Ngoài chức năng phản hồi lời mời phỏng vấn, thư xác nhận phỏng vấn còn là cơ hội để ứng viên chủ động trong sắp xếp lịch hẹn, gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Dưới đây là mẫu thư xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp cho nhiều tình huống khác nhau.

Khi nhận lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, chúng ta cần phản hồi lại thông qua thư xác nhận phỏng vấn vấn. Tuy nhiên, làm sao để viết thư xác nhận phỏng vấn sao cho đủ nội dung cần thiết, đủ ấn tượng thì không phải ai cũng hiểu rõ. Với bài viết dưới đây, 123job.vn sẽ giúp bạn đọc nắm rõ các cấu trúc chuẩn của một bức thư xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp. Kèm theo đó là mẫu 9 thư xác nhận phỏng vấn giúp bạn đọc có được phản hồi phù hợp cho nhà tuyển dụng trong mọi tình huống

1. Thư xác nhận phỏng vấn là gì? 

Thư xác nhận phỏng vấn đơn giản là một thông báo, lời xác nhận (thường được soạn dưới dạng email) mà ứng viên phản hồi lại với nhà tuyển dụng sau khi nhận được thư/lời mời tham gia phỏng vấn. Thông qua thư xác nhận phỏng vấn, nhà tuyển dụng nắm bắt được thông tin ứng viên có tham gia buổi phỏng vấn không, hoặc có những yêu cầu, mong muốn nào khác? Ngoài chức năng trên, thư xác nhận phỏng vấn còn là cơ hội để ứng viên chủ động trong sắp xếp lịch hẹn, thể hiện thái độ chuyên nghiệp, chỉn chu, qua đó gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. 

thư xác nhận phỏng vấn

Xem thêm: Mẹo viết thư cảm ơn sau phỏng vấn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng

2. Cấu trúc chuẩn của thư xác nhận phỏng vấn

Một lá thư xác nhận phỏng vấn có thể thể hiện vô số khía cạnh: thái độ, sự chuyên nghiệp, cá tính… của người gửi. Vậy để thư xác nhận phỏng vấn vừa thực hiện đúng chức năng của nó, vừa tạo dấu ấn tốt đẹp với nhà tuyển dụng, ứng viên trước tiên cần soạn email xác nhận phỏng vấn với cấu trúc sau đây: 

  • Tiêu đề thư xác nhận: Trường hợp bạn nhận được yêu cầu phỏng vấn qua email, bạn chỉ cần nhấn "Trả lời" để giữ nguyên dòng tiêu đề. Giữ nguyên dòng tiêu đề sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi , xác định nội dung thư của bạn hơn.
  • Nội dung thư xác nhận phỏng vấn: Thay vì chỉ đơn thuần xác nhận có hoặc không tham gia, nội dung thư phản hồi cần có bố cục mở bài, thân bài, kết bài rõ ràng.

Bạn nên bắt đầu thư xác nhận phỏng vấn với lời chào và một lời cảm ơn chân thành. 

VD: 

Dear Ms./Mr [Tên nhà tuyển dụng] 

Thank you for considering me for the Social Media Leader role at OMG Company. 

hoặc 

Kính gửi Bộ phần tuyển dụng [Tên công ty]

Tôi rất vui khi nhận thư mời phỏng vấn của Quý công ty cho vị trí Trưởng nhóm Social Media. 

Tiếp đến, bạn cần xác nhận lịch hẹn phỏng vấn có phù hợp với bạn không. Nếu đồng ý, hãy xác nhận lại với đầy đủ thông tin thời gian, địa điểm, vị trí, các hồ sơ cần mang theo (nếu có). 

VD: 

Với email này, tôi xác nhận tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Social Media, diễn ra vào:

Thời gian: 10h10, Thứ 2 Ngày 10/10/2024;

Địa điểm: Văn phòng Công ty OMG tại 112 Đường Phạm Văn Đồng. 

Hoặc 

I would like to confirm the interview will take place at [time], at [place]. 

  • Đưa ra yêu cầu hoặc thắc mắc nếu có: Ngoài nội dung phản hồi lời mời tham gia phỏng vấn, với thư xác nhận phỏng vấn bạn có thể đưa ra những yêu cầu cần thiết như: Bày tỏ mong muốn sắp xếp lịch hẹn khác phù hợp hơn; Thắc mắc về hồ sơ, nội dung cần thiết cho buổi phỏng vấn. 
  • Kết thúc thư xác nhận phỏng vấn: Hãy kết thúc lá thư xác nhận phỏng vấn bằng sự chân thành, tinh thần sẵn sàng chia sẻ, hợp tác của bạn tới nhà ứng tuyển. 

thư xác nhận phỏng vấn

Xem thêm: Cách viết thư hỏi kết quả phỏng vấn tạo thiện cảm, gây ấn tượng nhà tuyển dụng

3. Top 9 mẫu thư xác nhận phỏng vấn trong những tình huống khác nhau 

3.1. Mẫu email xác nhận phỏng vấn

Tiêu đề email: Xác nhận tham gia phỏng vấn -  [Vị trí] - [Họ và tên]

Kính gửi Bộ phận tuyển dụng [Tên công ty]

Tôi rất vui mừng khi nhận được lời mời phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Social Media của Quý Công ty. Tôi xin xác nhận tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Social Media vào [Ngày] lúc [Giờ] tại [địa điểm].

