Công việc của một nhân viên nhập liệu có đơn giản như mọi người vẫn nghĩ? Muốn làm tốt công việc này cần phải có những kỹ năng nào? Theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu kỹ hơn về công việc thú vị này nhé.

Nhiều người thường nghĩ công việc của nhân viên nhập liệu chỉ đơn giản là ngồi đánh máy hay nhập những con số, tuy nhiên chỉ những người trong nghề mới biết được những khó khăn trong công việc này. Bạn đang tìm hiểu về việc làm nhân viên nhập liệu để ứng tuyển cho vị trí này? Hãy cùng 123job trang bị những kiến thức cần thiết về một nhân viên nhập liệu để tạo ấn tượng thật tốt với nhà tuyển dụng nhé!

I. Nhân viên nhập liệu là gì?

Công việc nhập liệu có liên quan đến các quá trình theo dây truyền. Đầu tiên, các thông tin cần nhập sẽ được lựa chọn để tải về các dữ liệu có liên quan, sau đó thực hiện cài đặt theo yêu cầu của hệ thống trước khi nhập dữ liệu.

Một nhân viên nhập liệu (hay thường gọi là kế toán nhập liệu) là người được đào tạo bài bản để nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu cho các website của doanh nghiệp. Nhìn chung, nhân viên nhập liệu là những người chịu trách nhiệm thực hiện việc lưu trữ thông tin, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác nhất,...Nhân viên nhập liệu làm việc tại bộ phận nhập liệu của doanh nghiệp, có vai trò vô cùng quan trọng. Họ chính là những người gián tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.

Nhân viên nhập liệu là gì?

Nhân viên nhập liệu là gì?

II. Mô tả công việc của nhân viên nhập liệu

1. Tính chất công việc

Công việc của một nhân viên nhập liệu không hề đơn giản, nó đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận của người làm. Nhân viên nhập liệu cũng cần có sự hiểu biết kỹ về công việc cũng như những vấn đề xung quanh công việc. Nếu có thể nắm bắt được tính chất công việc của việc làm nhân viên nhập liệu, bạn có thể phát triển sự nghiệp của một nhân viên nhập liệu một cách tuyệt vời.

  • Dưới đây là một số tính chất cơ bản của một nhân viên nhập liệu mà bạn có thể tham khảo:
  • Làm việc tại nhà, tại cơ quan hoặc bất cứ nơi đâu bạn muốn.
  • Việc làm nhân viên nhập liệu không yêu cầu bạn cần có kinh nghiệm trước đó.
  • Việc làm nhân viên nhập liệu vô cùng linh hoạt.
  • Bạn luôn có thể hoàn thành công việc nếu đảm bảo thời gian làm việc online trung bình 2-4h/ngày

2. Mô tả công việc của một nhân viên nhập liệu

Có thể nói nhân viên nhập liệu  phải trải qua nhiều khâu, nhiều công đoạn để hoàn thành công việc. Mặc dù vậy, việc làm nhân viên nhập liệu cần thực hiện các công việc chính như sau: 

  • Thu thập số liệu, dữ liệu và các thông tin bổ sung vào dữ liệu chung cho doanh nghiệp
  • Chuyển các thông tin thu thập được dưới dạng đánh máy
  • Thu nhập nguồn dữ liệu từ khách hàng
  • Liên tục cập nhật và sao lưu dữ liệu
  • Chuẩn bị một số giấy tờ liên quan trong quá trình làm việc
  • Tạo lập bảng dữ liệu lớn để cập nhật dữ liệu khi cần thiết

III. Quy trình công việc của nhân viên nhập liệu

Công việc của một nhân viên nhập liệu  có liên quan đến các quá trình theo dây chuyền. Người đầu tiên sẽ lựa chọn các thông tin cần thiết để tải về các dữ liệu có liên quan và cài đặt các yêu cầu trong hệ thống trước khi dữ liệu được nhập.

Từ các báo cáo, dữ liệu sẽ được đưa ra phân tích và lập thành các trường thông tin để nhập số liệu tương ứng. Sau đó, trước khi chuyển giao cho người thứ hai, nhân viên nhập liệu đầu tiên sẽ cần phân chia dữ liệu dưới dạng child - parent một cách chính xác.

Từ những công việc của nhân viên nhập liệu thứ nhất, nhân viên nhập liệu thứ hai tiếp tục nhận những dữ liệu có sẵn rồi nhập số liệu độc lập khác với dữ liệu của nhân viên nhập liệu đầu tiên.

Tại giai đoạn này, nhân viên nhập liệu thứ hai được coi như một nhân viên giám sát, rà soát lại lỗi của nhân viên nhập liệu thứ nhất để chỉnh sửa. Cuối cùng, họ cũng sẽ phải kiểm tra lại cấu trúc child - parent đã phân cấp để chuyển giao lại cho người cuối cùng để hoàn thành.

