Những điều cần biết để chia sẻ tài liệu Google docs hiệu quả

Google Docs có thế mạnh là khả năng chia sẻ tài liệu, bảng tính và bản trình diễn. Thông qua công cụ này, bạn và nhóm của mình có thể trở thành cộng tác viên chỉnh sửa các tài liệu với nhau theo thời gian thực từ bất cứ nơi đâu trong thế giới.

Ngày nay, khái niệm Google Docs là gì đã không còn xa lạ. Các cộng tác viên trên một google tài liệu chung được chia sẻ có thể có quyền xem, bình luận trên đó, hoặc cũng có thể thực hiện ngay cả việc chỉnh sửa tài liệu, soạn thảo văn bản tuỳ thuộc vào cách mà bạn hay chủ sở hữu tài liệu phân quyền cho họ. Không có lý do gì mà phải gửi một email đính kèm các tài liệu hoặc gộp các tài liệu khác nhau vào chung một cái nữa.

Trong bài hướng dẫn này, 123job sẽ giới hiệu cho bạn những trường hợp cần dùng Google Docs là gì, sau đó hướng dẫn bạn cách sử dụng các tùy chọn chia sẻ của Google Docs để thực hiện chia sẻ các tài liệu của bạn, các bảng tính, cũng như các bản trình chiếu (slides) trực tiếp với những người khác để họ có thể xem hoặc cũng có quyền chỉnh sửa chúng. 

I. Khi nào chia sẻ các tài liệu của bạn trong Google Docs

Google docs là gì?

Đầu tiên, chúng ta cần biết Google Docs là gì? - Google Docs là công cụ giúp đơn giản hoá việc chia sẻ và cộng tác trên tài liệu, bảng tính và cả bản trình diễn. Nhà phát triển tích hợp một số cách để bạn có thể để sử dụng chúng một cách linh hoạt nhất. 

Có thể đôi khi bạn không cần người khác cùng chỉnh sửa mọi tài liệu mà bạn tạo, tuy nhiên những lúc cần và một số việc phát sinh phải làm theo nhóm, thì việc chia sẻ tài liệu trongGoogle Docs sẽ phát huy tối đa sự hữu ích. Dưới đây là một số trường hợp ứng dụng Google Docs rất phù hợp:

• Lưu giữ các ghi chú của buổi họp nhóm trong một tài liệu cộng tác
• Các ý tưởng cho một dự án sắp tới như là trong một nhóm
• Tạo một thực đơn cho bữa ăn tối của bạn, và mời khách thêm những gì họ dự định mang tới
• Cho phép bạn bè nhận xét về một bài phát biểu mà bạn đang viết cho đám cưới của một người bạn tốt nhất của mình
• Chỉ định các phần của một dự án được phân cho các cá nhân khác nhau, nhưng phải để cho tất cả mọi người báo cáo những phát hiện của họ trên cùng một tài liệu
• Chia sẻ danh sách hàng hóa với người phân phối của bạn, hoặc danh sách công việc nhà với các đứa con hoặc bạn cùng phòng của bạn

Tới đây, có lẽ chúng ta đã rõ những trường hợp cần sử dụng Google Docs là gì, cũng như tầm quan trọng của Google tài liệu trong đời sống và công việc. Phần tiếp theo ngay sau đây, hãy cùng 123job khám phá những tiện ích quan trọng của Google Docs là gì và cách sử dụng Google Docs nhé!

II. Các tùy chọn khả năng hiển thị

Điều đầu tiên bạn cần phải biết về việc chia sẻ trong Google Docs là Tùy chọn Khả năng hiển thị. Chính điều này sẽ kiểm soát những người nào có thể xem và sử dụng tài liệu. Các phần củagoogle tài liệu, bảng tính và các bản trình chiếu (slides) mới của bạn trong Google Drive được mặc định là tài liệu riêng tư, nhưng từ nút Share được tích hợp sẵn, bạn có thể chọn để làm cho các tài liệu này có thể xem bởi các cá nhân khác được chỉ định cụ thể. Đây là đặc quyền của Google tài liệu cho bất kỳ ai có một liên kết tới tài liệu, hoặc công khai trên web.

