Bật mí cách phỏng vấn ứng viên cho nhà tuyển dụng không chuyên

Bạn là chuyên viên nhân sự mới vào nghề, bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc phỏng vấn tuyển dụng? Đừng lo, bài viết dưới đây 123job sẽ bật mí cách phỏng vấn ứng viên cho nhà tuyển dụng không chuyên cho bạn.

Ở cấp độ về quản lý, đặc biệt khi có bộ phận bạn quản lý đang cần để tuyển dụng thêm người, bạn sẽ cần đến một số các cách phỏng vấn để có thể đạt được kết quả tốt nhất. Nếu như bạn không có một người thuộc về bộ phận nhân sự (hr) để hướng dẫn cho bạn, dưới đây 123job sẽ giới thiệu một vài cách để bạn có thể chuẩn bị được và tiến hành được một buổi phỏng vấn một cách suôn sẻ nhất.

I. Những điều cần chuẩn bị cho buổi phỏng vấn ứng viên

Các câu hỏi phỏng vấn 1

1. Lập danh sách các câu hỏi liên quan trực tiếp đến công việc đang cần tuyển

Nếu bạn không có một mô tả công việc cụ thể nào, với những kinh nghiệm của bản thân, bạn có thể liệt kê ra những nhiệm vụ chính của vị trí đó và sau đó tạo nên một danh sách lần lượt những câu hỏi có liên quan đến công việc này.

Bạn cũng có thể thử đặt ra được những tình huống có thể xảy ra trong quá trình làm việc để những ứng viên có thể hình dung ra phần nào công việc của mình.

2. Chuẩn bị những câu hỏi về hành vi

Bạn có thể bắt đầu với những câu hỏi phỏng vấn dạng này bằng cách “Bạn có thể nói cho tôi biết về thời gian khi bạn…”. Ví dụ, Bạn có thể nói cho tôi biết về những khoảng thời gian bạn cảm thấy khó khăn nhất ở trong công việc? Bạn đã vượt qua giai đoạn đó như thế nào?... Tìm hiểu về cách ứng xử của mỗi ứng viên đó trong quá khứ sẽ giúp bạn đánh giá được ứng viên một cách hiệu quả hơn.

3. Xem lại hồ sơ ứng viên trước khi phỏng vấn

Điều này nghe có vẻ khá hiển nhiên nhưng bằng những cách để chuẩn bị chonhững câu hỏi phỏng vấnvà xem lại được thông tin hồ sơ, bạn sẽ cho những ứng viên thấy rằng bạn đã dành thời gian để đảm bảo được có một cuộc phỏng vấn đạt hiệu quả.

Xem lại những hồ sơ ứng viên cũng là một trong những cách để bạn có thể định hình được trước và xếp hạng của mỗi ứng viên dựa trên năng lực được thể hiện trong CV. Dựa trên các  thông tin đã có, đối với từng ứng viên một bạn sẽ có được những câu hỏi phỏng vấn nhất định để làm rõ hết những gì mà còn chưa được thông tin trong hồ sơ xin việc. Quá trình về xem lại hồ sơ là một bước quan trọng để bạn có thể định hình được những câu hỏi phỏng vấn đặc thù cho tất cả mỗi ứng viên.

4. Phác họa cấu trúc của buổi phỏng vấn

Một trong những điều quan trọng nhất của cách phỏng vấn hiệu quả mà các HR nên biết đó là nắm vững được những cấu trúc của buổi phỏng vấn. Đầu tiên, bạn hãy nên đưa ra một số mô tả ngắn gọn về công ty, sau đó hãy đề cập đến các nhiệm vụ công việc đó. Hãy đưa ranhững câu hỏi phỏng vấnmà bạn đã chuẩn bị, đồng thời sẽ  đưa ra các câu hỏi phỏng vấn để đào sâu hơn để nắm được những khả năng của ứng viên.

Phỏng vấn đó là quá trình hai chiều, vì vậy các hr ũng nên cho mỗi ứng viên có khoảng thời gian để đặt những câu hỏi phỏng vấn về những điều mà họ thắc mắc. Một phần quan trọng đó là trong buổi phỏng vấn chính sẽ là đàm phán thương lương, thế nên bạn cũng cần nên chuẩn bị một mức lương có thể chấp nhận được, phù hợp với khả năng của mình.

Kết thúc được buổi phỏng vấn, các HR cũng đừng quên cung cấp thông tin về thời gian nhận được kết quả của buổi phỏng vấn cũng như các bước cần làm tiếp theo đó .

