Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Word ai cũng có thể thực hiện được

Nếu bạn mới làm quen với các công cụ soạn thảo trong Word và chưa nắm rõ các cách vẽ hình trong Word, thì hãy tham khảo bài hướng dẫn dưới đây của 123job nhé. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn sử dụng cách vẽ sơ đồ trong Word.

Flowchart là gì? - là những công cụ tư duy mang tính trực quan mạnh mẽ, thường bị bỏ qua đối với các nhiệm vụ phi kỹ thuật. Bởi vì flowchart ban đầu hoàn toàn chính là một kỹ năng kỹ thuật và thường được xuất hiện trong các bản dự thảo của các nhà hoạch định công nghiệp. Cùng với lập trình máy tính, nó sẽ trở nên phổ biến trong cách vẽ sơ đồ trong word hơn.

Tuy nhiên trên thực tế, flowchart sẽ không chỉ dành riêng cho kỹ thuật. Với một chút trí tưởng tượng, người sử dụng sẽ trở nên đơn giản hóa cả công việc hay cuộc sống của mình. Một trong những công cụ đơn giản nhất có sẵn để tạo ra flowchart nhanh chóng là Microsoft Word.

I. Flowchart là gì? 

Flowchart là gì? - Chính là cách vẽ sơ đồ tư duy trong word dễ hiểu về bất kỳ những quy trình nào, được sử dụng đồ họa đơn giản để thể hiện sự bắt đầu, kết thúc và các giai đoạn khác nhau để tuân theo một trật tự hợp lý. Mỗi bước trong quy trình vẽ sơ đồ trong word 2010 được thể hiện bằng một biểu tượng duy nhất đối với tên ngắn gọn của từng bước trong quy trình. Các biểu tượng trong flowchart được liên kết với nhau bằng những mũi tên chỉ ra hướng đi của quy trình.

II. Công dụng của flowchart là gì?

Khái niệm flowchart là gì?

Công dụng của flowchart là gì?- Vẻ đẹp của flowchart được nằm ở sự đơn giản của chúng. Người dùng có thể sử dụng nhiều ký hiệu cơ bản để vạch ra bất cứ công việc nào và flowchart có thể được sử dụng cho các tình huống khác nhau khi vẽ sơ đồ trong word 2010. Có thể dễ dàng tạo flowchart theo cách thủ công hay sử dụng các công cụ vẽ biểu đồ tốt nhất, đặc biệt là vẽ sơ đồ trong word.

Khi flowchart hoàn thành, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể và nắm rõ toàn bộ quá trình. Quá trình vẽ sơ đồ trong word 2010 giúp hiểu logic các vấn đề và cung cấp những thông tin chi tiết để làm cho mọi thứ trở nên tốt đẹp hơn.

Nói chung, flowchart có những công dụng dưới đây:

• Kiểm tra bất kỳ quá trình nào.
• Truyền đạt những bước trong một vài quá trình cho những người khác.
• Tổ chức các quy trình bằng cách loại bỏ những bước không cần thiết.
• Xác định và khắc phục các sự cố tiềm ẩn.
• Cải thiện những quy trình trong vẽ sơ đồ trong word 2010.

III. Cách tạo flowchart trong Microsoft Word 2013, 2016 và 2019

Hầu hết các công cụ cần thiết để có thể tạo flowchart trong Microsoft Word 2013, 2016 hoặc 2019 sẽ nằm trong Drawing Tools. Tuy nhiên trước tiên hãy thực hiện ba bước sơ bộ như sau:

Hiển thị Grid. Nhấn vào tab View và ấn vào Gridlines. Công cụ Grid sẽ giúp căn chỉnh và xác định kích thước chính xác cho các biểu tượng trong khi vẽ sơ đồ trong word 2010 người sử dụng gắn chúng vào các gridline (đường lưới).

Người dùng cũng có thể tùy chỉnh với các gridline này bằng cách vào Page Layout > Arrange > Align > Grid Settings.

