Hỗ trợ quản lý và điều phối công việc
- Theo dõi lịch trình, sắp xếp và nhắc lịch làm việc, lịch công tác của Tổng Giám đốc.
- Ghi biên bản cuộc họp, tổng hợp kết luận và theo dõi tiến độ thực hiện các công việc được giao từ Tổng Giám đốc.
- Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, slide thuyết trình cho các buổi họp, làm việc, gặp gỡ đối tác hoặc các sự kiện quan trọng.
- Là đầu mối truyền đạt và phản hồi thông tin giữa Tổng Giám đốc và các phòng ban, nhân sự trong Công ty. Thực hiện phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả công việc của nhân viên cho Tổng giám đốc
- Hỗ trợ quản lý danh sách đầu việc theo ngày/tuần/tháng, đảm bảo không bỏ sót các hạng mục quan trọng.
Điều phối thông tin và hỗ trợ hành chính
- Soạn thảo, rà soát và lưu trữ các loại văn bản: công văn, email, hợp đồng, báo cáo, biên bản làm việc...
Tiếp nhận, xử lý các tờ trình, đề xuất, báo cáo từ phòng ban; tổng hợp và trình lên Tổng Giám đốc.
Quản lý hệ thống tài liệu, hồ sơ của Tổng Giám đốc một cách bảo mật – khoa học.
Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện công việc liên quan đến nhân sự, ngân sách của công ty
Hỗ trợ đối ngoại và hợp tác chiến lược
- Cùng Tổng Giám đốc tham gia các hoạt động đối ngoại, kết nối đối tác, đại diện công ty trong các buổi họp hoặc sự kiện quan trọng.
- Hỗ trợ triển khai các kế hoạch hợp tác, ký kết thỏa thuận, chiến dịch đồng thương hiệu, tổ chức sự kiện, hội thảo...
- Trực tiếp làm việc hoặc cùng Tổng Giám đốc đàm phán, trao đổi với đối tác về các nội dung hợp tác chiến lược, sản phẩm, truyền thông, phân phối...
- Sắp xếp lịch tiếp khách, họp với các đối tác trong và ngoài nước: KOLs, thương hiệu lớn, ngân hàng, bảo hiểm, sàn TMĐT (Shopee, Tiktok...).
Tham mưu và hỗ trợ chiến lược kinh doanh
- Thu thập thông tin thị trường, dữ liệu ngành, chính sách sàn TMĐT... để phân tích, đánh giá cơ hội hợp tác và tiềm năng tăng trưởng.
- Hỗ trợ Tổng Giám đốc xây dựng biểu mẫu, kế hoạch, quy trình phục vụ quản trị, giám sát vận hành toàn hệ thống.
- Theo dõi, đánh giá tiến độ thực thi các kế hoạch kinh doanh, đồng thời đề xuất giải pháp xử lý rủi ro hoặc phát triển thêm kênh mới.
- Phối hợp với các phòng ban xây dựng báo cáo hiệu quả hoạt động kinh doanh, KPI, chi phí – đề xuất cải tiến theo từng giai đoạn.
Các công việc linh hoạt khác theo chỉ đạo
- Hỗ trợ truyền thông nội bộ các thông điệp từ cấp lãnh đạo đến toàn công ty một cách linh hoạt, đúng tinh thần thương hiệu.
- Thực hiện các đầu việc đặc thù hoặc gấp theo yêu cầu trực tiếp từ Tổng Giám đốc.
- Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các hoạt động nội bộ quan trọng: định hướng nhân sự, tổ chức họp chiến lược, hoạt động đào tạo đội ngũ...
