Mô hình hybrid working là gì? Lựa chọn nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Hybrid working là xu hướng làm việc được ưa chuộng trên khắp thế giới bởi những giá trị mà nó mang lại cho doanh nghiệp và người lao động. Tuy nhiên tại Việt Nam, vẫn tồn tại nhiều thắc mắc cho việc lựa chọn và phát triển mô hình hybrid working hiệu quả.

Vậy đâu là mô hình hybrid working phù hợp với doanh nghiệp Việt. Làm thế nào để phát triển hiệu quả mô hình hybrid working - hình thức làm việc kết hợp trong dài hạn. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau của 123job.vn.

1. Mô hình hybrid working là gì?

Mô hình hybrid working là phương pháp tiếp cận lấy con người làm trung tâm. Phương pháp kết hợp giải quyết hiệu quả thách thức từ mô hình làm việc từ xa và những bức bối trong mô hình làm việc truyền thống. Với mô hình hybrid working, sự linh hoạt cho phép nhân viên lựa chọn địa điểm phù hợp miễn là đảm nhiệm hiệu quả công việc. Điều này thúc đẩy năng suất của tổ chức, đồng thời gian tăng sự thoải mái, tinh thần của người lao động. 

2. Có những mô hình hybrid working phổ biến nào?

Hybrid working tồn tại dưới nhiều dạng thức khác nhau tùy thuộc vào đặc trưng, lựa chọn mỗi tổ chức và hình thức công việc. Tuy nhiên, có 4 mô hình hybrid working được ứng dụng phổ biến hiện nay, bao gồm:

• Flexible hybrid work model - Mô hình hybrid working linh hoạt
• Fixed hybrid work model - Mô hình hybrid working cố định 
• Office-first hybrid work model - Mô hình hybrid working Office - First
• Remote-first hybrid work model - Mô hình hybrid working Remote - First

3. Đặc trưng của 4 mô hình hybrid working phổ biến hiện nay

3.1. Mô hình hybrid working linh hoạt 

Với mô hình hybrid working này, nhân viên được chọn địa điểm và giờ làm việc tùy thuộc vào sự ưu tiên của họ trong ngày. Ví dụ, nếu bạn cần tập trung thời gian cho một dự án, bạn có thể lựa chọn làm việc cá nhân tại nhà, quán cà phê. Nếu cần thảo luận công việc chung, cả nhóm có thể trao đổi tại văn phòng công ty hoặc lựa chọn hội trường, phòng hội nghị cho thuê,...

Lợi ích từ mô hình hybrid working đề cao tính linh hoạt

• Mang tới sự tự do, linh hoạt cho cá nhân trong việc quyết định thời gian, địa điểm làm việc. 
• Xây dựng mối quan hệ công việc dựa trên sự tin tưởng, giúp tăng sự hài lòng của nhân viên trong quá trình làm việc. 
• Hấp dẫn nhiều tài năng, với cá tính tư duy đa dạng hơn. 
• Tiết kiệm chi phí không gian và vận hành văn phòng, và chi phí đi lại của nhân viên. 

Tuy nhiên, sự linh hoạt này cũng mang tới nhiều thách thức như sau: 

• Bị động khi rơi vào những tình huống cần cả nhóm giải quyết khẩn cấp. 
• Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất công việc của cá nhân, nhóm sao cho phù hợp là một thử thách khi nhân viên có thể lựa chọn giờ và địa điểm làm việc. 

3.2. Mô hình hybrid work cố định

Với mô hình hybrid working cố định, tổ chức sẽ chủ động thiết lập ngày, giờ mà nhân viên được phép làm việc từ xa hoặc đến văn phòng. Ví dụ, phòng marketing sẽ đến văn phòng làm việc từ Thứ Hai đến Thứ Tư và phòng nhân sự sẽ làm việc tại văn phòng từ Thứ Năm đến Thứ Bảy.

Ưu điểm của mô hình hybrid working cố định:

• Tăng cơ hội và hiệu quả làm việc nhóm trực tiếp. 
• Tiết kiệm một phần nào đó chi phí vận hành doanh nghiệp. 
• Tối ưu hiệu quả với từng bộ phận trong tổ chức và phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh khác nhau. 