1. Tạo flowchart

Sử dụng Drawing Canvas. Chèn bất kỳ những hình dạng hay hình vẽ nào trong một tài liệu vẽ sơ đồ trong Word 2010 sẽ tự động tạo ra một drawing canvas (khung vẽ). Người sử dụng cũng sẽ phải thay đổi kích thước khung vẽ để toàn bộ sơ đồ được nằm gọn trong khung.

Trang hỗ trợ của Microsoft sẽ cho bạn biết, việc sử dụng những hình dạng khác nhau (như là vẽ sơ đồ trong word) đặc biệt hữu ích. Ngoài ra, người sử dụng có thể tùy chỉnh những khung vẽ để tạo ra phông nền hấp dẫn cho flowchart của mình.

2. Tạo flowchart hấp dẫn

Bây giờ, hãy cùng bắt đầu bằng công việc tỉ mỉ để vẽ sơ đồ trong word đó là chèn các hình dạng và kết nối tất cả chúng lại cùng với nhau. Nó sẽ tốt hơn nếu người dùng vạch ra nó trên trang giấy trước rồi sau đó sử dụng Microsoft Word để cung cấp cho nó giao diện đã hoàn thiện. Một bản phác thảo thô sẽ giúp bạn có thể hình dung rõ hơn cách bố trí vẽ sơ đồ trong Word 2010. Quá trình vẽ sơ đồ trong word này rất đơn giản chỉ việc đưa ra một số phác thảo sơ bộ sẽ giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian.

3. Tiết kiệm thời gian

Tất cả các biểu tượng cần thiết để có thể được tìm thấy trên các tab Insert > Shapes. Nhấn vào thanh công cụ drop-down trong Shapes.

1. Các biểu tượng sẽ được sắp xếp gọn gàng trong nhóm vẽ sơ đồ trong word.

2. Chọn lựa hình dạng. Ví dụ, hình bầu dục có thể đại diện cho “Start”.

3. Nhấn vào khu vực canvas sau đó giữ chuột trái và kéo để thêm các hình dạng. Người dùng cũng có thể nhấp đúp vào bất cứ hình dạng nào để có thể tự động thêm nó vào Canvas. Rồi, di chuyển và thay đổi kích thước của hình dạng khi vẽ sơ đồ trong word.

IV. Hướng dẫn vẽ hình trong Word 2007

Bước 1: Để có thể tiến hành vẽ sơ đồ trong Word, chúng tôi nhấn chọn vào tab Insert và nhấn vào phần Shapes. Trong phần Shapes thì bạn hãy chọn ra hình khối muốn sử dụng trong nội dung.

Sau đó, bạn nhấn chuột vào hình khối sau đó di chuột vào trong trang Word để tạo thành để vẽ sơ đồ trong word 2010. Ở đây, người sử dụng có thể điều chỉnh kích cỡ của hình vẽ với nhau bằng cách nhấn vào các điểm chấm xanh trên màn hình.

Bước 2: Và tiếp theo, để có thể nhập nội dung vào trong hình vẽ vừa tạo để chúng ta nhấn đúp chuột vào các hình khối và nhấn vào biểu tượng Add text phía trên thanh ribbon.

Bước 3: Bạn hãy nhập chữ vào khung như bình thường. Sau đó bôi đen chữ và xuất hiện khung để điều chỉnh cỡ chữ, font chữ, màu sắc cho chữ. Hay chúng ta có thể sử dụng các khung điều chỉnh chữ trong tab Home trên thanh Ribbon.

Bước 4: Ngoài ra, bạn cũng có thể điều chỉnh màu sắc của hình khối khi bạn chọn màu viền, màu chính hay sử dụng thiết kế có sẵn. Người dùng nhấn vào hình vẽ trong nội dung và sẽ nhìn thấy Text Box Tools ở trên cùng các giao diện vẽ sơ đồ trong Word. Hãy nhấn vào Text Box Tools và sẽ thấy danh sách các màu.

Bước 5: Sau khi đã hoàn thành xong một vài hình vẽ trên nội dung, chúng ta hãy thực hiện những thao tác tương tự như hình trên để vẽ hình khối khác trong bài. Nếu bạn sử dụng hình khối tiếp theo tương tự với hình khối ban đầu, chỉ cần click chuột vào hình thứ nhất, nhấn và giữ phím Ctrl và kéo chuột vào nội dung trắng. Một hình khối tương tự cũng sẽ được tạo ngay sau đó.

