian để nhìn nhận, đánh giá sự việc.

c. Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động

Với một kế hoạch chi tiết và rõ ràng, vấn đề liên quan tới áp lực từ deadline sẽ không còn quá nặng nề mà ngược lại bạn sẽ chủ động hơn trong từng hành động của mình. Nói một cách đơn giản, nếu bạn đặt mục tiêu là 6.5 IELTS mà cứ mãi loay hoay tìm khóa học, mua sách vở rồi lãng quên vì thiếu động lực hoặc bỏ cuộc chỉ sau vài ba tháng học tập không hiệu quả thì chắc chắn bạn sẽ không bao giờ đạt được mục tiêu của chính mình. Nhưng trái lại, nếu bạn cụ thể hóa mục tiêu 6.5 IELTS thành các mục tiêu cho từng kỹ năng, mỗi tháng sẽ tập trung luyện một thứ và có các bài kiểm tra trình độ cụ thể thì việc hoàn thành mục tiêu chỉ là chuyện sớm muộn. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả có vai trò vô cùng lớn trong việc hạn chế thói quen xấu, bệnh trì hoãn của con người và tạo động lực hành động.

II. Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Một khía cạnh khác được rất nhiều người quan tâm liên quan tới chủ đề “Kỹ năng quản lý thời gian là gì?” đó chính là các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả. 

1. Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu được coi là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay. Một khi xác định được mục tiêu của mình là gì thì bạn sẽ biết mình phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó. Khi một kế hoạch lớn được cụ thể hóa thành những mục tiêu nhỏ thì danh sách công việc sẽ trở nên chi tiết và rõ ràng hơn, thời gian hoàn thành cũng nhờ đó mà dễ dàng được xác định. Kết quả là bạn luôn luôn chủ động trong từng hành động và có thể làm chủ được nhiều tình huống phát sinh, từ đó hiệu quả và năng suất làm việc cũng được cải thiện đáng kể.

2. Liệt kê những công việc cần phải làm

Để có thể nâng cao được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần liệt kê những công việc cần phải làm trong một khoảng thời gian xác định, có thể là trong ngày, cũng có thể trong tuần hoặc trong tháng, trong quý. Đối với những người dễ bị cuốn theo công việc thì việc liệt kê danh sách nhiệm vụ trong ngày là một điều cần thiết giúp bạn quản lý được quỹ thời gian có hạn của mình mà không bỏ sót nhiệm vụ. 

3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Không chỉ cần liệt kê danh sách những công việc phải làm mà việc sắp xếp chúng như thế nào cho hợp lý cũng là một yếu tố rất quan trọng để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả. Bạn cần sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên và tập trung nguồn lực để hoàn thành những công việc quan trọng nhất. Khi những công việc quan trọng được giải quyết thì áp lực cũng được giải tỏa đáng kể và việc không đủ thời gian cho các nhiệm vụ tiếp theo cũng sẽ không gây ảnh hưởng quá nhiều cho tiến độ và kết quả chung. 

4. Tổng kết lại công việc

Sau mỗi ngày kết thúc công việc thì bạn nên dành chút thời gian để tổng kết lại. Đây là điều mà rất nhiều người bỏ qua và không mấy ai để ý tới. Thế nhưng, việc tổng kết lại công việc sẽ giúp bạn không bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào trong ngày. Ngoài ra, quá trình tổng kết sẽ giúp bạn rút ra rất nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý công việc, phát hiện những vấn đề chưa hợp lý và tìm ra giải pháp khắc phục cho những lần tiếp theo.

5. Lên thời gian cụ thể cho công việc

Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, mỗi một nhiệm vụ cụ thể cần có deadline riêng để đảm bảo không gây ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành các nhiệm vụ khác. Mỗi khi lên kế hoạch, bạn cần xác định rõ thời gian bắt đầu cũng như thời điểm kết thúc chậm nhất là khi nào để không phải lãng phí quỹ thời gian của mình cho những việc không cần thiết. 

III. Mẹo quản lý thời gian hiệu quả nhất

Mẹo quản lý thời gian hiệu quả nhất

1. Chia sẻ công việc

Để không bị quá áp lực trước danh sách dài dằng dặc những nhiệm vụ cần phải làm, bạn hoàn toàn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất kết hợp với sự hỗ trợ, giúp đỡ từ phía bạn bè hay các đồng nghiệp. Có thể hôm nay bạn đủ khả năng để tự mình hoàn thành tất cả các nhiệm vụ nhưng điều đó hoàn toàn không có nghĩa rằng bạn có thể làm tốt mọi việc. Do vậy, đừng ngần ngại mà nhờ tới sự trợ giúp từ những người xung quanh, chắc chắn kết quả sẽ tốt hơn rất nhiều. 

2. Biết cách sắp xếp, ưu tiên các công việc

Sắp xếp công việc theo một trình tự ưu tiên hợp lý là điều cơ bản giúp bạn luôn có thể hoàn thành mục tiêu với hiệu suất cao nhất có thể. Hơn thế nữa, điều này còn giúp bạn giảm bớt áp lực trong công việc mà không bị chậm trễ quá nhiều nếu có quá nhiều việc phải làm. 