Nhược điểm: 

• Bất tiện trong tình huống cần phối hợp làm việc giữa cá nhân làm việc tại nhà và bộ phận làm việc văn phòng. 
• Đòi hỏi đầu tư lớn vào hệ thống truyền thông, phương tiện làm việc từ xa. 

3.3. Mô hình Office - First

Với mô hình hybrid working Office - First, nhân viên được yêu cầu phải có mặt làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể linh hoạt chọn một vài ngày (trong số lượng được cho phép) trong tuần để làm việc từ xa. Google là một doanh nghiệp ứng dụng mô hình làm việc này trong hoạt động kinh doanh của mình. Nhân viên Google cần làm việc tại văn phòng 3 ngày một tuần và có thể chọn làm việc tại nhà hoặc văn phòng trong 2 ngày còn lại. 

Lợi ích: 

• Sự góp mặt của nhân viên trong tổ chức đều đặn trong tuần, tháng góp phần xây dựng mối quan hệ giữa các nhân viên, đội nhóm và hình thành văn hóa doanh nghiệp. 
• Cho phép cá nhân được linh hoạt, chủ động lựa chọn thời gian, địa điểm làm việc phù hợp.
• Có mặt nhanh chóng để xử lý tình huống bất ngờ, phù hợp với công ty dịch vụ.

Thách thức: 

• Thiếu sự kiểm soát về nhân viên sẽ có có mặt tại văn phòng khi nào. Do đó khó dự đoán chính xác số lượng nhân viên sẽ làm việc tại công ty trong ngày. 
• Chi phí thuê văn phòng với yêu cầu quy mô lớn. 

3.4. Remote - First

Remote - First là mô hình hybrid working khuyến khích nhân viên làm việc từ xa. Không gian văn phòng chủ yếu phục vụ hoạt động đào tạo và làm việc nhóm. Mô hình này từng được Twitter (X) áp dụng, cho phép nhân viên làm việc tại nhà và đến công ty khi cần làm việc nhóm. 

Lợi ích:

• Thuận tiện cho nhân viên từ thời gian, địa điểm làm việc, tiết kiệm chi phí đi lại. 
• Gia tăng sự hài lòng trong quá trình làm việc, qua đó có thể tăng năng suất công việc. 
• Giảm thiểu được lượng lớn chi phí cho vận hành văn phòng. 

Thách thức:

• Dễ mất kết nối, mối quan hệ với đồng nghiệp, đội nhóm do hạn chế tương tác trực tiếp. Nhân viên dễ rơi vào cảm giác bị cô lập khi làm việc độc lập trong thời gian dài. 
• Thách thức trong duy trì văn hóa doanh nghiệp và duy trì hiệu quả làm việc nhóm. 
• Đòi hỏi hệ thống quản trị từ xa chất lượng, hiệu quả. 

4. Những yếu tố nào thúc đẩy sự phát triển của mô hình hybrid working

Mô hình làm việc remote được sử dụng nhiều trong thời gian đại dịch COVID - 19 diễn ra trên toàn thế giới. Khi ấy, hầu hết các doanh nghiệp buộc chuyển sang hình thức làm việc từ xa và sử dụng hệ thống công cụ Virtual để duy trì hiệu quả. 

Hiện nay, sau khi đã nhận thấy nhiều lợi ích và thách thức từ mô hình làm việc từ xa, các tổ chức đang áp dụng mô hình hybrid working. Việc này vừa đảm bảo sự linh hoạt, thoải mái cho nhân viên vừa vẫn duy trì tương tác trực tiếp quan trọng giúp thúc đẩy sự gắn kết, làm việc nhóm và văn hóa doanh nghiệp. Khảo sát tại các doanh nghiệp này cho thấy, những yếu tố thúc đẩy sự phát triển của mô hình hybrid working bao gồm: 

• Sự cải thiện đáng kể trong năng suất làm việc cá nhân, sự sáng tạo.
• Nhu cầu làm việc linh hoạt, cân bằng giữa cuộc sống - công việc của nhân viên. 
• Cơ hội cắt giảm chi phí vận hành văn phòng trong doanh nghiệp.
• Tính bền vững và trách nhiệm bảo vệ môi trường, lời kêu gọi giảm lượng khí thải CO2 toàn cầu. 