V. Mẹo để căn chỉnh hình dạng

Mẹo để căn chỉnh hình dạng sơ đồ trong Word

1. Cách được đề xuất đó là làm điều đó ngay lần đầu tiên. Sử dụng các gridline và vẽ hình với chiều rộng đồng đều khi đặt trên khung vẽ.

2. Nhấp vào từng hình dạng riêng lẻ để có thể kéo chúng đến vị trí mới. Nếu có nhiều hình dạng, điều này có thể rất tốn thời gian. Các gridline giúp bạn giữ chúng nằm đúng chỗ.

3. Chọn lựa tất cả các hình dạng muốn căn chỉnh. Trên tab Format, nhấn vào menu drop-dowm Align. Chọn Align Selected Objects và sử dụng thanh công cụ căn chỉnh để căn chỉnh các hình dạng tự động. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Word ai cũng có thể thực hiện được

VI. Mẹo để căn chỉnh flowchart

Sau khi vẽ sơ đồ trong word đã được sắp đặt thì người dùng có thể căn chỉnh sơ đồ cho phù hợp với cách vẽ sơ đồ trong word.

1. Gộp tất cả các hình dạng và dấu nối lại rồi chọn tất cả các hình dạng và dấu nối. Trên tab Format, nhấn vào menu drop-down Group và chọn Group.

2. Trong Align, kiểm tra lại xem mục Align to Margin đã được chọn hay chưa. Sau đó, nhấp vào Align Center và Align Middle.

3. Thay đổi các kích thước khung vẽ bằng cách kéo các góc hoặc các cạnh.

VII. Tạo một flowchart tuyệt vời trong Word

Mẹo: Tất cả tùy thuộc vào sự sáng tạo của từng người và các công cụ cơ bản có trong tab Format trên Ribbon hay các tùy chọn chi tiết hơn có sẵn trên bảng điều khiển phụ. Mở bảng điều khiển phụ bằng cách nhấp chuột phải vào các hình và ấn chọn Format Shape.

• Format Shape: Có đầy đủ tùy chọn có sẵn để thiết kế các hình dạng và các dấu nối.
• Shape Styles: Một cách nhanh chóng để có thể thêm màu hoặc tô màu cho hình dạng mà bạn thích.
• Shape Fills: Sử dụng các lựa chọn về màu sắc hoặc gradient (bảng màu). Khôgn nên sử dụng quá nhiều cách phối màu.
• Shape Outlines: Đặt thuộc tính hình ảnh cho các đường giới hạn. Ngoài ra, sử dụng nó để làm cho các dấu nối trở nên dày hơn hoặc mỏng hơn theo ý muốn.
• Effects: Tạo chiều sâu cho hình dạng cùng với hiệu ứng 3D, đổ bóng...

Như vậy có thể thấy, có nhiều tùy chọn để hoàn thành “diện mạo” cho một flowchart cơ bản. Việc này cũng sẽ không hề dễ dàng tuy nhiên nếu thành công flowchart của bạn sẽ trông vô cùng chuyên nghiệp.

VIII. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trên word mới nhất 2020

Vẽ sơ đồ tổ chức trong Word bằng SmartArt

Bước 1: Trên giao diện của Word các bạn lựa chọn Insert -> SmartArt.

Bước 2: Xuất hiện một hộp thoại Choose a SmartArt Graphic các bạn lựa chọn Hierachy. Sau đó chọn kiểu sơ đồ là sơ đồ tổ chức trong mục lục của sơ đồ trong Hierachy.

Bước 3: Sơ đồ các bạn chọn được sẽ hiển thị trên giao diện biên soạn thảo trong khi vẽ sơ đồ trong Word, các bạn chỉ cần nhập nội dung vào các ô chữ trong sơ đồ.

Có 4 vị trí khác nhau để các bạn đủ nội lực lựa chọn:

• Add Shape After: là chèn hộp cùng mức ở phía sau.
• Add Shape Before: là chèn hộp cùng mức ở phía trước.
• Add Shape Above: là chèn hộp ở trên một mức cùng với hộp đang chọn.