5. Không nói quá nhiều trong buổi phỏng vấn

Nhà tuyển dụng chỉ nên nói khoảng 30% trong tất cả của quá trình phỏng vấn. Hãy dành thời gian để mỗi ứng viên thể hiện được kỹ năng và trình độ của họ trong quá trình này. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải đảm bảo đã hỏi được đầy đủ những câu hỏi phỏng vấn và không bỏ lỡ bất cứ điều gì.

6. Thể hiện thái độ chuyên nghiệp

Đúng giờ là một  biểu hiện đầu tiên của sự chuyên nghiệp. Đừng để mỗi ứng viên chờ đợi khi bạn quá lâu chỉ vì bạn cố gắng làm xong những công việc còn dang dở.

Bên cạnh đó, với bất cứ ứng viên nào cũng sẽ căng thẳng khi đến phỏng vấn. Bạn hãy tạo ra một không khí thoải mái nhất nhằm giúp được ứng viên bớt lo lắng và như nở một nụ cười hay nói một câu nói vui.

7. Chú ý đến những cử chỉ phi ngôn ngữ

Cũng như các cách mà bạn chú ý đến cách ăn mặc và tìm kiếm được những ứng viên phù hợp, các ứng viên đó  cũng đang tìm kiếm được những tín hiệu ngầm từ bên phía nhà tuyển dụng. Hãy chắc chắn rằng giọng nói cũng như lời nói đó của bạn là phù hợp và chuyên nghiệp nhất. Ăn mặc như bình thường khi bạn đi làm và chú ý đến những cách cư xử của bạn nhé. Hãy nhớ rằng bạn là một người đại diện của công ty và về các bộ phận của bạn, do đó hãy để những hành động của bạn phản ánh đúng nhất, rõ nhất về những điều này.

8. Để trở nên lịch sự và chuyên nghiệp, bạn không nên tỏ ra quá thân mật

Hãy chỉ đưa ra những câu hỏi có liên quan đến công việc. Bởi nếu như bạn dành thời gian để nói đến các vấn đề của cá nhân, bạn sẽ có thể đưa ra những quyết định không công bằng bởi bạn thích ứng viên đó hơn là người thực sự có năng lực mang đến cho công việc.

II. 8 Kỹ Năng Quan Trọng Của Người Phỏng Vấn Tuyển Dụng

Các câu hỏi phỏng vấn 2

1. Liệt kê yêu cầu về vị trí trong mô tả công việc

Nếu muốn tuyển được đúng người sao cho đúng với vị trí công việc, bạn cần phải có những xây dựng bản mô tả tuyển dụng (JD) thật chuẩn xác. Những mô tả kiểu như “có kỹ năng sử dụng đến phần mềm tin học văn phòng”, hay “giao tiếp tốt” không nên xuất hiện trong JD.

Bạn nên tập trung vào những mô tả cụ thể, làm sao để những người nhân viên nắm bắt được rằng: Nếu có được những phẩm chất đó, họ sẽ thực hiện được tốt những công việc đã được giao phó.

Ví dụ: Để trở thành một nhân viên xây dựng Content tốt, bạn cần phải có những phẩm chất như:

• Có kỹ năng lập dàn ý và xây dựng nội dung Content một cách cụ thể.

• Đóng góp và phát triển những chiến lược xây dựng nội dung bài viết một cách tổng thể nhất.

• Sử dụng được thành thục các phần mềm chỉnh sửa ảnh như Photoshop, Illustrator ở những tính năng cơ bản (như chèn text, chỉnh sửa ảnh, dựng bố cục ảnh,…).

2. Sử dụng JD để đặt câu hỏi

Vì tuyển dụng nhân lực cần người phỏng vấn HR tìm kiếm được những có người phù hợp với vị trí công việc, không phải là một người giỏi nhất, tất cả các ứng viên đó đều phải có những kỹ năng và những phẩm chất để đáp ứng được yêu cầu của công việc.

Ví dụ, trong trường hợp mà người bạn cần tuyển đó  là nhân viên hành chính văn phòng, anh ấy / cô ấy cần phải có những đáp ứng về những kỹ năng như soạn thảo văn bản, sắp xếp và tổ chức những tài liệu khoa học chứ không phải chỉ là kỹ năng bán hàng, kỹ năng lập trình.

Do vậy, mọi câu hỏi mà bạn đặt ra trong buổi Interview đều cần phải bám sát vào nội dung đã được liệt kê trong phần bản mô tả công việc, không phải nằm trong những cách mà ứng viên đó dẫn dắt bạn khi đến phỏng vấn.

