Câu hỏi phỏng vấn và gợi ý trả lời cho vị trí nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

Bạn muốn ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng nhưng còn chưa đủ tự tin. Bạn muốn chinh phục nhà tuyển dụng ngay từ lần đầu tiên. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được bật mí những câu hỏi phỏng vấn nhân viên văn phòng thường gặp nhé!

Trước tiên chúng ta cùng nhau tìm hiểu nhân viên văn phòng là gì? Trong lĩnh vực hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là cụm từ được nhắc đến khá nhiều và phổ biến. Trong tiếng anh, nhân viên văn phòng còn được gọi là Office Staff và được ví như những bảo mẫu của các công ty, doanh nghiệp thực hiện các công việc liên quan đến hành chính nhân sự.

Nhân viên văn phòng là một trong những bộ phận cốt lõi, không thể thiếu của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Họ là những người chịu trách nhiệm về công việc liên quan đến thủ tục hành chính. Cùng theo dõi tiếp bài viết để được 123job bật mí những câu hỏi phỏng vấn và gợi ý trả lời cho vị trí nhân viên văn phòng chuyên nghiệp nhé!

I. Top câu hỏi thường gặp trong buổi phỏng vấn nhân viên văn phòng

1. Hãy giới thiệu đôi chút về bản thân bạn?

Gợi ý trả lời phỏng vấn:

Câu hỏi phỏng vấn này vô cùng phổ biến, là một cơ hội để bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Bạn cần nêu được những thông tin cơ bản và theo trình tự cụ thể như sau:

• Họ và tên
• Nói vắn tắt về quá trình học tập và làm việc.
• Chuyên môn
• Nói sơ qua về sở trường và sở thích

Top câu hỏi thường gặp trong buổi phỏng vấn nhân viên văn phòng

2. Tại sao bạn muốn làm việc ở công ty chúng tôi?

Gợi ý trả lời phỏng vấn:

Mục đích của nhà tuyển dụng khi hỏi câu hỏi phỏng vấn xin việc này là để chắc chắn bạn thực sự quan tâm đến công ty, quan tâm đến vị trí nhân viên văn phòng chứ không phải là nộp hồ sơ vào vài công ty để rồi trúng công ty nào thì đi làm công ty đó. Với câu hỏi kiểu này, bạn cần:

• Đọc và tìm hiểu kỹ về công ty cũng như vị trí nhân viên văn phòng mà bạn đang ứng tuyển
• Nêu ra những lý do bạn muốn làm việc tại công ty, ví dụ như thuận tiện đi lại, có chế độ đãi ngộ tốt, môi trường làm việc năng động tạo điều kiện cho bạn phát triển...

3. Những công cụ nào được bạn sử dụng cho công việc hành chính văn phòng? Chia sẻ về cách sử dụng và các chức năng bạn cần để hoạt động hiệu quả

Gợi ý trả lời phỏng vấn: 

Đối với nhân viên văn phòng thì có hai công cụ sử dụng không thể thiếu được là excel và word. Nó vô cùng quan trọng trong công việc, giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả, tính toán nhanh gọn, bạn sẽ tiếp xúc với trang tính excel, trang tài liệu rất nhiều. Để trả lời tốt câu hỏi phỏng vấn dạng này, trước tiên bạn cần biết bạn sẽ phải làm gì với những công cụ ấy:

• Nhập được văn bản
• Tạo được mục lục tự động, số trang tự động
• Sử dụng trang tính excel để tính toán, lọc, sắp xếp, biết sử dụng các hàm cơ bản để tính toán.
• Tạo bảng trên excel để quản lý: Bảng lương, bảng theo dõi chấm công...
• Biết sử dụng các hàm thống kê, tra cứu một cách nhanh chóng

4. Nếu công việc có sự thay đổi trong phút chót thì bạn sẽ giải quyết như thế nào?

Gợi ý trả lời phỏng vấn:

Đây là một tình huống khá khó, mục đích của nhà tuyển dụng khi hỏi câu hỏi này là để đánh giá khả năng ứng biến nhanh nhạy, linh hoạt của ứng viên. Nếu đã từng trải qua một trường hợp nào tương tự như vậy thì bạn hãy kể ra làm ví dụ để chứng minh cho khả năng của bạn. Một ứng viên giỏi sẽ luôn tìm thấy cơ hội trong những khó khăn, nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ đánh giá rất cao về ứng viên đó.