Công đoạn cuối của nhân viên nhập liệu thứ ba là so sánh các sai số để so sánh, đối chiếu để sửa lại cho đúng. Tưởng chừng công việc của nhân viên nhập liệu thứ ba là đơn giản và nhanh nhất thì thực tế đây lại là một công việc đòi hỏi sự cẩn thận của người làm và mất nhiều thời gian nhất. Chính vì vậy, đây là khâu quan trọng trước khi dữ liệu được đưa vào hệ thống.

Nhân viên nhập liệu là gì?

Nhân viên nhập liệu là gì?

IV. Ưu, nhược điểm của việc làm nhân viên nhập liệu

Bất cứ một công việc nào cũng đều có ưu nhược điểm của nó. Hãy cùng 123job tìm hiểu về ưu nhược điểm của việc làm nhân viên nhập liệu để khám phá xem đây có phải là công việc bạn đang tìm kiếm

1. Ưu điểm:

  • Việc làm nhân viên nhập liệu rất đa dạng
  • Xuất hiện trong đa số các lĩnh vực: bán hàng, ngân hàng, marketing, y tế và giáo dục
  • Có thể chủ động thời gian làm việc
  • Thu nhập theo số lượng công việc đạt được
  • Có thể thoải mái địa điểm làm việc
  • Cơ hội việc làm lớn

2. Nhược điểm:

  • Thường xuyên làm việc với các ký tự
  • Có thể có áp lực lớn trong công việc
  • Đòi hỏi độ chính xác cao và sự tỉ mỉ trong công việc
  • Các doanh nghiệp cần đảm bảo gửi thông tin đến đúng người
  • Cần đảm bảo ghi lại chi tiết thông tin từng người
  • Nếu làm sai, bạn cần phải làm lại và sẽ không được tính công cho lần làm lại

Sau khi xem xét những đặc điểm của một nhân viên nhập liệu, nếu đây thực sự là một công việc mà bạn đang tìm kiếm, hãy nhanh đi tìm cho mình một tin tuyển dụng để có thể bắt đầu phát triển sự nghiệp với việc làm nhân viên tuyển dụng.

V. Thực trạng việc làm nhân viên nhập liệu tại các thành phố lớn.

Ngày nay, việc làm nhân viên nhập liệu ngày càng trở nên phổ biến bởi tính chất công việc tương đối linh hoạt về cả thời gian và địa điểm. Nhìn vào các tin tuyển dụng nhân viên nhập liệu, không khó để bắt gặp sự quan tâm của các bạn sinh viên, các bà mẹ bỉm sữa, hay những người chỉ đơn giản muốn kiếm thêm thu nhập cho bản thân. Xu hướng tìm việc làm nhân viên nhập liệu tại nhà xuất hiện nhiều tại các thành phố lớn như: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đà Nẵng, …

Đối với một thành phố lớn nhất nhì cả nước như Hà Nội thì không quá ngạc nhiên khi tại đây, nhu cầu tuyển dụng nhân viên nhập liệu luôn vô cùng cao. Trong điều kiện thị trường việc làm luôn sôi động và đa dạng, người lao động sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn và hình thức công việc cũng không còn bị gò bó. Nhiều đơn vị lựa chọn tuyển nhân viên nhập liệu tại Hà Nội bởi lẽ chi phí sẽ được tiết kiệm hơn so với việc tìm kiếm nhân viên cố định. Những người tìm kiếm thông tin tuyển dụng nhân viên nhập liệu cũng thường là những sinh viên tìm kiếm việc làm thêm, những người có nhiều thời gian rảnh rỗi trong ngày muốn có thêm thu nhập mà không quá vất vả. 

Ngoài Thủ đô Hà Nội thì nhu cầu tuyển dụng nhân viên nhập liệu tại Thành phố Hồ Chí Minh cũng tương đối cao. Với tính chất công việc làm việc trên máy tính và có kỹ năng tin học văn phòng tốt thì đây được coi là công việc khá đơn giản với những người có nhu cầu làm thêm. Thông thường, mức lương của một nhân viên nhập liệu part time có thể dao động trong khoảng từ 1 đến 3 triệu tùy vào khối lượng công việc và thời gian hoàn thành.

Tại một số thành phố khác như Bình Dương hay Đà Nẵng, việc làm nhân viên nhập liệu cũng đã trở thành một xu hướng mới, phát triển ngày càng mạnh mẽ. Hầu hết mọi người có thể tìm kiếm tin tuyển nhân viên nhập liệu thông qua các trang web hỗ trợ tìm việc trực tuyến hay các group về tìm việc trên một số trang mạng xã hội như facebook hay cũng có thể tìm kiếm việc làm thông qua sự giới thiệu của người thân hoặc bạn bè.