3. Viết câu hỏi dành cho ứng viên ra giấy

Bạn nghĩ rằng, bạn có thể nhớ được hết mọi câu hỏi mình dự tính sẽ đặt ra cho ứng viên trong suốt buổi phỏng vấn? Nếu bạn nghĩ câu trả lời là có, bạn đang mắc phải cái bẫy mà rất nhiều nhà tuyển dụng – HR khác đang gặp phải: Đẩy được cuộc phỏng vấn đi quá xa so với những dự tính ban đầu.

Hãy nhớ lại quy tắc số 2, rằng bạn cần phải sử dụng JD để đặt ra những câu hỏi cho ứng viên. Khi bạn bị cuốn vào những câu trả lời của những ứng viên, bạn sẽ rất dễ bị chệch nhịp và đặt ra những câu hỏi phỏng vấn không còn sát với những gì mà bạn muốn khai thác.

Cách tốt nhất để ngăn chặn được điều này xảy ra, đó chính là viết ra sẵn những câu hỏi ra giấy, và đảm bảo rằng mọi sự ngẫu hứng đó có thể quay về đúng như dự tính ban đầu mà bạn đã đề cập ra.

4. Đừng quên ghi chú

Đây là một lưu ý đặc biệt quan trọng, nhất là khi bạn phỏng vấn được với số lượng lớn ứng viên. Bạn sẽ có thể ghi nhớ được những điểm mạnh điểm yếu của ứng viên A, ứng viên B khi mà chỉ phỏng vấn có 1 – 2 người trong ngày. Nhưng nếu như con số là hàng chục người, điều đó sẽ không còn đơn giản.

Lời khuyên ở đây đó là bạn cần phải note lại tất cả hết những điểm nổi bật của ứng viên trong thời gian Interview, hoặc ít là sau khi kết thúc thời gian nói chuyện với họ.

Việc này sẽ giúp được quá trình xét duyệt của ứng viên về sau trở nên đơn giản hơn rất nhiều

5. Đặt những câu hỏi về số liệu

Một trong những vấn đề thường gặp ở trong buổi phỏng vấn, đó chính là việc mà ứng viên hay phóng đại (hoặc nói quá) về những kỹ năng hay về những thành tựu mà họ đã đạt được. Để tránh phải bị mắc vào “bẫy” của họ, bạn nên đặt ra những câu hỏi cụ thể về những số liệu mà người ứng viên đó đưa ra trong buổi phỏng vấn.

Ví dụ: Sau khi hỏi ứng viên xem năm ngoái anh ta đã được bán được bao nhiêu doanh thu sản phẩm, người phỏng vấn đó nên hỏi cụ thể hơn về vấn đề (như bán được cho bao nhiêu người, thời gian bán được hàng nhiều nhất là khi nào,..).

Rồi lại đề cập được tới vấn đề này một lần nữa. Ứng viên sau khi đã tưởng đã thoát khỏi câu hỏi này sẽ rất dễ bị quên đi mình đã đề cập tới một  con số nào trước đó.

6. Đề cập rõ ràng về lương thưởng

Vấn đề về lương thưởng sẽ luôn là vấn đề nhạy cảm trong mỗi buổi phỏng vấn. Nếu như bạn đặt ra với mức lương không rõ ràng, cụ thể, hệ lụy sau đó sẽ có thể khá là phức tạp. Khi những xác định rõ ràng với ứng viên, kể cả khi những ứng viên không đồng ý với những đề xuất của bạn và quyết định để không tiếp tục tiến tới, bạn thực ra cũng sẽ chẳng mất gì cả.

Nhưng một khi đã nhùng nhằng về vấn đề lương thưởng, cả bạn và cả người nhân viên mới đều rất khó xử.

Con người thì hiếm ai muốn phải làm việc với một mức lương thấp hơn mức mà họ đã kỳ vọng. Mà ở lại thì ai lại dám chắc rằng họ sẽ không cống hiến với hết sức mình vì doanh nghiệp mới?

7. Hỏi về công việc 2 năm gần nhất

Khi đến phỏng vấn, chắc chắn bạn sẽ gặp được những ứng viên không có gắn bó quá lâu dài với những doanh nghiệp như trước đây họ từ làm. Chắc hẳn sẽ phải có lý do nào đó.

Có thể là vì người quản lý của họ quá là khắt khe? Cũng có thể là họ không tài nào bắt nhịp được với môi trường công sở? Cũng có thể là họ gặp phải  vấn đề về thái độ làm việc? Những câu hỏi cụ thể đó có thể sẽ khiến bạn bắt ra với một số “bệnh” về người nhân lực.

Ví dụ như: Nếu người nhân viên ấy cũng bỏ công việc cũ vì cần phải làm việc vào sáng thứ 7 trong khi những công ty mà bạn làm việc vào cả ngày thứ 7, bạn đã đoán được ra được cần phải làm gì với người nhân viên này.