5. Bạn có thể đóng góp gì cho chúng tôi khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng?

Gợi ý trả lời phỏng vấn:

Đây là cơ hội tốt để bạn chứng tỏ được bản thân, những kiến thức và kĩ năng cần thiết của bạn hoàn toàn phù hợp để đóng góp và cống hiến cho vị trí nhân viên văn phòng như: Kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp, kỹ năng quản lý.

Câu trả lời gợi ý: “Tôi có khả năng điều hành một nhóm đảm bảo tính tổ chức và luôn hoàn thành KPI, deadlines đúng hạn, bên cạnh đó giúp từng thành viên đạt được các mục tiêu cá nhân và tăng hiệu suất làm việc”.

6. Theo bạn, vấn đề nào là quan trọng, khó khăn nhất đối với vị trí nhân viên văn phòng?

Gợi ý trả lời phỏng vấn:

Đối với câu hỏi phỏng vấn này bạn cần nêu rõ ra được một số nội dung như:

• Vấn đề quan trọng nhất trong công việc của nhân viên văn phòng: Đảm bảo việc soạn thảo, kiểm tra, lưu trữ văn bản hành chính nhanh chóng và chính xác; đảm bảo việc tiếp nhận và giải quyết các tình huống, làm hài lòng khách hàng, đồng nghiệp 
• Khó khăn trong việc làm văn phòng: Yêu cầu về hệ thống văn bản phải chính xác và sự chồng chéo trong các văn bản. 

7. Nêu các công tác hậu cần cần thiết cho việc tổ chức sự kiện của công ty.

Gợi ý trả lời phỏng vấn:

Công tác hậu cần trong tổ chức sự kiện có vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu, thành công của chương trình. Đặc biệt, công tác hậu cần bao gồm nhiều hoạt động phức tạp liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Đối với câu hỏi này bạn cần nêu rõ được một số công tác quan trọng như:

• Lên kế hoạch hậu cầu
• Xây dựng đội ngũ nhân viên hậu cần
• Kiểm soát và phối kết hợp các hoạt động hậu cần
• Dự tính và xử lý các rủi ro trong sự kiện

II. Lưu ý khi trả lời phỏng vấn nhân viên văn phòng

Nhìn thẳng: Khi nói chuyện hay trả lời những câu hỏi của người phỏng vấn, bạn nên nhìn thẳng vào mắt họ, thậm chí cũng cũng nên nhìn thẳng như vậy với những người khác trong phòng.

Lưu ý khi trả lời phỏng vấn nhân viên văn phòng

Lắng nghe: Không nên ngắt lời nhà tuyển dụng và nếu bạn không hiểu rõ câu hỏi, hãy yêu cầu nhà tuyển dụng nhắc lại.

Hãy thân thiện và luôn nở nụ cười: Không phải lúc nào bạn cũng cười với mọi người nhưng hãy để cho mọi người thấy bạn là một người thân thiện và biết cư xử lịch thiệp

Trả lời ngắn gọn: Trong khi phỏng vấn chỉ trả lời vào những điểm chính cần nhấn mạnh, không lòng vòng để tránh mất điểm. Nhưng cũng không có nghĩa là bạn chỉ trả lời “có” hoặc “không” những câu hỏi của nhà tuyển dụng.

Trả lời những câu hỏi tiêu cực một cách tích cực: Bạn nên nhớ là không được nói xấu hay nói những điều không tốt về công ty cũ hoặc sếp cũ

Trả lời trung thực: Đối với nhà tuyển dụng, sự trung thực và thẳng thắn của ứng viên luôn được đánh giá rất cao. Họ đã tiếp xúc với rất nhiều những ứng viên khác nhau nên chuyện “lật tẩy” chiêu trò của bạn không còn là việc quá khó khăn. Vì thế đừng bao giờ nghĩ đến việc nói dối về thành tích, kinh nghiệm hay những kỹ năng làm việc.