Khi tìm kiếm tin tuyển nhân viên nhập liệu, mọi người cần cẩn trọng với những tin được đăng tràn lan, cần chọn lọc thông tin kỹ càng tránh mắc bẫy của những kẻ lừa đảo tinh vi nhằm chiếm đoạt tài sản. Nếu không chọn lọc thông tin, bạn có thể rơi vào bẫy từ những tin tuyển dụng nhân viên nhập liệu của trung tâm môi giới ảo, những kẻ đa cấp trá hình chuyên lợi dụng những người đang rất mong muốn tìm kiếm việc làm nhân viên nhập liệu, nhẹ dạ cả tin, mong muốn kiếm tiền nhanh chóng.

Nhân viên nhập liệu là gì?

Nhân viên nhập liệu là gì?

VI. Kỹ năng của nhân viên nhập liệu cần có

Bộ phận nhập liệu có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Đó cũng chính là lý do các doanh nghiệp luôn muốn tuyển nhân viên nhập liệu có tay nghề cao. Khi có thể tuyển nhân viên nhập liệu có trình độ tốt, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được một phần chi phí và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác. 

Vậy một nhân viên nhập liệu cần trau dồi cho mình những kỹ năng gì? Hãy cùng 123Job tìm hiểu những kỹ năng cần có của một nhân viên nhập liệu.

1. Khả năng tập trung cao độ

Việc làm nhân viên nhập liệu  vẫn được mô tả khá đơn điệu với các chuỗi công việc được lặp đi lặp lại. Nhân viên nhập liệu luôn cần xử lý khối lượng lớn dữ liệu hàng giờ, trong suốt thời gian làm việc trong ngày.

Với tính chất công việc yêu cầu độ chính xác cao, công việc lặp đi lặp lại dễ khiến nhân viên nhập liệu mất dần khả năng tập trung. Khi đó, việc nhập liệu sẽ dễ dàng dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng.

2. Đánh máy nhanh

Chỉ số trung bình cho tốc độ đánh máy tốt thường là 48 từ/phút (WPM). Tốc độ gõ nhanh giúp khối lượng công việc được xử lý trong cùng một khoảng thời gian nhiều hơn do đó năng suất làm việc cao hơn. Tốc độ đánh máy tốt vẫn luôn tạo lên thế mạnh của những nhân viên nhập liệu.

Tuy nhiên, để trở thành một người nhân viên nhập liệu có tay nghề chuyên môn cao, ngoài số lượng công việc cao thì vẫn cần đảm bảo chất lượng tốt.

3. Thành thạo các phần mềm cần thiết

Để trở thành một nhân viên nhập liệu, bạn cần thành thạo các phần mềm, ứng dụng tin học văn phòng cơ bản như bộ xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu hoặc một số phần mềm quản lý hồ sơ khác.

Công việc chủ yếu của một nhân viên nhập liệu là nhập thông tin mã hóa, thống kê và kê khai tài chính bằng các công cụ chuột, máy quét, bàn phím, … Do đó, các kiến thức, kỹ năng tin học văn phòng cơ bản là bắt buộc đối với một nhân viên nhập liệu.

4. Kỹ năng giao tiếp tốt

Có thể mọi người sẽ thắc mắc vì sao một nhân viên nhập liệu với công việc chính là ngồi hàng giờ trước màn hình máy tính lại cần có kỹ năng giao tiếp tốt? Điều này không quá khó giải thích bởi lẽ các thành viên trong bộ phận nhập liệu của một doanh nghiệp không chỉ làm việc đơn lẻ, mà công việc của mỗi thành viên đều có liên quan đến công việc của các thành viên khác.

Khi dữ liệu được giao cho một thành viên để mã hóa, anh ấy/cô ấy là một mắt xích trong chuỗi dây chuyền công việc của bộ phận nhập liệu, đảm bảo tiến độ công việc được diễn ra theo đúng kế hoạch đề ra.

VII. Kết luận

Trên đây là một vài thông tin cơ bản các bạn cần biết về nhân viên nhập liệu. Với những chia sẻ đó, chắc chắn các bạn cũng đã hiểu được phần nào công việc của một nhân viên nhập liệu là gì, gồm những công việc gì và việc làm nhân viên nhập liệu có thực sự ổn định hay không,...Nếu bạn thực sự có đam mê, yêu thích với công việc này thì còn chần chờ gì mà không thử sức với nó. 123job chúc các bạn sớm tìm được công việc như ý và thành công với nó nhé!