1. Cách chia sẻ tài liệu trong Google Docs

Hãy bắt đầu cách sử dụng Google Docs bằng cách tìm hiểu cách thức để chia sẻ. Để thấy các thiết lập chia sẻ trong hiện tại của bạn khi đang sở hữu một tài liệu được mở trong Google tài liệu, đơn giản là di chuyển con trỏ chuột của máy tính lên nút Share ở góc trên bên phải tài liệu này. Tại đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ hiện lên, nó sẽ chỉ ra các chính sách hiện tại được áp dụng của Google tài liệu, mặc định nó sẽ là trạng thái private (riêng tư).

Thực hiện chia sẻ Google Docs

Để thay đổi các thiết lập cần có, thực hiện thao tác bấm vào nút Share. Màn hình Share with others (Chia sẻ với mọi người) sẽ lập tức xuất hiện.

Google docs thiết lập quyền chia sẻ

Nhập thông tin từ danh bạ hoặc cả địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu với họ.

Nhập thông tin vào Google Docs

Tiếp tục thêm tên và địa chỉ email của tất cả mọi người mà bạn muốn thực hiện chia sẻ tài liệu với họ. Bạn cũng có thể trực tiếp thêm một lưu ý cần có với các cộng tác viên của bạn trong trường Add a note (thêm một ghi chú).

Tới đây, cách sử dụng Google Docs để chia sẻ đã gần như hoàn tất. Nhấp vào nút Send, ở góc dưới cùng bên trái của màn hình khi bạn đã hoàn thành công việc thêm quyền cho các công tác viên.

2. Cách bật tùy chọn khả năng hiển thị của liên kết

Bạn cũng có thể sử dụng màn hình Share with others của Google Docs để bật tùy chọn khả năng hiển thị của liên kết. Nếu tùy chọn hiển thị của liên kết được bật, bất kỳ ai có một liên kết tới tài liệu của bạn đều có thể truy xuất nó.

Khả năng hiển thị liên kết Google Docs

Để bật tùy chọn mang tên Link Sharing (chia sẻ liên kết), hãy nhấp vào biểu tượng có ý nghĩa liên kết ở góc trên bên phải của màn hình. Từ đây sẽ xuất hiện một màn hình hiện ra với một liên kết.

Liên kết của Google Docs

Hệ thống sẽ thực hiện cung cấp cho bạn một liên kết mà bạn có thể dùng nó để chia sẻ với những người khác.

Lưu ý: Điều quan trọng cần phải nhớ trong cách sử dụng Google Docs này là việc kích hoạt liên kết chia sẻ sẽ làm giảm đi khả năng kiểm soát và thay đổi những ai có thể xem tài liệu của bạn. Một trong những người xem tài liệu của bạn cũng có quyền và có thể chia sẻ liên kết đó với những người khác, và những người đó sẽ có thể trực tiếp truy xuất tài liệu của bạn.

3. Sử dụng các tùy chọn chia sẻ nâng cao trong Google Docs

Bạn có thể thực hiện công việc kiểm soát sâu hơn những người nào có thể xem tài liệu Google Docs của bạn. Bắt đầu từ màn hình hiện lên dòng chữ Share with others.

Tùy chọn chia sẻ nâng cao trong Google Docs

Sau đó, chọn tùy chọn Advanced. Trong trình đơn cửa sổ Sharing settings, bạn sẽ có thể thay đổi tiện ích hoặc những người nào có thể xem các tài liệu.

Tiện ích của Google Docs

Lưu ý trong phần Owner settings ở dưới cùng của trang tài liệu. Các thiết lập này chỉ sẵn có cho người chủ sở hữu tài liệu. Chúng cho phép bạn giới hạn những gì mà các cộng tác viên của tài liệu có thể làm với tài liệu của bạn.

4. Xác định tùy chọn chia sẻ của liên kết

Từ trình đơn cửa sổ Sharing settings, chọn Change để xem các tùy chọn có thể để chia sẻ liên kết.