8. Hãy là người lắng nghe

Nếu người ứng viên tỏ ra cảm thấy quá áp lực, họ chắc chắn sẽ không thể bộc bạch được hết tất cả những ngón nghề về sở trường của họ. Thay vì tiếp tục mang những  áp lực bằng việc đặt câu hỏi một cách dồn dập, hãy để họ bình tĩnh lại và lắng nghe thật kỹ những gì mà họ nói.

Tất nhiên đây sẽ là cuộc phỏng vấn, có nói và có nghe, nhưng ngôi sao sáng nhất trong buổi trò chuyện đó sẽ  phải là ứng viên, chứ không phải là bạn. Công việc mà bạn nên làm là hỏi một cách ngắn gọn, đầy đủ ý, hỏi đúng câu, và ghi chép lại cẩn thận những điểm mà cần lưu ý ở mỗi ứng viên

Trong một cuộc phỏng vấn hoàn hảo, người phỏng vấnsẽ là người cần phải khai thác được đầy đủ những thông tin về điểm mạnh, điểm yếu, hay về  kỹ năng và kinh nghiệm của người ứng viên đó . Từ đó, họ cân nhắc được  và lựa chọn người phù hợp nhất sao cho  vào vị trí còn trống ở  trong doanh nghiệp.

III. Làm thế nào để cải thiện kỹ năng phỏng vấn ứng viên?

Các câu hỏi phỏng vấn 3

1. Mục đích của buổi phỏng vấn

Đầu tiên, những nhà tuyển dụng HR cần xác định được mục đích của buổi phỏng vấn đó là gì. Thông qua buổi phỏng vấn ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ có thể:

• Đánh giá được những kỹ năng làm việc cần thiết
• Đánh giá được những kỹ năng khác có liên quan
• Sử dụng đến buổi phỏng vấn như một công cụ để  phát triển về mối quan hệ công chúng

2. Trước khi phỏng vấn

Tham gia các khóa học đào tạo: Phỏng vấn là một kỹ năng có thể học hỏi được. Cách hiệu quả nhất để nâng cao kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng đó là tham gia những khóa học đào tạo chuyên nghiệp. Mặc dù những phương án này sẽ  tiêu tốn của bạn một số kinh phí, nhưng chắc chắn bạn có thể có  được lợi rất nhiều từ những khoản đầu tư hợp lý như này.

Xây dựng quy trình và hình thức phỏng vấn tiêu chuẩn: Những nhà quản lý không thường xuyên luyện tập đến những cách phỏng vấn sẽ mà có phong cách phỏng vấn mỗi lần mỗi khác. Họ không dành ra thời gian suy nghĩ cách xem  rèn luyện thành những nhà phỏng vấn chuyên nghiệp hơn. Như vậy, họ sẽ không thể phát triển được kỹ năng duy trì buổi phỏng vấn đó đi đúng hướng và thu thập được  cho những  thông tin họ cần, thậm chí họ sẽ  có thể không biết cách ngừng được buổi phỏng vấn vào lúc nào.

Đối với họ, những công việc đó của bộ phận nhân sự thật sự rất lạ lẫm. Do vậy, để giúp được thực hiện mọi việc dễ dàng hơn, họ cần phát triển được những quy trình tiêu chuẩn để sử dụng được cho mỗi lần phỏng vấn. Chuẩn bị trước một bảng mẫu để đánh giá được  cho từng ứng viên dựa theo vào  mô tả chi tiết của công việc. Bảng mẫu này sẽ  không chỉ đánh giá được  kỹ năng mà còn đánh giá cả hầu hết  về tính cách, thái độ, năng lực, động lực và tất cả mọi thứ có thể giúp những ứng viên đó thành công nếu làm việc ở vị trí ứng tuyển.

Chuẩn bị sẵn kịch bản phỏng vấn: Nếu như bạn áp dụng về kịch bản phỏng vấn một cách phù hợp, đó có thể sẽ  là cách hiệu quả nhất để thu thập được  thông tin có ích từ những buổi phỏng vấn. Đối với  chuyên gia nhân sự, việc chuẩn bị kịch bản phỏng vấn sẽ  là khá quen thuộc. Tuy nhiên những nhân viên tuyển dụng mới có thể không hiểu rõ cách được sử dụng kịch bản phỏng vấn này để lấy được thông tin có ích từ những ứng viên. Nếu có sẵn kịch được bản phỏng vấndựa trên được những mô tả công việc, nhà tuyển dụng đó sẽ có thể thu thập được những nhiều thông tin có ích hơn từ buổi phỏng vấn vì đó chính là những câu hỏi có đòi hỏi về mức độ thông tin nhận được ở một mức cao hơn.

