Quản lý nhân sự là gì? Những vấn đề cần biết về quản lý nhân sự (Phần 1)

Quản lý nhân sự đang là một trong những ngành nghề hot bởi cơ hội việc làm hấp dẫn và mức lương cao khiến không ít bạn quyết tâm theo đuổi. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về ngành nghề nhiều cơ hội nhưng cũng đầy thử thách này nhé.

I. Quản lý nhân sự

1. Quản trị nhân sự là gì?

Quản trị nhân sự (hay quản lý nguồn nhân lực) là khai thác và sử dụng nguồn lực con người trong công ty, tổ chức một cách hợp lý, hiệu quả. Hoạt động khai thác và sử dụng bao gồm các công đoạn tìm kiếm, tuyển dụng, phỏng vấn, thử việc, đào tạo, đánh giá, quan trọng là phải sắp xếp người vào đúng chỗ, đúng lúc, phù hợp với năng lực của người đó và tính chất của công việc. Đồng thời, công việc này cũng yêu cầu người làm giám sát hoạt động và văn hóa của cả tổ chức, phù hợp với luật lao động và việc làm, tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm hứng và đạt hiệu quả cao. 

Người làm công việc nhân sự cần phải có khả năng bao quát, đánh giá chính xác, đề cao sự phát triển của con người, lấy đó làm yếu tố trung tâm cho sự đi lên của cả tổ chức, doanh nghiệp. Lĩnh vực nào, ngành nghề nào cũng cần có quản lý nhân sự thì mới đảm bảo được một bộ máy hoạt động trơn tru và ngày càng được cải thiện

2. Vai trò của quản trị nhân sự

Người bạn trẻ chọn học quản trị nhân sự bởi nhận thức được rằng, đây là vị trí không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp, tập đoàn lớn nhỏ nào. Ngành quản trị nhân sự đóng vai trò rất lớn trong sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy cụ thể, ngành quản lý nhân sự bao gồm những công việc như thế nào? Nói chung, người làm công việc này đảm nhận những vai trò như tuyển dụng, sử dụng và loại bỏ con người. Họ đảm bảo nhân viên được đặt đúng chỗ để phát huy hết khả năng của mình, qua đó đóng góp vào sự phát triển của công ty, đồng thời tạo cho họ cơ hội phát triển kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm. Các nhiệm vụ cụ thể của vị trí quản lý nhân sự là:

a. Quản lý chính sách và đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự

Bộ phận nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý chính sách, các vấn đề liên quan đến chế độ lương, thưởng, chính sách đào tạo, nâng cao tinh thần và trách nhiệm làm việc cho nhân viên, gắn kết toàn thể  để đảm bảo rằng việc sử dụng nhân sự của công ty đúng với quy định của luật Lao động và Việc làm do Nhà nước quy định. Đồng thời, bộ phận này cũng đề ra và thực hiện các chính sách tuyển dụng… cho phù hợp với thời điểm phát triển và mục tiêu của doanh nghiệp. 

b. Tư­ vấn cho các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp

Bộ phận quản lý nhân sự chịu trách nhiệm bao quát hết nguồn lực con người của từng phòng ban từ nhỏ đến lớn trong doanh nghiệp. Nếu bộ phận nào gặp vấn đề về nhân sự, ví dụ như nhân viên bỏ việc nhiều; có thắc mắc về chế độ lương thưởng, phụ cấp… thì người làm việc quản lý công việc sẽ giải quyết. 

c. Cung cấp các dịch vụ nội bộ cho công ty

Một trong những vai trò không thể thiếu của quản trị nhân sự đó là cung cấp các dịch vụ nội bộ liên quan cho các bộ phận khác của công ty. Các dịch vụ đó thường là tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi cho nhân viên. Bộ phận này cũng lưu trữ hồ sơ nhân viên, ghi lại quá trình làm việc, thăng tiến của nhân viên để cấp trên có thể theo dõi sự phát triển, đánh giá được trình độ của nhân viên đó. Xét chế độ lương, thưởng và đảm bảo về an toàn lao động trong công ty cũng như phổ biến những luật này cho toàn thể nhân viên cũng là nhiệm vụ của bộ phận quản lý nhân sự.  

d. Kiểm tra nhân viên

Không chỉ tuyển người vào là xong, việc của người quản lý nhân sự còn là đảm bảo nhân viên làm việc tốt. Họ đảm bảo các bộ phận khác thực hiện đầy đủ, hiệu quả chính sách đã được đề ra, đảm bảo quyền lợi của nhân viên đúng Luật Lao động và Việc làm, được đánh giá đúng qua quy trình ghi thành tích trong công việc.