Tôi vô cùng háo hức được gặp quý anh/chị tại công ty để có thể trao đổi rõ hơn về kinh nghiệm bản thân và sự phù hợp của mình với vị trí ứng tuyển. Nếu cần thêm bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào cho buổi phỏng vấn, xin vui lòng liên hệ qua email [Tên Email] hoặc số điện thoại [Số liên hệ]

Xin kính chúc một ngày tốt lành!

Trân trọng,

[Tên của bạn]

3.2. Mẫu email xác nhận phỏng vấn kèm lời cảm ơn

Tiêu đề email: Thư xác nhận phỏng vấn - [Vị trí] - [tên ứng viên]

Kính gửi [Tên người nhận] - [Chức vụ] - [Tên doanh nghiệp]

Tôi vui mừng và cảm ơn Quý Công ty cân nhắc vời gửi thư mời phỏng vấn [tên vị trí]. Qua thư này, tôi xin xác nhận tham gia buổi phỏng vấn diễn ra vào lúc [giờ] vào [ngày] tại [địa điểm].

Tôi rất mong được gặp [người nhận] và trao đổi nhiều hơn về kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng của mình. Nếu có thêm bất kỳ yêu cầu, tài liệu cần bổ sung nào khác trước buổi phỏng vấn, quý anh/chị có thể liên hệ trực tiếp qua email này hoặc số điện thoại của tôi.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Số điện thoại]

[Địa chỉ email]

thư xác nhận phỏng vấn

3.3. Mẫu email chấp nhận lời mời phỏng vấn kèm câu hỏi 

Tiêu đề email: Thư xác nhận phỏng vấn - [Vị trí] - [Họ và tên]

Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Công ty[Tên công ty].

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Quý Công ty cân nhắc vời gửi tôi lời mời tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ]. Sau khi cân nhắc lình trình cá nhân, tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn đúng thời gian như trên. 

Ngoài ra, tôi muốn xác nhận lại buổi phỏng vấn sẽ diễn ra tại [địa chỉ công ty] hay một địa chỉ khác. Rất mong nhận được phản hồi chính xác từ Quý Công ty. 

Nếu bạn cần bất kỳ thông tin hoặc tài liệu bổ sung nào khác, xin vui lòng cho tôi biết. Rất hân hạnh được chia sẻ nhiều hơn cùng quý anh/chị tại buổi phỏng vấn sắp tới. 

Cảm ơn và hẹn gặp mọi người tại buổi phỏng vấn!

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Số điện thoại]

[Địa chỉ email]

Xem thêm: Kinh nghiệm lần đầu đi phỏng vấn xin việc quan trọng ra sao?

3.4. Mẫu email xác nhận có đề xuất ngày giờ tham gia phỏng vấn khác

Tiêu đề: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] - [tên ứng viên]

Kính gửi [Tên người nhận] - [Chức vụ] - [Tên doanh nghiệp]

Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành cùng lòng biết ơn khi Quý Công ty đã gửi cho tôi email mời phỏng vấn và trao tôi cơ hội được thể hiện sự phù hợp của mình với vị trí [vị trí ứng tuyển]. Tuy nhiên, sau khi xem xét, lịch phỏng vấn hiện đang trùng với lịch trình cá nhân quan trọng nên rất tiếc tôi không thể có mặt vào đúng thời gian mà Quý công ty đã sắp xếp. 

Tôi vô cùng xin lỗi vì sự bất tiện này và mong anh/chị tạo điều kiện, sắp xếp lịch phỏng vấn trong khoảng thời gian sau [khoảng thời gian thích hợp ] để tôi có cơ hội trao đổi trực tiếp về nội dung công việc cũng như chia sẻ chi tiết hơn về kỹ năng, kinh nghiệm của bản thân. 

Xin chân thành cảm ơn hỗ trợ từ Quý Công ty và mong gặp lại!

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Số điện thoại]

[Địa chỉ email]

thư xác nhận phỏng vấn

3.5. Mẫu email xác nhận phỏng vấn có chia sẻ thông tin 

Tiêu đề email: Thư xác nhận phỏng vấn - [vị trí] - [tên ứng viên].