Chia sẻ liên kết Google Docs

III. Tùy chọn cộng tác viên

Trong phần này, chúng ta tìm hiểu cách chia sẻ và cách sử dụng Google Docs với khả năng kiểm soát và tùy chỉnh nhiều hơn bằng cách thiết lập các cộng tác viên. Chúng ta có bốn lựa chọn trong phần Collaborator Options cung cấp cho những người cụ thể mà bạn chia sẻ Google Docs với các mức độ tiện ích khác nhau để có quyền truy cập đến tài liệu. 

Người sở hữu tài liệu có thể thực hiện ủy quyền cho các cá nhân khác ví dụ như quyền xem, bình luận, chỉnh sửa hoặc thậm chí là trở thành chủ sở hữu của tài liệu.

Để xem các tùy chọn mang tên Cộng tác viên, hãy nhấp vào nút Share ở vị trí phía trên bên phải của tài liệu. Nhấp vào ô chứa chữ Advanced. Trong trình đơn của Share settings, mời các cá nhân cụ thể với các thông tin chính xác hoặc nhóm bằng cách sử dụng địa chỉ email hoặc gửi email liên hệ và yêu cầu với nhóm.

Trong khi nhập và truy cập các địa chỉ này, các tùy chọn của việc làm ộng tác viên sẽ hiện lên. Nếu bạn thực hiện nhấp vào mũi tên đi xuống, nằm kế bên biểu tượng bút chì ở cạnh mỗi cái tên vừa thêm vào. Ở đây, bạn có thể chọn lựa các lệnh từ các tùy chọn sau: Can edit, can comment, hoặc can view.

Tùy chọn cộng tác viên Google Docs

1. Can Edit

Tuỳ chọn mang ý nghĩa Cộng tác viên này cho phép các cá nhân khác chỉnh sửa tài liệu. Các cộng tác viên có thể làm việc trực tiếp trong một tài liệu cùng một lúc theo thời gian thực, do đó, không cần phải thao tác gửi email thay đổi lại.

Mỗi biên tập viên được cấp quyền và đang làm việc với tài liệu sẽ được hiển thị một biểu tượng đại diện ở phía trên bên phải của màn hình, bên cạnh nút mang nghĩa Comments. Mỗi cộng tác viên sẽ có một màu đặc trưng khác nhau bao quanh biểu tượng của họ, và phần nào của tài liệu mà họ đang thực hiện chỉnh sửa cũng sẽ có một con trỏ tương ứng cùng màu với biểu tượng.

2. Can Comment

Với tùy chọn của các cộng tác viên này, mỗi một cá nhân mà được chia sẻ tài liệuGoogle Docs, sẽ có thể thực hiện xem tài liệu và bình luận ý kiến, nhưng sẽ không thể trực tiếp thay đổi các tài liệu trong bất kỳ trường hợp tài liệu nào. Tùy chọn này rất hữu ích khi các bạn thực hiện tìm kiếm thông tin phản hồi về một dự án, nhưng lại không muốn bất kỳ thông tin nào trong tài liệu được thay đổi.

Để bình luận và tham gia góp ý kiến về một tài liệu, chọn đoạn văn bản mà bạn muốn bình luận và nhấp chuột phải vào đó để chọn Comment. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt truy cập nhanh là Ctrl-Alt-M, hoặc nút Comments ở bên phải trên cùng của màn hình, vị trí bên cạnh nút Share. Chủ sở hữu của Google tài liệu sẽ thấy phần được đánh dấu và hộp bình luận được hiện ra ở phía trên bên phải màn hình của họ.

3. Can View

Để cho phép những người khác chỉ có quyền thực hiện xem một tài liệu, chọn tùy chọn Can view. Tùy chọn này thì đặc biệt hữu ích để bạn cấp quyền phân phối một mẫu template mà cần phải được sử dụng bởi những người khác. Bằng cách thiết lập tùy chọn Cộng tác viên thành Can view, cộng tác viên sẽ buộc phải tạo ra và đến một bản sao của tài liệu để thực hiện các thay đổi. Do đó, bạn cần đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi các mẫu tài liệu một cách trực tiếp.