Bất cứ thắc mắc nào về vị trí, công việc, lương thưởng, xin nghỉ hay vắng mặt, hay khiếu nại về an toàn lao động, điều khoản hợp đồng; nhân viên đều có thể tìm đến bộ phận này để được giải quyết. Ban quản trị nhân sự sẽ thực hiện đánh giá, đo lường, phân tích các ý kiến, đơn khiếu nại này.

3. Công việc của nhân viên quản trị nhân sự 

Dưới đây là những công việc cụ thể của nhân viên quản trị nhân sự được tóm tắt ngắn gọn và dễ hiểu nhất, giúp bạn có thể hình dung ra những việc mình phải làm cũng như những kỹ năng cần chuẩn bị trước khi bước vào ngành nghề này. 

• Quản lý hồ sơ của nhân sự công ty

Việc quản lý hồ sơ nhân viên là rất quan trọng. Các loại hồ sơ thường gặp như: hồ sơ nhân viên ứng tuyển, hồ sơ của nhân viên đang làm việc và đã nghỉ việc. Việc này giúp công ty có thể thống kê và nắm chắc số lượng nhân viên, đảm bảo phân bổ đủ người cho từng công việc. 

• Chấm công, tính lương cho nhân viên

Người làm công việc quản trị nhân sự chịu trách nhiệm với ngày công và lương thưởng của nhân viên. Người quản lý cần ghi chép lại số ngày đi làm của nhân viên, giờ đến, giờ đi, số ngày đi muộn, thời gian đi muộn là bao lâu, số ngày làm thêm giờ…Nhân viên cũng rất cần bộ phận này thực hiện theo dõi mức độ tiến bộ và thành tích qua từng giai đoạn để khen thưởng, tăng lương hoặc thăng chức. 

Bộ phận quản lý nhân viên cũng phải đảm bảo liên hệ với bộ phận kế toán, tài chính để trả lương cho nhân viên đúng ngày, thực hiện giải đáp khi có những thắc mắc về chế độ lương thưởng, trợ cấp, hay khiếu nại khi thời gian trả lương bị chậm...

Để làm được việc này một cách nhanh chóng và tránh sai sót, bạn có thể quản lý nhân sự bằng excel hoặc sử dụng một số phần mềm quản lý nhân sự. Những cách này đều mang lại hiệu quả gấp nhiều lần so với cách làm truyền thống. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, cung cấp những dịch vụ tiện lợi và dễ sử dụng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác và độ bảo mật cao. 

• Đánh giá năng lực, ý thức trách nhiệm trong công việc và xử lý kỷ luật, khiếu nại

Đánh giá hiệu quả làm việc và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên thông qua bảng đánh giá trong từng phòng ban. Thực hiện khen thưởng, hoặc xử phát các cá nhân có khuyết điểm, vi phạm hoặc tái phạm các quy chế, quy định của công ty. Để làm được điều này, người làm công việc nhân sự cần có một cái đầu lạnh để đánh giá đúng từng nhân viên, không để họ chịu thiệt cũng như không bao che, chứa chấp cho những thành phần mắc lỗi. 

• Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng của ban quản lý nhân sự. Quy trình tuyển dụng phải thực hiện qua khá nhiều công đoạn, tiêu tốn công sức, thời gian và chi phí.

Đầu tiên, bộ phận quản lý nhân sự sẽ tiếp nhận các thông báo tuyển dụng của những phòng ban nhất định. Sau đó, bạn phải thực hiện nghiên cứu, tổng hợp, báo cáo kế hoạch tuyển dụng lên ban giám đốc công ty. Sau khi được ban giám đốc thông qua, đăng bài trên các nền tảng khác nhau để đảm bảo công việc được đến với người phù hợp. Bạn có thể liên hệ với những cá nhân, tổ chức làm công việc nhân sự bên ngoài để tăng độ phổ biến của tin tuyển dụng của bạn. Quá trình này sẽ rất nhiều email ứng tuyển được gửi đến, việc của bạn là lọc ra những ứng cử viên phù hợp để gọi vào vòng phỏng vấn trực tiếp. Ký hợp đồng thử việc, theo dõi sát sao sự tiến bộ, độ phù hợp với công việc của nhân viên và thực hiện ký kết hợp đồng chính sức. 