III. Những điều cần chuẩn bị trước ngày phỏng vấn

Việc chuẩn bị cho buổi phỏng vấn một cách kỹ lưỡng, cẩn thận sẽ giúp bạn cảm thấy bình tĩnh và tự tin hơn. Dưới đây là 10 điều phải chuẩn bị trước ngày phỏng vấn nhân viên văn phòng để “tán đổ” nhà tuyển dụng:

1. Phong cách ăn mặc 

Tùy vào vị trí ứng tuyển, văn hóa của doanh nghiệp, công ty mà chúng ta lựa chọn phong cách ăn mặc sao cho phù hợp. Tuy nhiên dù là công ty nào, lựa chọn chính xác nhất vẫn phải đảm bảo các yếu tố: “Chỉn chu, gọn gàng, lịch sự”. Và đặc biệt, đối với việc làm văn phòng thì yêu cầu này càng bắt buộc và khắt khe hơn. Đối với ứng viên là nam thì ưu tiên tóc để màu đen tự nhiên, quần âu và áo sơ mi. Còn đối với nữ thì yêu cầu tóc tai gọn gàng, các ứng viên có tóc dài có thể buộc cao lên, tránh để tóc mái che hết mặt… 

2. Tìm hiểu về người sẽ phỏng vấn bạn

Khi vượt qua vòng hồ sơ, nhà tuyển dụng thường gửi một email thông báo về, thời gian, địa điểm của buổi phỏng vấn và có thể là người sẽ phỏng vấn bạn. Search tên họ trên Google và mọi trang mạng xã hội có thể biết đâu bạn sẽ tìm được một chút thông tin, chí ít là để bạn không bị bối rối khi không biết nên xưng hô thế nào trong buổi phỏng vấn. Nếu không có tên người phỏng vấn thì hãy làm như vậy với người quản lý nhân sự, quản lý vị trí bạn ứng tuyển và thậm chí là CEO nếu bạn ứng tuyển vào vị trí quản lý.

3. Điểm lại tất cả những kiểu câu hỏi phỏng vấn thường gặp

Điểm lại tất cả những kiểu câu hỏi phỏng vấn thường gặp về nhân viên văn phòng

Tôi không khuyên bạn học thuộc tất cả những câu hỏi phỏng vấn thường gặp về vị trí nhân viên văn phòng nhưng vẫn tốt hơn nếu bạn đọc qua chúng. Thứ nhất, bạn sẽ không bị động trước những câu hỏi đơn giản vì chúng lặp lại ở hầu hết các bài về câu hỏi phỏng vấn thường gặp. Thứ hai, sẽ có một vài câu trả lời tâm đắc và thế là bạn tự động biến nó thành câu trả lời của riêng mình.

4. Giữ thái độ thân thiện

Khi đi phỏng vấn hãy giữ cho mình thái độ thật cởi mở, tự tin và thể hiện sự chuyên nghiệp không chỉ ở ngoại hình mà cả ở cách trả lời câu hỏi, cách đặt câu hỏi. Thái độ thân thiện không những giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng ngay từ lần đầu gặp mặt mà cơ hội bạn được chọn để trở thành nhân viên văn phòng cũng sẽ cao hơn. Ngoài ra, bạn nên cảm thấy hứng thú với những gì nhà tuyển dụng chia sẻ về công ty và môi trường làm việc của họ. Đừng bao giờ tỏ vẻ khó chịu ngay cả khi thương lượng lương giữa hai bên không được như những gì bạn mong muốn, đây đều là các kỹ năng mềm bạn cần chú ý khi đi phỏng vấn.

5. Hãy trả lời ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề

Ngắn gọn không có nghĩa là chỉ trả lời một vài từ cụt lủn. Chúng ta nên tránh những câu dài phức tạp, dễ gây hiểu nhầm, cũng đừng nói quá nhiều những vấn đề không đúng trọng tâm. Nhà tuyển dụng phải làm việc với rất nhiều ứng viên khác nhau và cũng đồng nghĩa họ không có quá nhiều thời gian cho mỗi cuộc phỏng vấn. Nói ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề có thể là điểm nhấn giúp bạn chinh phục được những nhà tuyển dụng khó tính.

6. Kiểm soát ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể cũng quyết định rất nhiều đến sự thành công hay thất bại của bạn trong cuộc phỏng vấn nhân viên văn phòng. Thay vì xuất hiện với gương mặt buồn bã thì một nụ cười tươi tạo thiện cảm sẽ là bước khởi đầu giúp buổi phỏng vấn cho vị trí nhân viên văn phòng trở nên suôn sẻ hơn. Không dừng lại ở đó, cách giao tiếp bằng ánh mắt, những cử chỉ tay chân, tư thế ngồi thẳng lưng… cũng truyền tải nhiều thông tin cảm xúc hơn bạn nghĩ. 