Tuỳ chọn Cộng tác viên thứ tư chính là Owner - đây là tùy chọn chỉ sẵn có một khi bạn đã thực hiện chia sẻ một tài liệu trong Google Docs với những người khác. Sau khi tài liệu đã được thiết lập quyền chia sẻ, tên của chủ sở hữu sẽ xuất hiện trên danh sách Who has access trong trình đơn mang tên Sharing settings. 

Chia sẻ một tài liệu trong Google Docs

Tùy chọn owner cuối cùng này của Google Docs sẽ cho phép bạn chuyển quyền sở hữu của các tài liệu cho người khác. Nó xuất hiện trong trình đơn được tự động thả xuống bên cạnh tên của cộng tác viên nếu bạn đang sở hữu tài liệu. 

Tùy chọn của Google Docs

Mặc định người tạo ra tài liệu phải là người sở hữu nó. Nếu quyền sở hữu và quản trị của các tài liệu được chuyển giao cho người khác, có một vài điều mà người tạo tài liệu sẽ không còn có quyền để có thể làm, chẳng hạn như:

• Xoá bỏ các cộng tác viên
• Chia sẻ với nhiều người
• Thay đổi tùy chọn khả năng hiển thị
• Cho phép cộng tác viên thay đổi quyền truy cập cho những người khác
• Xoá vĩnh viễn một cái gì hay một tài liệu nào đó từ Google Drive. Sau khi tài liệu này đã được xóa, không ai có thể truy cập và sử dụng tới nó, bao gồm cả những người mà nó đã được chia sẻ cho trước đây.

IV. Thêm bình luận

Cộng tác viên với tiện ích bổ sung Can comment hoặc Can edit có thể bình luận trên một tài liệu được chia sẻ trực tiếp trong Google Docs. Một bình luận có thể có khả năng hướng dẫn những người chủ sở hữu của tài liệu tiến hành khắc phục một lỗi chính tả đơn giản, hoặc có thể mở ra và thiết lập một cuộc đối thoại về một phần nhất định của tài liệu.

1. Thêm một bình luận

Để thêm một bình luận nào đó vào một tài liệu Google Docs, chọn phần của tài liệu tương ứng mà bạn muốn nhận xét về nó. Nó có thể là một từ, một đoạn nào đó, một câu nào đó hoặc toàn bộ một đoạn văn dài. Sau khi chọn phần nào đó, thực hiện nhấp chuột phải và chọn Comment.

Thêm một bình luận trên Google Docs

Một hộp văn bản với tên và thông tin của bạn sẽ xuất hiện ở bên phải của màn hình để bạn có thể nhập lại về nhận xét của mình.

Nhập nhận xét Google Docs

Nếu ai đó thực hiện thao tác viết một bình luận trên tài liệu của bạn, bạn có thể bắt đầu một cuộc đối thoại trực tiếp qua đây bằng cách trả lời bình luận của họ. Bên dưới bình luận, một hộp văn bản sẽ xuất hiện với dòng chữ chú thích là Reply (trả lời). Tại đây, bạn có thể nhập và lưu lại câu trả lời của bạn.

Trả lời trên Google Docs

Nếu bình luận chỉ đơn giản là một cái chú ý để sửa lỗi mà không cần trả lời, thì bạn có thể trực tiếp tạo các hiệu chỉnh được yêu cầu vào trong tài liệu và đánh dấu bình luận như là đã được xử lý bằng cách nhấp vào nút giải quyết (Resolve) kế bên bình luận. Bằng cách giải quyết một bình luận, thì bình luận sẻ bị ẩn. Để mở lại bình luận đã giải quyết, nhấp vào nút Comment ở vị trí trên cùng bên phải của tài liệu.

2. Mở một bình luận đã giải quyết

Ngay cả sau khi một bình luận đã được giải quyết và không còn hiện nữa, bạn vẫn có thể xem lại nó để chú ý thêm một lần nữa. Nhấp vào nút Comments ở trên cùng bên phải được thiết lập tài liệu của bạn.