Quá trình tuyển dụng đòi hỏi kỹ năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp, không ngại khó ngại khổ của người thực hiện cũng như sự thống nhất, nhanh gọn trong quy trình quản lý nhân sự.

• Đào tạo nhân sự

Tổ chức các chương trình đào tạo dài hạn và ngắn hạn cho nhân viên để giúp họ nâng cao trình độ, kỹ năng, phẩm chất, nâng cao thái độ đối với công việc, từ đó thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. 

Có thể tổ chức cho nhân viên đào tạo tại công ty, hoặc tại trung tâm có chuyên môn. Ngoài ra, có thể tổ chức gặp mặt, giao lưu, học hỏi kinh nghiệm từ các chuyên gia, bạn bè quốc tế để tăng tính năng động, trau dồi khả năng giải quyết tình huống của nhân viên.

Quản lý nhân sự là gì?

II.Tầm quan trọng của quản lý nhân sự trong một tổ chức 

Ngành quản lý nhân sự giữ một vai trò quan trọng trong bộ máy của bất cứ tổ chức, doanh nghiệp nào.

Vai trò quan trọng đầu tiên của bộ phận quản trị nhân sự đó là thiết kế chương trình Tuyển dụng và Đào tạo toàn diện. Họ sẽ nhận báo cáo về nhu cầu tuyển nhân viên của những phòng ban, bộ phận cụ thể, lên kế hoạch tuyển dụng, vạch rõ con đường tuyển dụng. Họ hiểu những phẩm chất mà một ứng viên cần có để được tuyển vào vị trí. Công việc sàng lọc và đào tạo của bộ phận quản lý nhân sự đã giúp các phòng ban dễ dàng hơn trong việc tuyển người, làm việc và đào tạo người mới. Sự thống nhất của hệ thống này cũng làm giảm thiểu chi phí tuyển dụng nhân viên của các doanh nghiệp.

Chính sách Phát triển chuyên môndo bộ phận quản trị nhân sự đề ra cũng góp phần đào tạo cho nhân viên không chỉ những kỹ năng mềm như giao tiếp tiếng Anh, tiếng Anh nơi công sở, tin học văn phòng…mà còn những kỹ năng liên quan đến chuyên môn, nhằm mục đích nâng cao trình độ, đào tạo một bộ máy nhân viên làm việc chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao. 

Quản trị nhân sự còn thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên trong quá trình là việc. Việc đánh giá này thông qua bảng những thành tích đạt được, quan sát trong quá trình làm việc nhóm, và nhiều hoạt động khác tùy chính sách của từng công ty… Điều này làm tăng tính cạnh tranh, tăng năng lực làm việc hiệu quả của nhân viên, giúp nhân viên hiểu rõ được điểm mạnh để phát huy, và điểm yếu để cải thiện. Nó cũng giúp cấp trên tận dụng nguồn lực con người tốt hơn.

Không chỉ vậy, người quản trị nhân sự cũng được gọi là kẻ “làm dâu trăm họ”, vì nhiều lúc phải làm vai trò cầu nối Giải quyết tranh chấpgiữa người với người, bất cứ thắc mắc, khiếu nại, không hài lòng nào về mặt con người đều có thể gửi đến tay người quản lý nhân sự để họ xem xét, phân tích và đưa ra giải pháp. Điều này yêu cầu kỹ năng quản lý nhân sự khéo léo, chuyên nghiệp, hay còn gọi là nghệ thuật quản lý nhân sự. 

Hệ thống quản lý nhân sự làm các trọng trách liên quan đến lương bổng của nhân viên, Xử lý hệ thống tính lương, đảm bảo trả lương đúng ngày quy định. Đây là công việc cần tính chính xác, rõ ràng, minh bạch. Hiện nay, đa số doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm quản lý nhân sự để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tham khảo một số phần mềm quản trị nhân sự online, hoặc phần mềm quản lý nhân sự sv-hris… Một số nơi cung cấp phần mềm quản lý nhân sự miễn phí khá hay và tiện dụng. Nếu là người mới bước vào nghề, trước hết bạn nên học cách sử dụng phần mềm quản lý bằng excel - một trong những kỹ năng quan trọng cần có trong ngành này. 

Tầm quan trọng của quản lý nhân sự trong một tổ chức

III. Nghệ thuật quản lý nhân sự hiệu quả 

Làm thế nào để quản lý nhân sự hiệu quả? Bạn phải học những gì nếu muốn làm trong lĩnh vực này? Quản lý nhân sự học trường nào? Có cần tham gia khóa học quản lý nhân sự nếu muốn trở nên chuyên nghiệp. Lời khuyên là bạn đừng nên tham gia học bất cứ nơi nào nếu như chưa xác định được nghề này cần những kỹ năng như thế nào. Chỉ khi có được mục tiêu, thì bạn mới tiếp thu đầy đủ khi được dạy. 