3. Không trì hoãn

Trì hoãn là kẻ thù lớn nhất của năng suất công việc. Nó không chỉ khiến bạn lãng phí thời gian vào những việc vô bổ mà còn làm giảm bớt động lực hoàn thành công việc. Không chỉ trong công việc mà bạn cũng cần tránh sự trì hoãn cả trong đời sống hàng ngày. Mỗi người chúng ta đều chỉ có 24 tiếng mỗi ngày, mỗi thời khắc qua đi sẽ không thể lấy lại được. Chính vì vậy hãy dành quỹ thời gian có hạn của mình cho những việc thực sự có ý nghĩa và bắt tay ngay vào công việc sau khi đã lên kế hoạch hoạt động để không phải nuối tiếc. 

4. Lịch trình nhiệm vụ

Tốt nhất, bạn nên mang theo bên mình một cuốn sổ ghi chép lại danh sách các công việc phải làm để chắc chắn rằng mình không bị bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào. Việc ghi chép lại lịch trình nhiệm vụ cũng giúp bạn kiểm soát được tiến độ và mức độ hoàn thành công việc, từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý và giải pháp cải thiện kịp thời. Đây là một trong số những mẹo cực hiệu quả trong việc nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc. 

5. Quản lý áp lực công việc

Bạn sẽ rất dễ rơi vào trạng thái khủng hoảng và stress khi khối lượng công việc bạn cần đảm nhận vượt quá giới hạn thời gian quy định. Trong trường hợp này, bạn cần ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng nhất, những việc còn lại có thể để sang ngày hôm sau tiếp tục hoàn thành và nhờ tới sự giúp đỡ của đồng nghiệp khi cần thiết. Tuy nhiên, dù kết quả công việc có quan trọng tới đâu thì bạn vẫn cần dành thời gian cho mình để nghỉ ngơi và lấy lại trạng thái cân bằng trong công việc. 

6. Tự đặt ra những deadline

Việc đặt ra deadline cho từng nhiệm vụ cụ thể sẽ giúp bạn quản lý quỹ thời gian hiệu quả mà không gây ảnh hưởng cho những công việc tiếp theo. Deadline cũng là một biện pháp tạo động lực hành động và tránh sự trì hoãn của con người. Chính vì vậy, bạn cũng cần tuân thủ theo deadline một cách thực sự nghiêm túc, có như vậy thì hiệu suất làm việc mới được cải thiện và kế hoạch của bạn mới có thể hoàn thành một cách trọn vẹn. 

IV. Sinh viên nên quản lý thời gian thế nào cho hiệu quả

Sinh viên nên quản lý thời gian thế nào cho hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian của sinh viên hiện nay cũng là một vấn đề rất đáng quan tâm. Đa số các bạn sinh viên thường tìm cho mình những công việc bán thời gian sau giờ học để kiếm thêm thu nhập trang trải cuộc sống và phụ giúp gia đình. Tuy nhiên nếu thiếu kỹ năng quản lý thời gian và quản lý công việc thì các bạn sẽ rất dễ bị mất cân bằng giữa việc học tập và công việc, dẫn tới việc học bị sa sút, chểnh mảng trong khi thu nhập có được không xứng đáng với công sức và sự đánh đổi mà mình bỏ ra. Vậy làm thế nào để sinh viên có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả?

Trước hết, bạn cần tham khảo những tài liệu uy tín để cải thiện các kỹ năng mềm cần thiết cho học tập và công việc (bài giảng kỹ năng quản lý thời gian, giáo án kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng quản lý thời gian Lại Thế Luyện, kỹ năng quản lý thời gian pdf, kỹ năng quản lý thời gian ppt, slide kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng quản lý thời gian của giáo viên mầm non…). Thêm vào đó để những bài học không trở nên quá khô khan và để dễ hình dung hơn thì bạn có thể tham khảo thêm các bài tập tình huống kỹ năng quản lý thời gian để biết cách áp dụng trong đời sống thực tế, ngoài ra còn có các trò chơi về kỹ năng quản lý thời gian giúp cho việc tiếp nhận kiến thức trở nên dễ dàng và sinh động hơn rất nhiều. 

Cuối cùng, để áp dụng những kiến thức thu thập được vào thực tế thì bạn cần phân chia thời gian giữa việc học và các hoạt động khác một cách hợp lý. Trong đó thời gian học tại trường lớp, học thêm và tự học ở nhà vẫn cần chiếm nhiều thời gian nhất. Các hoạt động ngoại khóa cũng như việc làm thêm phải đảm bảo không ảnh hưởng tới thời gian học của sinh viên. Ngoài ra, bạn cũng cần dành cho mình một khoảng thời gian để thư giãn và nghỉ ngơi, vừa giúp lấy lại trạng thái tốt nhất cho cơ thể để tiếp tục hoạt động, vừa giảm thiểu căng thẳng và áp lực khi phải đảm nhiệm nhiều thứ cùng lúc. 

V. Tổng kết

Trên đây là toàn bộ thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn về chủ đề “Kỹ năng quản lý thời gian”. Hy vọng rằng bài viết này đã đem tới cho bạn những kiến thức có ích trong việc cải thiện kỹ năng mềm để thành công trong cuộc sống. Cảm ơn bạn đã dành thời gian để theo dõi bài viết và mong rằng bạn sẽ tiếp tục đồng hành cùng 123job ở những bản tin tiếp theo!