Kính gửi [Tên người nhận] - [Chức vụ] - [Tên doanh nghiệp]

Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến [người nhận]/Quý Công ty vì đã cân nhắc và gửi lời mời phỏng vấn đến tôi. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] diễn ra vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].

Tôi vô cùng háo hức trước cơ hội được trao đổi trực tiếp với [người nhận]/Quý Công ty về hiểu biết, kinh nghiệm và những điều tôi có thể mang lại khi đảm nhiệm vị trí tại công ty.  Đính kèm thư là thông tin cá nhân của tôi bao gồm [tên loại giấy tờ đính kèm email]. Xin vui lòng liên hệ sớm qua email hoặc số điện thoại  biết nếu Quý Công ty cần bất kỳ tài liệu hoặc thông tin nào khác trước buổi phỏng vấn.

Xin chân thành cảm ơn. Kính chúc Quý Công ty ngày làm việc hiệu quả!

Trân trọng,

[Tên của bạn]

3.6. Mẫu thư phản hồi lời mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Tiêu đề email: Thư xác nhận phỏng vấn - [Vị trí] - [Tên ứng viên].

Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Công ty [Tên Công ty].

Tôi vô cùng hạnh phúc và và biết ơn khi nhận được email mời tham gia phỏng vấn cho vị trí [Vị trí] từ [Người nhận]/Quý Công ty. Sau khi cân nhắc lịch trình cá nhân, tôi xin được xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn với:

Thời gian:  [ngày] lúc [giờ] 

Địa điểm: [địa chỉ]

Hồ sơ cần chuẩn bị: Hồ sơ được yêu cầu chuẩn bị nếu có 

Hy vọng buổi phỏng là cơ hội tuyệt vời để tôi và Quý Công ty trao đổi chi tiết nội dung công việc và hiểu rõ hơn về nhau. Nếu Quý công ty cần thêm bất kỳ tài liệu hoặc yêu cầu nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng liên hệ sớm với tôi qua email hoặc số điện thoại.

Xin chân thành cảm ơn và mong sớm gặp lại!

Trân trọng,

[Tên của bạn]

3.7. Mẫu thư từ chối lời mời phỏng vấn

Tiêu đề email: Thư xác nhận phỏng vấn - [Vị trí ứng tuyển] - [Tên ứng viên]

Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Công ty [Quý Công ty].

Tôi rất vui mừng và biết ơn khi nhận được lời mời tham dự buổi phỏng vấn từ [người nhận]/Quý Công ty cho vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, sau khi cân nhắc, tôi rất tiếc khi phải nói lời từ chối tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm] bởi lý do cá nhân sau đây [nêu rõ lý do từ chối].

Kính chúc Quý Công ty ngày càng phát triển rực rỡ hơn nữa. Hy vọng cơ hội được hợp tác với Quý công ty trong thời gian gần nhất. 

Xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng,

[Tên của bạn]

3.8.Mẫu thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dear [Interviewer's Name],

Thank you for sending me an interview invitation for the [job position] role at [company].

I'm writing this email letter to confirm that the interview will be held at [time] on [date] at [place]. Please let me know if there are any additional details or if there's anything specific you'd like me to prepare for the interview.

I'm truly excited about the opportunity to discuss how my skills and experience are suited to the [job position] role at [company]. 

Please let me know if you need anything from me before the interview.

Kind regards

[Your Name]

3.9. Mẫu thư từ chối lời mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dear [Interviewer’s Name],

Thank you for your earlier [email/email] inviting me to interview for the [job position] role at [Company].
I truly appreciate your opportunity to discuss my suitability for the  [job position] role at [Company].

However, I unfortunately will have to decline as I have decided to take on an opportunity at another organization, and this position is not the right fit for me at this time.

I wish you all the best in finding the right candidate for this role.

Kind regards,

[Your Name]

thư xác nhận phỏng vấn

Xem thêm: Những câu hỏi cho nhà tuyển dụng nên hỏi trong buổi phỏng vấn

Kết luận

Thư xác nhận phỏng vấn không chỉ là dịp bạn ngỏ lời tham gia phỏng vấn dựa trên lịch trình mà nhà tuyển dụng đã đưa ra, thư xác nhận phỏng vấn còn là cơ hội để bạn chủ động đưa ra những yêu cầu, thể hiện sự chuyên nghiệp của mình tới bộ phần tuyển dụng. Hãy tận dụng từng cơ hội nhỏ để thể hiện sự phù hợp, quan điểm của mình tới HR. Hy vọng Top 9 mẫu thư xác nhận phỏng vấn trên của 123job.vn hỗ trợ bạn đọc đưa ra nội dung trả lời thư mời phỏng vấn của HR sao cho phù hợp, và chuyên nghiệp nhất.