1. Kỹ năng chuyên môn

Để trở thành người quản lý nhân sự giỏi, chắc chắn trước hết phải nắm vững kỹ năng chuyên môn. 

• Bạn phải biết dự đoán trước nhu cầu tuyển nhân viên của bộ phận, phòng ban nào đó dựa trên thống kê về hiệu suất làm việc, số công việc phân bổ cho từng người. Tất nhiên phòng ban sẽ thông báo cho bạn nếu có nhu cầu, nhưng dự đoán trước và chuẩn bị tốt sẽ khiến hiệu quả làm việc của bạn nâng cao. 
• Phải tìm hiểu rõ để vẽ ra chân dung của ứng viên phù hợp nhất cho công việc. 
• Biết tổ chức quá trình tuyển dụng chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đạt được mục đích là thu hút người tài về cho công ty. 
• Có khả năng xây dựng buổi phỏng vấn hiệu quả, vừa để ứng viên cảm thấy sự chuyên nghiệp song cũng rất thân thiện từ phía công ty, cũng vừa nắm rõ được điểm mạnh, điểm yếu, phần trăm phù hợp của ứng viên đối với vị trí ứng tuyển. 
• Đảm bảo các công văn, giấy tờ, hợp đồng chính xác, rõ ràng, đúng theo luật Lao động và Việc làm. 
• Phát triển được hệ thống liên lạc và cung cấp thông tin hai chiều 
• Xây dựng, triển khai các chương trình đào tạo, làm quen nhân viên mới…

Nếu bạn học đại học để làm nghề quản lý nhân sự, bạn sẽ được đào tạo những kỹ năng này. Nếu không, bạn cũng có thể học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước, hoặc thu nạp kiến thức từ một số khóa học quản lý nhân sự uy tín. 

2. Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả

• Xây dựng chiến lược, kế hoạch quản lý nhân sự rõ ràng, linh hoạt.
• Triển khai các chương trình đào tạo, nâng cao trình độ, kinh nghiệm của nhân viên, cũng như gắn bó nhân viên với công ty. 
• Biết cách lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và luôn suy nghĩ đưa ra được những phương án về nhân sự hiệu quả nhất. 
• Đảm nhiệm lên chính sách lao động, phúc lợi cho nhân viên. 

3. Tâm huyết với nghề quản lý nhân sự

Ngành nghề nào cũng cần ở người làm sự tâm huyết, đam mê, đặc biệt là nghề có mức độ chuyên môn và yêu cầu rất cao như nhân sự. Phải có tâm huyết thì bạn mới đứng vững trước những khó khăn, căng thẳng trong khi làm việc. Chỉ có tâm huyết mới giúp bạn ngày đêm suy nghĩ ra những phương án mới để tuyển dụng, đào tạo, thúc đẩy bộ máy của toàn doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ. 

Nghề của bạn có nhiều khó khăn, nhưng cũng có nhiều niềm vui. Bởi đó là nghề phải làm việc giữa người với người, bạn sẽ trao cơ hội, định hướng, giúp đỡ cho rất nhiều bạn trẻ, những người chưa có kinh nghiệm, hay cả những người rất tài năng... Bạn sẽ đồng hành cùng họ trên một chặng đường sự nghiệp. Mọi hỉ, nộ, ái, ố, bạn đều có thể cảm nhận được, nếu bạn thực sự tâm huyết với nghề quản lý nhân sự. 

4. Kỹ năng giao tiếp trong quản lý nhân sự

Như đã nói ở trên, quản lý nhân sự yêu cầu bạn phải nói chuyện, bàn bạc, thảo luận với rất nhiều người, công việc thì đa dạng, có thể xảy ra nhiều tình huống. Điều này bắt buộc bạn phải trau dồi kỹ năng giao tiếp. Trong phỏng vấn, bạn nên duy trì phong thái tự tin, thông minh nhưng cũng thoải mái, thân thiện để ứng viên thể hiện hết suy nghĩ, trình độ của mình. Trong giải quyết công việc nội bộ, cần phải nhạy bén, tinh ý và khéo léo, tránh mất lòng đôi bên đồng thời thu xếp ổn thỏa mọi chuyện. Học cách ăn nói lưu loát, khả năng thuyết phục người khác theo ý mình mà không làm họ bị tự ái là những kỹ năng mềm bạn nên phát triển nếu muốn trở nên thành thạo nghệ thuật quản lý nhân sự. 

5. Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Cũng như khả năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, thuyết phục sẽ giúp bạn trong các trường hợp phải giải thích cho nhân viên về chế độ lương, thưởng, tính ngày công hay chế độ xử phạt nếu có người vi phạm quy định của công ty. Bạn cũng là người phải đứng ra hòa giải giữa doanh nghiệp và nhân viên nếu có xảy ra tranh chấp. 

6. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Phát hiện, đề ra giải pháp và hành động nhanh chóng sẽ giúp công việc của bạn luôn đạt hiệu quả và thành tích cao. Bạn cần có một cái đầu lạnh và kiến thức chuyên môn vững vàng để giải quyết những vấn đề phát sinh không lường trước. 

Nghệ thuật quản lý nhân sự hiệu quả

7. Khả năng chịu áp lực cao

Nghề quản lý nhân sự phải đối mặt với nhiều áp lực, căng thẳng. Ngay cả khi bạn có một hệ thống quản lý nhân sự chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm thì áp lực đặt lên bạn không bao giờ là nhỏ. Việc của bạn là giữ bình tĩnh và thái độ tích cực để dần dần tìm ra hướng giải quyết cho mọi vấn đề. 

8. Kỹ năng làm việc nhóm

Hiện nay, vị trí nào cũng yêu cầu khả năng làm việc nhóm nếu muốn việc đạt hiệu quả. Công việc nhân sự bao gồm rất nhiều giai đoạn, quy trình; phải thông qua nhiều ban, ngành, cấp, vì vậy bạn không thể làm một mình, mà phải có sự hỗ trợ, kết hợp từ đồng nghiệp và người trong công ty. Muốn công việc được nhanh chóng, thuận lợi, những nhà quản lý nhân sự phải có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. 

9. Kỹ năng lắng nghe

Hãy học lắng nghe trước khi bạn học bất cứ kỹ năng nào khác. Lắng nghe giúp bạn hiểu rõ vấn đề của người khác và cả vấn đề của bản thân mình để từ đó tìm ra cách giải quyết tốt nhất. Người làm công việc quản lý nhân sự cần phải bình tĩnh lắng nghe nhu cầu, thắc mắc của nhân viên để biết họ cần gì, có khúc mắc ở điểm nào. Cũng phải lắng nghe các phòng, ban để biết được nhu cầu, mong muốn của họ. 

10. Kỹ năng xử lý tình huống

Trong quá trình làm việc, những tình huống khó khăn xảy ra giữa nhân viên và doanh nghiệp mà không thể giải quyết nhanh chóng thì thường tìm đến người quản lý nhân sự. Kỹ năng xử lý tình huống nhanh gọn, thông minh cần sự nhạy bén, thấu đáo và khả năng thuyết phục người khác, chỉ có như vậy bạn mới có thể làm vừa lòng hài lòng đôi bên, vừa thu xếp ổn thỏa để tránh gây tổn hại cho công việc. 

11. Kỹ năng đọc vị tâm lý

Kỹ năng hiểu được tâm lý người khác chỉ qua việc quan sát là một kỹ năng khó cần được trau dồi, rèn luyện qua nhiều năm. Nhưng khi làm chủ được cách làm này, bạn sẽ đọc vị được ứng cử viên trong vòng phỏng vấn trực tiếp, biết họ đang tự tin cũng như lo lắng ở điểm nào, liệu họ có chắc chắn hiểu về công việc mình đang ứng cử hoặc có thể gắn bó lâu dài với nó không. Điều này sẽ giúp bạn không tuyển lầm người và đưa vào công ty những nhân viên có trách nhiệm, nhiệt tình và tiến bộ nhanh nhất. 

Công việc quản lý con người vừa là cơ hội tốt cho người muốn phát triển bản thân ở nhiều lĩnh vực; vừa là thách thức để bạn vượt qua chính mình, trau dồi kỹ năng, kinh nghiệm. Chúc bạn thành công.

Nghệ thuật quản lý nhân sự hiệu quả

Trên đây là phần 1 bài viết "Quản lý nhân sự là gì? Những vấn đề cần biết về quản lý nhân sự". Hãy tiếp tục đón xem Quản lý nhân sự là gì? Những vấn đề cần biết về quản lý nhân sự (Phần 2) với những tiết lộ đầy thú vị về quản lý nhân sự nhé