IFrame: Add Shape Below: chèn hộp ở dưới một mức độ với hộp đã lựa chọn.

Add Shape: Sau khi vừa mới thêm các hộp và chèn các nội dung đa số cho sơ đồ đơn vị, gợi ý ta được sơ đồ như sau:

Bước 4: Tiếp theo các bạn sẽ cần chỉnh sửa để sơ đồ đơn vị của bạn hoàn thiện hơn. Để thay đổi màu sắc cho sơ đồ trong word tổ chức các bạn lựa chọn thiết kế -> Change Colors -> lựa chọn màu mà các bạn mong muốn.

IX. Vẽ sơ đồ trong Word bằng Shapes

Ngoài ra cách dùng trực tiếp trên SmartArt để thực hiện sơ đồ tổ chức thì các bạn cũng có thể sử dụng các tool trong Shapes. Các bạn thực hiện các thao tác sau đây:

Bước 1: Đầu tiên các bạn chọn Insert -> Shapes.

Bước 2: Tại đây có nhiều kiểu khối hình và đường thẳng, mũi tên và rất nhiều hình họa khác. Để vẽ sơ đồ trong word đơn vị các bạn chỉ cần dùng khối hình chữ nhật, đường thẳng, và đường mũi tên một chiều. Các bạn cũng đủ sức sử dụng các khối hình khác để cho thêm vào.

Các biểu tượng trong flowchart sẽ được liên kết với nhau bằng các mũi tên chỉ ra hướng đi

Để chèn đường thẳng, mũi tên các bạn chọn Insert -> Shapes -> lựa chọn đường thẳng hay mũi tên trong phần Lines. Rồi vẽ lên trang biên soạn thảo Word bạn sẽ được:

Lines: Nếu chèn khối ảnh chữ nhật các bạn lựa chọn Insert -> Shapes -> chọn khối ảnh chữ nhật trong phần Rectangles và vẽ lên trong Word. Các bạn sẽ được khối ảnh chữ nhật như sau:

Bước 3: Các bạn vẽ nhiều khối ảnh chữ nhật tương tự với các nội dung mà các bạn mong muốn có trong sơ đồ đơn vị. Nếu các khối ảnh giống nhau các bạn đủ nội lực sao chép bằng phương pháp chọn khối hình sau đó nhấn giữ phím Ctrl và bấm giữ con trỏ chuột rồi di chuyển con trỏ chuột đến vị trí không giống và thả chuột. Hoặc các bạn có thể copy và dán như bình thường với tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V.

Bước 4: Tiếp theo các bạn vẽ các ảnh mũi tên và đường thẳng để chỉ đến, mũi tên được chỉ xuống vị trí thấp hơn trong khi vẽ sơ đồ trong word.

Bước 5: Bởi vậy các bạn vừa mới có khung sơ đồ tổ chức, hiện tại các bạn cần điền nội dung vào sơ đồ tổ chức. Để thêm chữ vào các khối ảnh Shapes các bạn nhấn chuột phải vào khối ảnh rồi chọn Add text sau đó nhập chữ vào khối ảnh. Hoặc các bạn nhấn lựa chọn khối hình và nhập chữ.

Sau khi vừa mới nhập xong nội dung cần thiết cho sơ đồ tổ chức thì các bạn cần hiệu chỉnh rồi lựa chọn các màu sắc, kiểu chữ, kiểu hình.. tất cả các tùy chỉnh này các bạn phải thực hiện trong thẻ Format khi các bạn lựa chọn hình để vẽ sơ đồ trong word.

X. Kết

Hiện nay, người sử dụng thường dành rất nhiều thời gian để sử dụng Microsoft Office trong tin học văn phòng. Chính vì vậy, việc biết được tất cả các tính năng của flowchart có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Trên đây chính là bài hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Word. Ở biểu đồ hình vẽ trên Word, chúng ta có thể kết hợp với việc tạo màu để tăng thêm sự sinh động cho các hình vẽ cũng như các nội dung. Chúc bạn thực hiện thành công!