Mở một bình luận đã giải quyết trong Google Docs

Để mở lại các bình luận đã được giải quyết, nhấp vào liên kết Reopen màu xanh bên cạnh tài liệu. Các bình luận đã giải quyết sẽ ngay lập tức được thêm trở lại vào tài liệu.

V. Thông báo cho cộng tác viên

Trong phần này, chúng ta sẽ cùng bao quát cách chia sẻ tài liệuGoogle Docs bằng các thông báo thích hợp. Bạn có thể tự động trực tiếp thông báo cho cộng tác viên thông qua thư điện tử khi tất cả thay đổi được thực hiện vào một tài liệu được chia sẻ. Tính năng này được cho là tiện lợi nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu và theo đó, bạn cần phải cho phép các cộng tác viên của bạn biết và chú ý về các hiệu chỉnh của bạn.

1. Bật thông báo

Mở tài liệu Google Docs của bạn. Đảm bảo rằng tất cả những tài liệu của bạn đã được chia sẻ với ít nhất một người. Nhấp vào nút Comments được thiết kế ở trên cùng bên phải của tài liệu. Nhấp vào nút mang chữ Notifications bên dưới nó.

Cách bật thông báo Google Docs

Sau khi bạn nhấp vào tùy chọn Notifications, một trình đơn thả xuống ngay sau đó sẽ hiển thị các tùy chọn thông báo của bạn.

Thông báo của Google Docs

2. Xem thông báo Email

Nếu bạn đã thao tác tắt thông báo email, bạn sẽ nhận được một email thông báo tổng hợp ngay sau khi chúng được tạo ra. Vào trong hộp thư cá nhân của bạn để xem thông báo. Hãy xem email minh họa trong ví dụ dưới đây:

Email của Google Docs

VI. Xoá bỏ một cộng tác viên

Đôi khi, bạn có thể cần phải xoá bỏ và tước quyền tư một cộng tác viên từ một tài liệu. Điều này có thể xảy ra và cần thực hiện khi một thành viên trong nhóm rời khỏi nhóm, từ đó không còn nhu cầu truy cập vào tài liệu. Dưới đây là cách để xóa một cộng tác viên từ một tài liệu được chia sẻ trong Google Docs.

Lưu ý: Chỉ người sở hữu tài liệu Google đó mới có thể thêm hoặc xoá cộng tác viên trong tài liệu.

Trước tiên, hãy chắc chắn rằng bạn đang trực tiếp làm việc trên một tài liệu có các cộng tác viên.

Bắt đầu tại trình đơn cửa sổ Sharing settings từ bên trong tài liệu Docs của bạn. Bạn sẽ thấy một dấu x ở vị trí bên cạnh mỗi cái tên trong danh sách Who has access (những người đã truy cập).

Xóa bỏ cộng tác viên Google Docs

Để xoá bỏ hoặc gỡ quyền một cộng tác viên từ tài liệu được chia sẻ của bạn, nhấp vào dấu x ở vị trí bên cạnh tên của người đó. Tên của người đó sẽ được xóa khỏi danh sách.

VII. Các ví dụ về sự cộng tác

Chỉnh sửa theo thời gian thực là công cụ trong Google Docs cho phép bạn cộng tác với bất kỳ ai, bất cứ nơi nào mà lại vô cùng hữu ích, không sợ nhầm lẫn hoặc phức tạp. Lấy ví dụ cụ thể này từ một trường học. Họ sử dụng Google Docs cho mục đích Thông báo buổi sáng.

Giáo viên có thể chỉnh sửa và thông báo tới các trang cho các sự kiện cụ thể, và tất cả giáo viên trong trường đều có thể sử dụng máy chiếu của họ để hiển thị các thông báo ngay lập tức tại cùng một thời điểm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và thậm chí là công sức làm việc. Ở đầu trang, bạn có thể thấy các giáo viên khác đang hoạt động, thực hiện thao tác chỉnh sửa hoặc xem các thông báo, và thậm chí xem rồi kiểm tra một phần của tài liệu họ đang chỉnh sửa trực tiếp.

Các thông báo buổi sáng sẽ trông giống như thế này khi họ đang làm việc và thiết lập những nội dung trên chúng. 