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lựa chọn mô hình làm việc hybrid

Mô hình hybrid working mang tới nhiều lợi ích, tuy nhiên không phải lựa chọn nào cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Vậy nên, cân nhắc những yếu tố sau là điều cần thiết trước khi ứng dụng hybrid working cho tổ chức: 

• Xét tính phù hợp của ngành nghề: Không phải ngành, nghề nào cũng có thể dễ dàng áp dụng mô hình hybrid working. Trong đó, nhóm ngành nghề công nghệ, marketing, truyền thông, thiết kế,... có thể dễ dàng chuyển đổi sang hybrid working. Nhưng với nhóm ngành yêu cầu cao về tính bảo mật thông tin, quy trình nghiêm ngặt như ngân hàng, an toàn thông tin, chứng khoán, dịch vụ chăm sóc sức khỏe,... sẽ không phù hợp khi áp dụng hybrid working.
• Thang đánh giá hiệu suất tiến bộ: Hình thức làm việc mới đòi hỏi thang đánh giá hiệu suất mới. Khi chuyển đổi sang hybrid working, bạn cần sẵn sàng cho xây dựng, áp dụng những tiêu chuẩn, công nghệ đánh giá mới. Xem xét năng lực hiện tại của công ty đủ khả năng kiểm soát hiệu quả tốt trong điều kiện mới hay không?
• Văn hóa làm việc: Doanh nghiệp có mục tiêu thúc đẩy tương tác, chia sẻ, cộng tác trong tổ chức hay thúc đẩy sự tập trung, đề cao hiệu suất cá nhân. Văn hóa doanh nghiệp hiện tại có phù hợp cho mô hình hybrid working không?
• Chuẩn bị công đoạn chuyển giao: Bộ phận nào có thể linh hoạt làm việc giữa văn phòng, tại nhà. Phương hướng quản lý hiệu suất từng phòng ban khi áp dụng hybrid working? Cần hỗ trợ thiết bị, máy móc, phần mềm cho nhân viên ra sao khi chuyển sang làm việc kết hợp. 

6. Hướng dẫn phát triển mô hình hybrid working bền vững

6.1. Bắt đầu từ kế hoạch ngắn hạn 

Đưa mô hình hybrid working vào doanh nghiệp, cần bắt đầu với những thay đổi cơ bản nhất bao gồm: không gian, lịch trình làm việc và giải pháp hỗ trợ nhân viên phù hợp. Trong đó, doanh nghiệp cần: 

• Khảo sát nhu cầu nhân viên, xác định nhóm ưu tiên làm việc tại nhà (dựa trên nội dung công việc, sức khỏe, nhu cầu nhân viên). 
• Sắp xếp không gian văn phòng phù hợp, lập thời gian biểu cho thời gian làm việc từ văn phòng, thời gian làm việc tại nhà với từng nhóm đối tượng.
• Thu thập phản hồi của nhân viên về kế hoạch. Khuyến khích nhân viên đưa ra câu hỏi, và đề xuất của họ cho quy trình trong tương lai. 

6.2. Các chính sách, quy định cần có 

Để mô hình hybrid working linh hoạt nhưng nằm trong khuôn phép, tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Những chính sách, quy định là sợi dây đảm bảo liên kết, tính kỷ luật của nội bộ. Trong đó, cần đề cập tới những khía cạnh sau: 

• Vai trò và trách nhiệm của mỗi nhân viên, quản lý khi tham gia mô hình hybrid working. 
• Quy định về chi phí, máy móc, thiết bị.
• Quy định về bảo mật thông tin, dữ liệu quan trọng doanh nghiệp: kế hoạch kinh doanh, hệ dữ liệu khách hàng…
• Quy định về sử dụng ứng dụng quản lý online.
• Tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất công việc, thang đo KPI phù hợp cho từng cá nhân, cho nhóm.

6.3. Yếu tố pháp lý

Yếu tố pháp lý ở đây liên quan tới việc hợp pháp hóa mô hình hybrid working trong tổ chức. Bao gồm đưa điều khoản làm việc vào hợp đồng lao động và thông tin tuyển dụng: 

• Trong đó cần tuân thủ, quy định rõ ràng quyền lợi của nhân viên. Khi làm việc tại nhà hay văn phòng, nhân viên được hưởng những quyền lợi tương đương, có cơ hội phát triển ngang bằng nhau. 
• Quy định trách nhiệm nhân viên cũng cần làm rõ: bao gồm đảm bảo nhiệm vụ, trách nhiệm bảo vệ thông tin, dữ liệu doanh nghiệp.
• Quyền lợi về sức khỏe, an toàn và phúc lợi của nhân viên, trong đó có quy định về số ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, lương, thưởng… theo pháp luật
• Những phụ cấp như đi lại, hỗ trợ ăn trưa có thể điều chỉnh do thay đổi lịch trình, địa điểm làm việc. Những vấn đề chín như lương, phúc lợi và tiền bảo hiểm cần được giữ nguyên. 