Kiểm soát ngôn ngữ cơ thể cũng vô cùng quan trọng đối với cuộc phỏng vấn nhân viên văn phòng

7. Chuẩn bị sẵn một vài câu hỏi dành cho nhà tuyển dụng

Hầu hết, ở cuối buổi phỏng vấn nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn có câu hỏi gì dành cho họ không. Và đa số là lắc đầu và nói “không”, bạn không làm vậy chứ? Hãy note lại một vài câu hỏi bạn cho là quan trọng, cần thiết vào một tờ giấy và đem theo khi đi phỏng vấn. Những câu hỏi đó cũng thể hiện bạn có tìm hiểu nghiêm túc với công việc hành chính văn phòng chứ không phải chỉ vô tình lướt qua trên một trang đăng tuyển nào đó.

8. Mang theo CV, một vài tờ giấy và một cái bút

Đối với những thứ cần thiết cho buổi phỏng vấn xin việc thông thường sẽ phụ thuộc nhiều vào yêu cầu của từng nhà tuyển dụng. Một số nhà tuyển dụng sẽ liệt kê rõ các thứ cần thiết cho buổi phỏng vấn như hồ sơ xin việc, CV xin việc bản in màu hay thậm chí có thể mang theo laptop cá nhân để thuận tiện cho việc test IQ phỏng vấn xin việc… Tuy nhiên đôi khi nhà tuyển dụng không đề cập gì tới việc tài liệu cần mang theo, bạn  có thể mang theo một vài thứ sau để bản thân chuyên nghiệp hơn: 

• Sổ tay và bút: Đây là hai thứ được coi là vật bất ly thân với nhiều người, chúng giúp bạn ghi chép lại một số điều quan trọng một cách thuận tiện  và nhanh chóng. Và trong buổi phỏng vấn xin việc nhân viên văn phòng cũng vậy, đôi khi bạn cần ghi lại những thứ quan trọng trao đổi giữa hai bên.
• Hộp đựng danh thiếp: Đối với những ứng viên đã có kinh nghiệm với vị trí nhân viên hành chính nhiều năm, danh thiếp sẽ giúp bạn tạo nên độ uy tín và cũng để nhà tuyển dụng liên lạc với bạn nhanh hơn.
• CV bản in màu: Nếu nhà tuyển dụng không đề cập gì tới việc mang theo CV thì lời khuyên cho bạn là hãy cứ in ra nhé, phòng khi nhà tuyển dụng không có trong tay bản CV nhân viên văn phòng của bạn.

9. Tập sale bản thân

Hầu hết những người đi phỏng vấn xin việc nhân viên ăn phòng, khi nhà tuyển dụng hỏi mức lương mong muốn của bạn là bao nhiêu thì thường sẽ đưa ra con số cao hơn mức lương cũ bạn nhận được khoảng vài chục %. Điều này sẽ khiến bạn tự giới hạn mức lương bạn nhận được. Nếu bạn biết cách để “phỏng vấn ngược” nhà tuyển dụng trong vấn đề tế nhị này, có thể bạn sẽ nhận được một mức lương cao hơn (đương nhiên là bạn phải thể hiện được mình tốt nhất trong suốt quá trình phỏng vấn trước đó). Tập Sale bản thân có thể giúp bạn tự tạo ra những cơ hội quý báu cho bản thân. 

10. Biết cách bắt tay

Biết cách bắt tay cũng là cách gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Bất kể người phỏng vấn bạn là nam hay nữ, ít hay nhiều tuổi đừng quên kết thúc buổi phỏng vấn bằng một cái bắt tay đầy thiện cảm. Bạn nên là người chủ động đề nghị điều này. Ấn tượng cuối cùng là ấn tượng khó phai, cũng quan trọng không kém gì đầu tiên, đấy là cảm giác sẽ đọng lại người phỏng vấn. Cảm giác đó sẽ tác động lên toàn bộ buổi phỏng vấn và ảnh hưởng rất lớn đến quyết định cuối cùng của nhà tuyển dụng.

IV. Kết luận

Trên đây là một số thông tin về nhân viên văn phòng là gì? 10 điều cần chuẩn bị trước ngày phỏng vấn nhân viên văn phòng và những câu hỏi phỏng vấn nhân viên văn phòng thường gặp mà 123job muốn gửi tới độc giả. Hy vọng bài viết trên mang đến nhiều thông tin bổ ích cho bạn đọc. Chúc bạn thành công!