Thông báo buổi sáng bằng Google Docs

Một biểu tượng tương ứng sẽ xuất hiện ở đầu tài liệu ứng với mỗi người đang làm việc và chỉnh sửa trên nó. Các con trỏ xuất hiện trong tài liệu tương ứng với màu sắc của chính người chỉnh sửa tài liệu.

VIII. Các phím tắt khi sử dụng Google docs

1. Các phím tắt cơ bản trên Google Docs

• Ctrl + C: Lệnh sao chép.
• Ctrl + X: Cắt phần được chọn.
• Ctrl + V: Dán đoạn đã cắt, copy vào.
• Ctrl + F: Tìm kiếm từ, cụm từ.
• Ctrl + H: Tìm và thay thế từ, cụm từ.
• Ctrl + S: Lưu lại.
• Ctrl + P: In.
• Ctrl + Z - (Undo): Quay trở lại thao tác trước đó.
• Ctrl + Shift + Z - (Redo): Thực hiện lại lệnh vừa làm.
• Ctrl + /: Hiển thị phím tắt bàn phím.
• Ctrl + O: Mở tập tin có sẵn trong máy.
• Ctrl + G: Nhảy đến trang số.
• Ctrl + Enter: Ngắt trang.
• Ctrl + Shift + G: Tìm trở về trước.
• Ctrl + Shift + F: Làm ẩn thanh Menu.
• Ctrl + K: Chèn hoặc chỉnh sửa liên kết.
• Alt + Enter: Mở file đính kèm.
• Alt + /n hoặc Alt + Shift + Z: Tìm kiếm Menu.
• Alt + Z: Tìm kiếm Menu trên trình duyệt Google Chrome.

2. Phím tắt định dạng văn bản trên Google Docs

• Ctrl + dấu chấm (.): Chỉ số trên.
• Ctrl + dấu phẩy (,): Chỉ số dưới.
• Ctrl + B: Chữ in đậm.
• Ctrl + I: Chữ in nghiêng.
• Ctrl + U: Gạch chân chữ.
• Ctrl + Alt + C: Sao chép định dạng
• Alt + Shift + 5: Gạch ngang.
• Ctrl + Shift + E: Căn lề giữa.
• Ctrl + Shift + R: Căn lề phải.
• Ctrl + Shift + J: Căn đều 2 bên.
• Ctrl + \ hoặc Ctrl + Space: Xóa định dạng.
• Ctrl + Shift + >: Tăng cỡ chữ.
• Ctrl + Shift + <: gi c ch>
• Ctrl + Shift + 7: Đánh số thứ tự.
• Ctrl + Alt + V: Dán định dạng.
• Ctrl + ]: Thụt đầu dòng.
• Ctrl + [: Bỏ thụt đầu dòng.
• Ctrl + Shift + 8: Tạo gạch đầu dòng.
• Alt + Shift + bốn phím mũi tên: Di chuyển đoạn lên trên / xuống dưới, sang trái / sang phải.
• Ctrl + Alt + 0: Quay trở về định dạng ở chế độ mặc định.
• Ctrl + Alt + [1-6]: Tạo định dạng cho các đề mục, Heading (tạo mục lục tự động).
• Ctrl + Shift + L: Căn lề trái.

3. Phím tắt chỉnh sửa ảnh trên Google Docs

• Ctrl + Alt + K: Tăng toàn bộ kích thước chung (lớn hơn).
• Ctrl + Alt + J: Giảm toàn bộ kích thước chung (nhỏ hơn).
• Ctrl + Alt + B: Tăng kích thước chiều ngang.
• Ctrl + Alt + I: Tăng kích thước chiều dọc.
• Ctrl + Alt + W: Giảm kích thước chiều ngang.
• Ctrl + Alt + Q: Giảm kích thước chiều dọc.
• Phím mũi tên: Di chuyển lên / xuống / trái / phải.
• Shift + phím mũi tên: Di chuyển 1 pixel.
• Alt + Shift + mũi tên trái: Xoay ngược chiều kim đồng hồ 1 độ.
• Alt + Shift + mũi tên phải: Xoay theo chiều kim đồng hồ 1 độ.
• Alt + mũi tên phải: Xoay theo chiều kim đồng hồ 15 độ.
• Alt + mũi tên trái: Xoay ngược chiều kim đồng hồ 15 độ.
• Shift + Esc: Đóng, tắt đi.