3. Trong khi phỏng vấn

Nhà tuyển dụng cần ghi nhớ được một số những kỹ năng phỏng vấn sau đây trong quá trình phỏng vấn:

• Chỉ hỏi những câu hỏi có liên quan
• Sử dụng đến những phương pháp tiếp cận có cấu trúc rõ ràng
• Sử dụng một cách thống nhất các câu hỏi phỏng vấn đã chuẩn bị trước
• Sử dụng thang đánh giá tiêu chuẩn cho mỗi ứng viên
• Tránh đươc các câu hỏi phỏng vấn có tính phân biệt đối xử như về sắc tộc, giới tính, tôn giáo, tình trạng hôn nhân…
• Hỏi được các câu hỏi phỏng vấn mở
• Đưa ra về các câu hỏi phỏng vấn tình huống hoặc về giả định
• Loại bỏ những thời gian dành để nói chuyện phiếm
• Bỏ qua những dữ liệu về những ứng viên không có hoặc liên quan đến công việc thu thập được trước phỏng vấn
• Gọi lại hai đến ba mỗi ứng viên cho vòng phỏng vấn thứ hai

Người phỏng vấn cần phải được thiết lập không khí thân thiện, tạo cảm giác thoải mái cho ứng viên, đồng thời nghiêm túc thảo luận về vị trí muốn tuyển dụng.

•  Xác định rõ được các khía cạnh của vị trí tuyển dụng và những mối liên hệ có đối với tổ chức
• Xác định được nhiệm vụ của những bộ phận trong công ty
• Mô tả rõ ràng được yêu cầu công việc và không hề né tránh sự thật 

Thu thập thông tin từ ứng viên:

• Sử dụng đến công cụ đánh giá như thang điểm hoặc ghi chép
•  Khuyến khích ứng viên đó  là người nói trong hầu hết thời gian phỏng vấn
• Hỏi các câu hỏi phỏng vấn tương tự cho những  ứng viên để có sự đánh giá nhất quán

4. Cuối buổi phỏng vấn

Chỉ đặt ra về những câu hỏi phỏng vấn là hoàn toàn không đủ. Nhà tuyển dụng sẽ không thể thu thập được hết  thông tin có ích nếu như không thăm dò đúng cách. Nhà phỏng vấn cần để ứng viên có những cơ hội bổ sung thêm  thông tin hoặc đưa ra những  câu hỏi. Ngoài ra nhà tuyển dụng cũng sẽ cần phác họa được những bước tiếp theo như về đó buổi phỏng vấn thứ hai và không quên kết thúc buổi phỏng vấn một cách tích cực nhất để thúc đẩy được quan hệ công chúng.

5. Sau buổi phỏng vấn

Nhà tuyển dụng cần phải  đưa ra được thang điểm đánh giá, dữ liệu của từng ứng viên một và nhận xét được sơ khởi cũng như về đề nghị của người tuyển dụng sẽ cho mỗi ứng viên. Ngoài ra, người tuyển dụng đó cũng cần được cung cấp thông tin ngắn gọn về ứng viên, các câu hỏi phỏng vấn hoặc mối quan ngại về những ứng viên cho bộ phận nhân sự.

6. Một số điều cần nhớ cuối cùng

Một trong những kỹ năng phỏng vấn quan trọng khác mà nhà tuyển dụng cần có đó là sự tập trung vào công việc và việc đặt câu hỏi phỏng vấn khi liên quan đến yêu cầu của công việc cần được tuyển dụng, không nên đặt với bất kỳ giả định hay những định kiến chủ quan của bản thân nào về năng lực của mỗi ứng viên.

Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng không nên đưa ra về mỗi những kỳ vọng không thực tế đối với ứng viên vì điều này sẽ có thể dẫn đến được sự không hài lòng của nhân viên và cũng là lý do ứng viên đó yêu cầu với  mức lương cao hơn. Cuối cùng, người phỏng vấn cần đưa ra những câu hỏi hoặc cung cấp thông tin sẽ giúp giải đáp được những  thắc mắc của ứng viên và đảm bảo được buổi phỏng vấn một cách thân thiện, công bằng, không định kiến đối với bất kì ứng viên nào.

IV. Kết luận 

Trên đó là một số lời khuyên mong muốn những nhà tuyển dụng sẽ ghi nhớ và rèn luyện để trở thành những người phỏng vấn chuyên nghiệp hơn và tuyển dụng được những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc hơn. 123job Chúc bạn thành công.