6.4. Xây dựng phương thức giao tiếp, truyền thông

Để tương tác trong tổ chức hiệu quả, duy trì phương thức giao tiếp, truyền thông hữu hiệu là yêu cầu to lớn. Quá trình giao tiếp, truyền thông đứt gãy sẽ mang tới nhiều rủi ro cho tổ chức, trở thành rào cản cho quá trình làm việc chung. 

Ngoài ra, nếu không thúc đẩy giao tiếp giữa các cá nhân hay không truyền thông mục tiêu chung trong tổ chức, tinh thần đội nhóm sẽ đi xuống. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét những yếu tố sau để thúc đẩy quá trình giao tiếp, truyền thông hiệu quả: 

• Thiết lập nguyên tắc trao đổi, họp bàn riêng giữa mỗi phòng ban, đội, nhóm… bao gồm tần suất trao đổi, gặp mặt, phương thức liên lạc… Khuyến khích thành lập những nhóm riêng trao đổi vấn đề ngoài công việc. 
• Cuộc họp nên được thống nhất dưới một hình thức online/offline để đảm bảo trải nghiệm nhất quá giữa tất cả các thành viên. 
• Quy định phương thức trao đổi công việc nội bộ, quy trình tiếp nhận, xử lí thông tin. Ví dụ, nền tảng thích hợp cho công việc như Slack, Skype…
• Tuyên truyền về mục tiêu chung của tổ chức, duy trì văn hóa doanh nghiệp, văn hóa cộng tác ngay cả khi làm việc tại nhà, để giữ lửa, tinh thần của nhân viên. 

6.5. Đào tạo và phát triển đội ngũ quản lý 

Để đảm bảo mô hình hybrid working hiệu quả trong dài hạn, cần đội ngũ quản trị chất lượng. Trong đó, đội ngũ quản trị cần trang bị kiến thức, kỹ năng sau: 

• Thấu hiểu mô hình hybrid working mà doanh nghiệp đang triển khai, những thách thức có thể gặp phải và phương hướng giải quyết.
• Thấu hiểu đội ngũ nhân sự của mình, sát sao với mọi yêu cầu, đề xuất của cấp dưới, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp nhất. 
• Phát triển kỹ năng cần thiết: giao tiếp, truyền thông để thúc đẩy quá trình tương tác, tạo sợi dây liên kết bền chặt cho tổ chức.
• Kỹ năng kiểm soát, triển khai KPI hiệu quả, nhằm đảm bảo mục tiêu đã đề ra.

6.6. Công nghệ và thiết bị hỗ trợ 

Công nghệ là yếu tố quan trọng trong mô hình hybrid working. Những thiết bị, công nghệ, phần mềm hỗ trợ sẽ giúp quá trình làm việc kết hợp diễn ra một cách thuận lợi, dễ dàng hơn. Trong đó, doanh nghiệp cần cân nhắc những nội dung: 

• Rà soát hệ thống công nghệ, thiết bị sẵn có. Đề xuất bổ sung thiết bị phù hợp cho mô hình làm việc mới: màn hình, máy chiếu, thiết bị ghi âm, ghi hình, phần mềm họp online…
• Kết hợp đa dạng các công cụ, nền tảng khác nhau đảm bảo giao tiếp liền mạch: gói tài khoản Zoom, Google Meet, tài khoản Slack, Workplace, Word Office cho doanh nghiệp. 
• Đưa ra các biện pháp công nghệ, kỹ thuật cần thiết để bảo vệ hệ thống tài liệu, dữ liệu quan trọng. 

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về đặc trưng của 4 mô hình hybrid working phổ biến hiện nay và cách triển khai hình thức hybrid working hiệu quả. Hy vọng thông tin trên giúp bạn đọc đưa ra lựa chọn mô hình hybrid working phù hợp cho doanh nghiệp mình và có thêm kinh nghiệm áp dụng hybrid working hiệu quả, bền vững.