4. Phím tắt để bình luận, tạo chú thích

• Ctrl + Alt + M: Bình luận.
• Ctrl + Alt + F: Chú thích.
• Ctrl + Alt, nhấn E sau đó nhấn tiếp C: Nhập bình luận hiện tại.
• Ctrl + Alt, nhấn N sau đó nhấn tiếp C: Chuyển sang bình luận kế tiếp.
• Ctrl + Alt, nhấn P sau đó nhấn tiếp C: Trở lại bình luận trước.
• Ctrl + Alt + Shift + A: Mở chủ đề mới.

5. Phím tắt đánh dấu văn bản trên Google Docs

• Ctrl + A: Chọn tất cả văn bản.
• Shift + mũi tên trái / phải: Chọn một ký tự bên trái / bên phải.
• Shift + mũi tên lên / xuống: Chọn lên / xuống một dòng.
• Ctrl + Shift + mũi tên trái / phải: Chọn đến cuối một ký tự bên trái / bên phải.
• Ctrl + Shift + Home: Chọn từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản.
• Ctrl + Shift + End: Chọn từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản.
• Shift + Home: Đánh dấu toàn bộ vùng ký tự từ vị trí con trỏ đến đầu dòng chứa con trỏ đó.
• Shift + End: Đánh dấu toàn bộ vùng ký tự từ vị trí con trỏ chuột đến cuối dòng.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn E sau đó nhấn I: Chọn mục danh sách hiện tại.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn E sau đó nhấn O: Chọn tất cả các mục trong danh sách hiện tại.

6. Phím tắt dùng khi kẻ, thao tác với bảng

• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi E: Thoát bảng.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn N rồi T: Di chuyển đến bảng kế tiếp.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn P rồi T: Di chuyển về bảng trước đó.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi S: Di chuyển đến đầu bảng.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi D: Di chuyển đến cuối bảng.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi B: Di chuyển đến cột tiếp theo.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi V: Di chuyển về cột trước đó.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi I: Di chuyển đến cột đầu tiên.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi K: Di chuyển đến cột cuối cùng.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi M: Di chuyển đến hàng tiếp theo.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi G: Di chuyển về hàng trước đó.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi J: Di chuyển đến hàng đầu tiên.
• Ctrl + Alt + Shift, nhấn T rồi L: Di chuyển đến hàng cuối cùng.

• 7. Các phím tắt khác

• Ctrl + Alt + Shift + G: Mở lịch sử
• Ctrl + Alt, nhấn O rồi nhấn H: Chèn hoặc xóa header
• Ctrl + Alt, nhấn O rồi nhấn F: Chèn hoặc xóa footer
• Page up: Page Up
• Page down: Page Down
• Ctrl + Alt + Shift + I: Mở thanh tìm kiếm
• Ctrl + Shift + Y: Xác định số từ được chọn trên thanh công cụ
• Ctrl + Shift + C: Đếm số từ
• Ctrl + Shift + S: Bắt đầu nhập giọng nói (có sẵn trên trình duyệt Chrome)
• Ctrl + ‘: Di chuyển đến lỗi chính tả tiếp theo
• Ctrl + ;:Di chuyển đến lỗi chính tả trước đó
• Shift + Esc: Chat
• Ctrl + Alt + Shift + M: Di chuyển lên trên ứng dụng
• Ctrl + Shift + Esc: Vị trí con trỏ có chứa trang web
• Esc: Trở về vị trí con trỏ

IX. Kết luận

Với bài tổng hợp đầy đủ các thông tin bổ ích trên đây, hy vọng các bạn sẽ biết và ghi nhớ cũng như áp dụng được những tiện ích và những phím tắt quan trọng hay sử dụng để phục vụ quá trình làm việc với Google Docs được thuận tiện và hiệu quả hơn.